KSeF 2026 zmienia to, jak działa wystawianie faktur w firmie. Najwięcej niepewności nie dotyczy samego wysłania dokumentu, tylko wyjątków i sytuacji mieszanych. Kluczowe pytanie brzmi: czy dana sprzedaż wchodzi w obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych, czy może być poza Krajowym Systemem e-Faktur, na przykład dlatego, że dotyczy konsumentów, sprzedaży ewidencjonowanej na kasie albo dokumentów uproszczonych w określonych przypadkach. Do tego dochodzą sytuacje techniczne, bo faktura jest uznana za skutecznie wystawioną dopiero wtedy, gdy zostanie przyjęta w KSeF, otrzyma numer KSeF i pojawi się urzędowe poświadczenie odbioru. W tym artykule porządkujemy wyłączenia i wyjątki oraz pokazujemy, jak ustawić procesy tak, żeby było jasne, kiedy wystawić fakturę w KSeF, a kiedy zastosować inną ścieżkę.
I. Zakres obowiązku w 2026 roku
Jak działa system KSeF i kiedy dokument nie trafia do systemu?
Krajowego Systemu e-Faktur używa się do obsługi e-faktur w postaci faktur ustrukturyzowanych, czyli dokumentów przesyłanych do systemu KSeF w określonym formacie. Obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie wdraża się „na oko”, bo zasady wynikają z przepisów i reguł technicznych krajowego systemu e. Dla wielu podmiotów start obowiązku KSeF wiąże się z datą 1 lutego 2026 r., ale nie oznacza to, że wszystkie dokumenty sprzedażowe automatycznie będą w KSeF. Część zdarzeń jest objęta wyłączeniami, wyjątkami lub działa w szczególnych trybach, więc w procesach trzeba przewidzieć scenariusze mieszane.
W praktyce realizacji obowiązku wystawiania faktur nie da się sprowadzić do jednego kroku „wystawić fakturę i wysłać”. Wystawiania faktur w KSeF dotyczy tylko tych przypadków, które spełniają warunki formalne i techniczne, a jednocześnie nie są objęte wyłączeniem. Równolegle mogą funkcjonować faktury elektroniczne poza KSeF oraz dokumenty w postaci papierowej, jeśli przepisy albo sytuacja przewidują taką możliwość. Dlatego w sprawie wystawiania faktur kluczowe jest rozróżnienie, czy mamy do czynienia z dokumentem, który ma trafić do faktur w KSeF, czy z takim, który pozostaje poza systemem na podstawie wyjątku lub okresu przejściowego.
Czym dotyczą różnice w zakresie faktur ustrukturyzowanych w praktyce?
Faktur ustrukturyzowanych nie należy utożsamiać z PDF-em wysyłanym mailem, bo decyduje wzór faktury ustrukturyzowanej określony w strukturze logicznej. Różnice w praktyce dotyczą tego, jakie dane muszą się znaleźć w polach, jak działa walidacja i jak potwierdzana jest integralność treści. Z punktu widzenia firmy kluczowe jest to, że system KSeF przyjmuje dokument według reguł z dokumentacji technicznej KSeF, a nie według tego, jak wygląda wydruk. Dlatego wdrożenie KSeF często wymaga dopasowania konkretnych rozwiązań technicznych, nawet jeśli sam proces biznesowy wystawiania faktur się nie zmienia.
Wystawianie faktur w KSeF oznacza też inną logikę dostępu i pracy na statusach. W przypadku faktur ustrukturyzowanych wystawianych w systemie pojawia się temat przechowywania faktur ustrukturyzowanych oraz monitorowania ich statusów, a także możliwość automatycznego pobierania faktur do obiegu, jeśli organizacja korzysta z integracji. Z perspektywy otrzymywania faktur ustrukturyzowanych ważne jest, że dokument nie musi przyjść jako załącznik od kontrahenta, bo można go odebrać bezpośrednio z systemu. W tle zawsze jest zgodność z dokumentacją techniczną KSeF publikowaną przez Ministerstwo Finansów i aktualizowaną wraz ze zmianami.
Kiedy dokument jest uznany za wystawiony pośrednictwem KSeF?
Dokument jest uznany za wystawiony pośrednictwem KSeF wtedy, gdy zostanie przesłany do KSeF i przyjęty przez system. Praktycznym potwierdzeniem jest urzędowe poświadczenie odbioru oraz nadanie fakturze numeru KSeF. Sam fakt wysłania pliku nie przesądza jeszcze, że faktura została wystawiona skutecznie, bo dokument może zostać odrzucony na etapie walidacji. Jeżeli nie uzyskasz numeru KSeF, to w praktyce nie masz potwierdzenia, że faktura wystawiona znajduje się w obiegu KSeF.
To rozróżnienie ma znaczenie przy każdym modelu wystawiania faktur. Jeśli firma wystawia dokumenty przez Aplikację Podatnika KSeF lub przez zintegrowany system finansowo-księgowy, proces powinien uwzględniać potwierdzenie tożsamości wystawcy faktury i właściwe uprawnienia, a także kontrolę statusów. W praktyce przy części operacji potrzebne jest też uzupełnienie numeru KSeF w systemach wewnętrznych, bo numer KSeF pojawia się dopiero po przyjęciu dokumentu. Dzięki temu wiadomo, kiedy faktura została wystawiona w sensie formalnym, a kiedy było to tylko zlecenie wysyłki.
II. Sprzedaż detaliczna i dokumenty z kas
Kiedy sprzedaż z kas rejestrujących jest poza KSeF?
Sprzedaż ewidencjonowana przy użyciu kas rejestrujących nie zawsze kończy się fakturą. W wielu sytuacjach podstawowym dokumentem pozostaje paragon oraz zapis w ewidencji sprzedaży, a nie faktura ustrukturyzowana w systemie KSeF. W takim trybie obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych często w ogóle nie powstaje, bo nie ma faktury. Dlatego w procesach warto jasno rozdzielić sprzedaż z kasy od klasycznego wystawiania faktur w relacjach B2B, żeby nie przenosić do KSeF tego, co jest prawidłowo dokumentowane inaczej.
W praktyce kluczowe są trzy elementy:
– kiedy sprzedaż trafia tylko do ewidencji sprzedaży na podstawie kasy i paragonu
– kiedy pojawia się żądanie nabywcy, że ma być wystawiona faktura, a nie tylko dokument z kasy
– kiedy transakcja przechodzi na model fakturowania ze względu na rodzaj dostaw towarów lub świadczenia usług
Jeśli firma ma sprzedaż mieszaną, proces powinien jasno wskazywać, kto decyduje o trybie dokumentu i na jakim etapie. Późniejsze „odkręcanie” bywa trudne, zwłaszcza gdy w grę wchodzi spójność danych w raportowaniu i wysyłce plików JPK.
Czy paragonów fiskalnych dotyczą inne zasady niż faktur?
Paragonów fiskalnych nie należy traktować jak „gorszej faktury”, bo to inny dokument i ma inną rolę w ewidencji sprzedaży. Co do zasady paragon potwierdza sprzedaż detaliczną, a faktury w tym obszarze może w ogóle nie być, jeśli nabywca nie żąda faktury. W praktyce część paragonów może jednocześnie pełnić funkcję faktury uproszczonej, jeżeli spełnia warunki ustawowe, na przykład paragon z NIP nabywcy do określonego limitu kwotowego. W takim przypadku najczęściej problemem nie jest samo wystawianie faktur, tylko poprawne ujęcie w systemach i unikanie podwójnego dokumentowania tej samej sprzedaży.
Jeśli w organizacji występują faktury uproszczone, warto rozdzielić w procesie:
– dokument z kasy jako podstawa ewidencji
– faktury ustrukturyzowane w systemie KSeF jako tryb dla faktur, które mają trafić do KSeF
– sytuacje, w których nabywca chce przejść z paragonu na fakturę, bo wtedy łatwo o chaos i podwójne ujęcia po obu stronach
Czy faktura VAT RR podlega KSeF w 2026 roku?
Faktura VAT RR rządzi się odrębnymi zasadami, bo jest dokumentem wystawianym przez nabywcę w specyficznym modelu rozliczeń z rolnikiem ryczałtowym. W praktyce nie należy automatycznie zakładać, że każda faktura VAT RR będzie wystawiana w KSeF. Co do zasady faktura VAT RR może być wystawiona w KSeF wtedy, gdy rolnik ryczałtowy wyrazi wolę korzystania z KSeF w tym zakresie i wskaże nabywcę jako uprawnionego do wystawiania takich dokumentów. Jeżeli takie warunki nie są spełnione, faktura VAT RR pozostaje poza KSeF, a proces powinien to uwzględniać, żeby nie mieszać trybów dokumentowania.
W praktyce to rozdzielenie jest ważne także dlatego, że firmy często mają równolegle dokumenty wystawiane w różnych ścieżkach. Dlatego warto mieć jednoznaczną regułę w systemach i w pracy zespołu: kiedy dokument ma trafić do KSeF, kiedy wynika z kasy, a kiedy jest dokumentem szczególnym, takim jak VAT RR.
III. Korekty i dokumenty powiązane
Kiedy wystawiasz fakturę korygującą poza KSeF i co to zmienia?
Jeżeli dokument pierwotny nie jest w systemie KSeF, to korekta co do zasady również nie będzie realizowana w ramach faktur w KSeF. Gdy należy wystawić fakturę korygującą, najpierw trzeba ustalić, czy faktura pierwotna była wystawiona jako faktura ustrukturyzowana, czy w innym trybie. Najważniejsze jest, żeby nie mieszać kanałów i nie tworzyć korekty w KSeF do faktury, która była poza KSeF. W praktyce najbezpieczniejsza zasada jest prosta. Korekta powinna być wystawiona w tym samym trybie co dokument pierwotny.
Żeby korekty nie robiły bałaganu w obiegu, warto trzymać jedną regułę procesową: korekta podąża za dokumentem pierwotnym. Jeśli faktura była e-fakturą w systemie KSeF, korekta powinna być obsłużona jako faktura korygująca w tej samej ścieżce. Jeśli faktura była poza KSeF, korekta też zostaje poza KSeF, a w systemach wewnętrznych trzeba spiąć dokumenty i ich wpływ na ewidencję sprzedaży oraz ewidencję zakupu faktur po stronie odbiorcy.
Najczęstsze miejsca, gdzie pojawia się błąd:
– korekta wystawiona w innym trybie niż dokument pierwotny
– brak spójnego opisu powodu korekty i zakresu zmian
– rozjazd między korektą a raportowaniem, na przykład w JPK_VAT z deklaracją lub przy wysyłce plików JPK
Jak rozpoznać typy faktur wystawianych, które nie muszą trafić do KSeF?
Najprościej jest zacząć od pytania, czy w danym przypadku w ogóle powstaje obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych, czy dokument może być poza KSeF na podstawie przepisów. Część faktur wystawianych dotyczy sytuacji szczególnych, na przykład sprzedaży z kas rejestrujących, faktur uproszczonych albo wybranych transakcji i dokumentów wskazanych w przepisach jako wyjątki. W takich sytuacjach wystawianie faktur w KSeF może nie mieć zastosowania albo może być nieobowiązkowe, zależnie od typu sprzedaży i odbiorcy. Dlatego w procesie ważniejsze od pytania „jak wysłać” jest pytanie „czy ten dokument w ogóle ma trafić do KSeF”.
W praktyce rozpoznanie opiera się na trzech filtrach:
– rodzaj transakcji, na przykład dostawa towarów lub świadczenie usług przewozu osób
– rodzaj dokumentu, na przykład faktury konsumenckie, faktury uproszczone, dokument w postaci papierowej
– status kontrahenta i kontekst, na przykład podatnicy VAT, podatnicy zwolnieni, brak stałego miejsca prowadzenia działalności po stronie kontrahenta
Jeżeli firma działa w modelu mieszanym, to bez tych filtrów łatwo o automatyczne kierowanie wszystkiego do Krajowego Systemu e-Faktur, a potem o ręczne poprawki i stres, że dokument został wystawiony w niewłaściwej ścieżce.
Jak uporządkować zasady wystawiania faktur, gdy część sprzedaży jest wyłączona?
Gdy w firmie występują równolegle dokumenty w KSeF i poza KSeF, kluczowe jest ujednolicenie zasad w sprawie wystawiania faktur w jednym, prostym schemacie decyzyjnym. Najpierw ustalasz, czy zachodzi obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF. Potem weryfikujesz, czy dokument ma być fakturą ustrukturyzowaną, czy jest przypadkiem szczególnym, na przykład fakturą uproszczoną lub dokumentem z kasy. Na końcu dopiero dobierasz narzędzie i sposób wysyłki.
W praktyce dobrze działa, jeśli proces zawiera stałe punkty kontrolne:
– identyfikacja trybu: wystawianie faktur w KSeF czy poza KSeF
– kontrola formalna: czy dane pasują do wzoru faktury ustrukturyzowanej i są zgodne z wymogami rozporządzenia Ministra Finansów
– kontrola techniczna: czy po wysłaniu nastąpiło nadanie fakturze numeru KSeF, czy pojawił się problem z brakiem uzyskania numeru KSeF
– kontrola obiegu: czy numer KSeF został zapisany w systemie i czy nie trzeba uzupełnić numeru KSeF na dokumentach lub w rejestrach rozliczeniowych
To porządkuje temat także po stronie odbioru, bo otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych i automatyczne pobieranie faktur działa sprawnie tylko wtedy, gdy proces jest spójny. Dzięki temu faktura nie „znika” w obiegu, a organizacja ma jasność, które dokumenty są w fakturach w KSeF, a które muszą być obsłużone inaczej.
IV. Kontrahenci zagraniczni i ramy prawne
Co zmienia brak stałego miejsca prowadzenia działalności po stronie kontrahenta?
Brak stałego miejsca prowadzenia działalności po stronie kontrahenta ma znaczenie przede wszystkim wtedy, gdy kontrahent jest podmiotem zagranicznym wystawiającym faktury w Polsce albo gdy rozliczasz transakcje międzynarodowe i próbujesz ustalić, czy dana faktura w ogóle może pojawić się w KSeF. W uproszczeniu: podmiot zagraniczny nie jest objęty obowiązkiem fakturowania w KSeF, jeśli nie ma w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności. Jeżeli ma w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, obowiązek może pojawić się tylko wtedy, gdy to stałe miejsce faktycznie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, do których wystawiana jest faktura. Dlatego w procesach warto rozdzielić dwa scenariusze. Faktury od zagranicznych dostawców często będą poza KSeF, natomiast faktury wystawiane przez podmiot zobowiązany do KSeF mogą być w KSeF nawet wtedy, gdy nabywca jest zagraniczny i nie ma dostępu do systemu.
Przy transakcjach międzynarodowych trzeba też pilnować, aby dane w dokumencie były spójne z tym, co wynika z transakcji i jej kwalifikacji VAT. Dotyczy to szczególnie świadczenia usług, dostaw towarów i sytuacji, w których inaczej ustala się miejsce opodatkowania lub sposób rozliczenia. W praktyce wątpliwości najczęściej nie dotyczą samej treści faktury, tylko tego, kto ma obowiązek wystawić ją w KSeF oraz w jaki sposób udostępnić ją nabywcy, jeśli nabywca nie odbiera faktur przez system.
Jak czytać wyłączenia zgodnie z ustawą o VAT?
Wyłączenia i wyjątki nie są „interpretacją”, tylko wynikają z ustawy o VAT oraz przepisów wykonawczych, dlatego trzeba je czytać łącznie. Dla praktyki ważne jest też to, że wraz ze zmianą ustawy pojawiają się doprecyzowania, które mogą wpływać na to, czy dany przypadek podpada pod obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych. W codziennym obiegu kluczowe są definicje i warunki, które rozstrzygają, czy dokument jest fakturą w rozumieniu KSeF, czy innym dowodem sprzedaży. Dlatego proces nie powinien opierać się na nawykach, tylko na jasnych regułach wynikających z przepisów i rozporządzeń.
W praktyce najczęściej „robi różnicę”:
– czy transakcja dotyczy podatników VAT czy podatników zwolnionych
– czy dokument jest fakturą, fakturą uproszczoną czy dokumentem z kasy
– czy mają zastosowanie przepisy wykonawcze, bo rozporządzenie określa przypadki, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych albo możliwe jest działanie poza KSeF w określonych sytuacjach
Jeśli firma ma powtarzalne typy sprzedaży, te reguły da się wdrożyć jako stałe kryteria kwalifikacji dokumentów.
Jakie dane muszą być spójne w sprawie wystawiania faktur, aby nie mieszać trybów?
Najczęstszy problem przy przechodzeniu na KSeF nie polega na tym, że ktoś nie umie wystawić faktury, tylko na tym, że w obiegu mieszają się różne tryby. W sprawie wystawiania faktur kluczowa jest spójność danych, bo system weryfikuje dokument według wymagań i walidacji. Jeśli dane nie pasują do wymaganego wzoru albo do statusu nabywcy, faktura może zostać odrzucona przez system. Wtedy pojawia się sytuacja, w której dokument został przygotowany w systemie wewnętrznym, ale nie uzyskał statusu skutecznie wystawionej faktury w KSeF.
W praktyce warto pilnować spójności trzech obszarów:
– identyfikacja stron transakcji i ich status, szczególnie przy podmiotach zagranicznych i wątkach stałego miejsca prowadzenia działalności
– kwalifikacja transakcji, na przykład świadczenie usług, usługi finansowe, świadczenie usług przewozu osób, dostawy towarów
– status dokumentu w obiegu: czy jest numer KSeF, czy jest urzędowe poświadczenie odbioru, czy nastąpiło nadanie numeru KSeF, czy pojawił się problem z brakiem uzyskania numeru KSeF
Jeśli te elementy są dopięte, łatwiej utrzymać porządek między dokumentami w KSeF i poza KSeF, a obieg danych do rozliczeń i raportowania jest spójny.
V. Finexis. Nowoczesna Księgowość Spółek Online
Czego potrzebujesz od księgowości, gdy wchodzi obowiązek korzystania z KSeF?
Najbardziej liczy się spójny obieg dokumentów i pewność, że dane do rozliczeń są kompletne. W praktyce chodzi o to, żeby zasady były stałe, a nie ustalane przy każdej fakturze od nowa. Przy wdrożeniu KSeF to właśnie konsekwencja w procesie ogranicza ryzyko błędów. To szczególnie ważne, gdy równolegle pojawiają się dokumenty wystawiane w różnych trybach.
Finexis wspiera firmy w uporządkowaniu księgowości tak, aby przejście na system KSeF nie powodowało chaosu w dokumentach, płatnościach i raportowaniu. W praktyce oznacza to uporządkowaną księgowość dla spółek, jasną komunikację, terminowość oraz prowadzenie rozliczeń w sposób spójny z wymaganiami przepisów.
W zakres takiej obsługi wchodzi między innymi:
– księgowanie dokumentów kosztowych i przychodowych oraz kontrola ich kompletności
– rozliczenia podatkowe, w tym JPK_VAT z deklaracją oraz przygotowanie danych do wysyłki plików JPK
– bieżące prowadzenie ewidencji sprzedaży oraz porządek w ewidencji zakupu faktur
– kontakt i reprezentacja przed US i ZUS, w tym w sprawach kierowanych do naczelnika urzędu skarbowego
Jak wygląda bezpieczna obsługa rozliczeń, gdy część dokumentów jest poza KSeF?
Kluczowe jest to, żeby dokumenty poza KSeF nie tworzyły osobnego świata, który żyje własnym życiem. W praktyce takie dokumenty nadal muszą być ujęte w ewidencjach i rozliczeniach oraz muszą być łatwe do odtworzenia. Dzięki temu firma nie traci czasu na szukanie braków i tłumaczenie, dlaczego dokument został wystawiony w określonym trybie.
Najczęściej porządek robią trzy rzeczy:
– konsekwentne rozróżnienie transakcji i dokumentów, w tym faktur VAT, faktur uproszczonych oraz dokumentów z użyciem kas rejestrujących
– spójne opisy i powiązania dokumentów, zwłaszcza gdy pojawia się faktura korygująca albo gdy należy wystawić fakturę korygującą
– jedna wersja prawdy w rozliczeniach, czyli zgodność ewidencji sprzedaży, ewidencji zakupu faktur i tego, co finalnie trafia do rozliczeń oraz raportowania
Jak zacząć współpracę, jeśli chcesz mieć porządek przed startem KSeF?
Najlepiej zacząć od krótkiej rozmowy o tym, jak dziś wygląda wystawianie faktur, jakie są kanały sprzedaży i gdzie powstają dokumenty. Potem ustala się sposób przekazywania dokumentów, odpowiedzialności i rytm pracy tak, aby wdrożenie KSeF nie wchodziło w firmę chaotycznie i pod presją. W efekcie wiesz, kiedy obowiązek wystawiania faktur ma zastosowanie, a kiedy dokument pozostaje poza KSeF na podstawie wyłączenia.
Jeśli chcesz ustawić to spokojnie i bez niepotrzebnych nerwów, skontaktuj się z Finexis i umów rozmowę o obsłudze księgowej.
VI. Altera.app
Jak Altera.app ułatwia automatyzację procesów fakturowania przy KSeF?
Altera.app porządkuje codzienną pracę z dokumentami tak, aby mniej zależało od ręcznego pilnowania terminów i etapów obiegu. W praktyce chodzi o skrócenie czasu pracy z fakturami, ograniczenie pomyłek i lepszą kontrolę nad finansami. Przy wejściu KSeF rośnie znaczenie tego, czy dokument jest poprawnie wpięty w obieg i rozliczenia, zwłaszcza gdy w firmie występują różne ścieżki dokumentowania. Dzięki temu łatwiej utrzymać spójność, gdy część dokumentów jest wystawiana w KSeF, a część działa poza systemem na podstawie wyjątków.
W Altera.app dostajesz między innymi:
– dostęp do danych i dokumentów 24h oraz porządek w obiegu dokumentów
– podgląd sytuacji finansowej firmy
– monitoring zobowiązań i należności
– zbiorcze opłacanie faktur kosztowych w wybranym terminie
– automatyczną miękką windykację, gdy płatności się opóźniają
Jak ogarnąć faktury i ich statusy bez ręcznego sprawdzania?
W praktyce największy stres bierze się z niepewności, czy faktura przeszła przez właściwą ścieżkę i czy jest już gotowa do kolejnego kroku. Dlatego liczy się szybki podgląd, co jest w toku, co zaakceptowane, a co wymaga reakcji. To szczególnie ważne, gdy dokument wraca do poprawy albo gdy trzeba dopiąć spójność między fakturą, płatnością i ewidencjami. Im mniej pracy „na mailach i załącznikach”, tym mniejsze ryzyko, że coś utknie bez Twojej wiedzy.
Altera.app wspiera porządek w pracy na statusach i w obiegu dokumentów:
– porządkuje faktury sprzedażowe i kosztowe w jednym miejscu obok pozostałych dokumentów
– ułatwia śledzenie etapów obiegu i powiązanie faktury z płatnością
– pozwala pracować na zestawieniach i danych finansowych bez przekopywania się przez skrzynki mailowe i pliki
Jak Altera.app pomaga w codziennym obiegu dokumentów, gdy część sprzedaży jest z kasy lub poza KSeF?
Największa wartość pojawia się wtedy, gdy w firmie są różne typy dokumentów i różne źródła ich powstawania. Jedne wynikają z fakturowania, inne z kas rejestrujących i paragonów fiskalnych, a jeszcze inne pojawiają się w postaci papierowej. Jeśli nie ma jednego miejsca, w którym to się spotyka, szybko robi się chaos w płatnościach i rozliczeniach.
W Altera.app łatwiej utrzymać spójny obieg:
– dokumenty są w jednym środowisku, co ułatwia zarządzanie przepływem informacji
– szybciej widać zależności między dokumentami, także gdy pojawia się faktura korygująca
– łatwiej utrzymać porządek w finansach, gdy część dokumentów jest w KSeF, a część wynika z wyjątków lub specyfiki sprzedaży
Jeśli chcesz mieć w firmie porządek w dokumentach i płatnościach przed wejściem KSeF, przetestuj Altera.app i zobacz, jak wygląda praca na dokumentach w jednym, spójnym obiegu.
VII. Podsumowanie
KSeF w 2026 roku to nie jeden schemat dla wszystkich dokumentów. Proces musi rozróżniać, czy dana transakcja podlega obowiązkowi korzystania z KSeF, czy podpada pod wyjątek, na przykład przy sprzedaży z kas rejestrujących i paragonów fiskalnych, przy fakturach uproszczonych albo przy dokumentach szczególnych. W obiegu ważne jest też to, że faktura jest uznana za wystawioną w sensie KSeF dopiero po jej przyjęciu przez system i nadaniu numeru KSeF. Korekty trzeba prowadzić spójnie z dokumentem pierwotnym, bo gdy należy wystawić fakturę korygującą, najłatwiej o pomyłkę właśnie przy mieszaniu trybów. Przy kontrahentach zagranicznych dochodzi jeszcze kwestia stałego miejsca prowadzenia działalności oraz prawidłowej kwalifikacji transakcji na gruncie ustawy o VAT. Jeśli te reguły są ustawione jasno, obieg dokumentów jest spokojniejszy, a rozliczenia i raportowanie, w tym JPK_VAT z deklaracją, nie wymagają ciągłych poprawek.
