KSeF OFF w praktyce: awarie korekty i polityka rachunkowości krok po kroku

Awaria KSeF nie musi zatrzymać sprzedaży ani fakturowania. Wystarczy, że polityka rachunkowości i procedury jasno określają, kiedy uruchamiasz tryb awaryjny (OFF) w trybie offline, jak oznaczasz dokumenty OFF oraz w jaki sposób – po wznowieniu – trafią one do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jako faktury ustrukturyzowane. Klucz to porządek: spójna numeracja OFF → ID KSeF, rejestr „OFF ↔ ID”, kontrola obowiązku podatkowego oraz zgodność rozrachunków i płatności (także przy płatnościach zbiorczych i w walucie obcej).

W artykule przechodzimy przez KSeF krok po kroku: od warunków „poza KSeF”, przez różnice między awarią centralną a lokalną, aż po numerację BFK/DI, korekty, synchronizację i rolę narzędzi. Pokazujemy też, jak Altera.app wspiera elektroniczny obieg dokumentów i porządkowanie procesów finansowych (np. paczki płatności), a Finexis – Nowoczesna Księgowość Spółek Online – wdraża procesy, RACI i szkolenia. Dzięki temu przedsiębiorca zachowuje ciągłość działań, a biura rachunkowe i zespoły księgowych mają jasny, operacyjny schemat na okresy niedostępności.

Kiedy wolno wystawić „poza KSeF” i jak wpisuje się to w Krajowy System e-Faktur?

Jeśli wystąpi niedostępność systemu (awaria centralna) lub obiektywny brak dostępu po stronie podatnika, dopuszczalne jest wystawienie faktur w trybie awaryjnym/trybie offline poza rejestrem KSeF. Po przywróceniu dostępności faktury należy dosłać do systemu KSeF zgodnie z przepisami i procedurami wewnętrznymi; wówczas każdej fakturze zostanie nadany numer KSeF. W Krajowym Systemie e-Faktur część sprzedaży ewidencjonowanej na kasach rejestrujących może nie podlegać „poza KSeF” (np. paragon z NIP do 450 zł – faktura uproszczona); szczegóły powinny wynikać z polityki i przyjętych terminów. W razie sporu z urzędem skarbowym pomogą logi i dowody, że system działał nieprawidłowo lub istniało obiektywne uniemożliwienie wysyłki.

Definicje, dowody i odpowiedzialność — co musisz mieć na start

• Awaria centralna vs lokalna: odróżnij niedostępność po stronie KSeF od problemów po stronie podatnika (ERP/sieć/podpis).

• Dokumenty i dowody: zrzuty błędów, znaczniki czasu, komunikaty API, potwierdzenia z Aplikacji Podatnika KSeF/Aplikacji Mobilnej KSeF, logi z systemu ERP.

• Odpowiedzialność i uprawnienia: wskaż osoby, które mogą przełączać się na OFF i wysyłać dokumenty po wznowieniu (np. z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego) oraz mają uprawnienia „wgląd–edycja–wysyłka”.

• Nowe zasady i obowiązki: w realiach obowiązkowego KSeF polityka musi opisać, jak „poza KSeF” wpisuje się w obieg dokumentów i kiedy następuje powrót do trybu on-line.

Mechanika: jak „działa KSeF” przy niedostępności systemu

• Wystawianie OFF: w ERP lub generatorze zgodnym z formatem XML tworzysz faktury (sprzedażowe/zaliczkowe), które tymczasowo nie trafiają do rejestru; faktura została wystawiona, lecz czeka w kolejce.

• Wysyłka po wznowieniu: po udanym zalogowaniu i połączeniu z API KSeF dokumenty są dosyłane masowo; każda faktura otrzymuje identyfikator oraz kod QR zgodny ze schemą KSeF — to domyka OFF.

• Kontrola zgodności: polityka określa, kiedy wydawać klientowi wydruk „OFF”, jak oznaczać dokumenty, ile faktur miesięcznie można obsłużyć poza KSeF oraz jak wiązać płatności i statusy, by po wznowieniu nie powstały rozjazdy.

• Narzędzia pomocnicze: Aplikacja Podatnika KSeF i Aplikacja Mobilna KSeF pozwalają na szybkie sprawdzenie statusów; błędy integracji najpierw diagnozuj w środowisku testowym.

Czym różni się awaria centralna od lokalnej i kiedy wolno przejść na OFF dla faktur w KSeF?

Awaria centralna to niedostępność po stronie KSeF (komunikaty MF), a awaria lokalna dotyczy podatnika: ERP, sieci, podpisu, logowania. W pierwszym przypadku możesz przejść w tryb awaryjny/tryb offline bez dodatkowych warunków; w drugim potrzebne są dowody (logi, zrzuty ekranu, statusy z Aplikacji Podatnika KSeF/Aplikacji Mobilnej KSeF) oraz jasna decyzja zgodna z polityką. Po wznowieniu działania wysyłasz dokumenty przez API KSeF, a każda faktura ustrukturyzowana otrzymuje numer (ID KSeF) i kod QR. Wyjątki (np. sprzedaż z kas rejestrujących) mogą nie mieć takiego obowiązku — to zależy od specyfiki branży i przyjętych procedur.

Tryb awaryjny w praktyce: ścieżka decyzji (ksef krok → kroku ksef)

• Detekcja i dowody: odnotuj awarię KSeF lub błąd lokalny; sprawdź status w Krajowym Systemie e-Faktur (komunikat), zweryfikuj w Aplikacji Podatnika/Aplikacji Mobilnej KSeF.

• Podjęcie decyzji i role: formalne podjęcie decyzji, wyznaczenie osób z odpowiednimi uprawnieniami (np. kwalifikowany podpis elektroniczny, wysyłka), udział księgowych i biura rachunkowego.

• Wystawianie faktur OFF: w systemie ERP i formacie XML; osoba uprawniona wystawia faktury; faktura została wystawiona i trafia do kolejki; oznacz „OFF” w obiegu dokumentów.

• Synchronizacja po wznowieniu: automatyczne dosłanie przez API KSeF; nadawany ID i kod QR; aktualizacja rejestrów i procesów wewnętrznych (również dla płatności zbiorczych).

• Kontrola i SLA: monitoruj, ile faktur miesięcznie obsługujesz w OFF, czy działa system, i czy nie ma duplikatów; uwzględnij obowiązek podatkowy, terminy oraz faktury VAT/faktury sprzedażowe także w walucie obcej.

Po wznowieniu: synchronizacja, korekty, komunikacja

• Masowa wysyłka i wyjątki: „każda faktura wystawiona” OFF przechodzi przez kolejkę; błędy podpisu/certyfikaty KSeF poprawiaj punktowo; przy fakturach w ramach KSeF zachowaj porządek numeracji i rejestrów.

• Korekty i rozliczenia: gdy potrzebne są korekty (ilość/usług/towarów, kurs w walucie obcej), najpierw dosyłasz dokumenty bazowe, potem korekty; obowiązek i podatek rozliczasz zgodnie z datą zdarzenia i polityką.

• Współpraca operacyjna: angażuj zespoły biur rachunkowych i finansów; utrzymuj równoległe procesy (np. potwierdzanie płatności) do czasu pełnej zgodności; odpowiadaj na pytania kontrahentów.

• Stabilizacja i wdrożenie: jeśli OFF powtarza się, zaplanuj wdrożenie/pełne wdrożenie: testy w środowisku testowym, twardsze procedury, szkolenia, aktualizacje integracji z systemem KSeF i systemem ERP, aby codzienne fakturowanie pozostawało stabilne.

Jak oznaczać i numerować dokumenty OFF, aby spinać je z rejestrem faktur ustrukturyzowanych?

Najprościej przyjąć schemat: prefiks OFF/rok/miesiąc/kolejny numer + znacznik użytkownika lub działu (dla procesów wewnętrznych). W ewidencji zaznaczaj, że faktura została wystawiona w trybie offline i oczekuje na dosłanie do systemu KSeF, aby po akceptacji przepisać jej numer (ID KSeF) oraz dodać kod QR. Kluczowy jest rejestr zgodności „każda faktura wystawiona OFF ↔ ID KSeF”, dzięki któremu unikasz duplikatów i utrzymujesz spójny obieg dokumentów. Zasady numeracji dopasuj do specyfiki branży i zapisz w polityce (kto wystawia faktury, kiedy wchodzi „OFF”, jak wygląda podjęcie decyzji i wyznaczenie osób z odpowiednimi uprawnieniami).

Aktualizacja JPK_V7 po nadaniu ID KSeF — ścieżka techniczna

• Krok 1 – rejestr OFF: zapis w ewidencji VAT (oznaczenie OFF/BFK/DI), rodzaj dokumentu (np. faktury sprzedażowe, faktury VAT, zaliczki), waluta (również w walucie obcej).

• Krok 2 – wysyłka: po wznowieniu, z systemu ERP wysyłasz przez API KSeF (tokeny/certyfikaty KSeF) lub przez Aplikację Podatnika; gdy działa KSeF, pobierasz ID/UPO.

• Krok 3 – podmiana pól: w ewidencji podmieniasz OFF na ID KSeF + kod QR (potwierdzenie „faktura ustrukturyzowana”), bez zmiany momentu obowiązku podatkowego.

• Krok 4 – korekty i różnice: jeżeli konieczne są korekty (ilości/ceny/usług/towarów), wystawiasz je już w systemie KSeF; przy rozliczeniach w walucie obcej pamiętaj o konsekwencjach dla podatku.

• Krok 5 – raport JPK: generujesz JPK_V7 po synchronizacji; spójna numeracja minimalizuje pytania urzędu skarbowego.

• Dobre praktyki: ogranicz OFF do niezbędnej liczby faktur miesięcznie; przy awarii KSeF korzystaj z kolejek/walidacji, a płatności zbiorcze wiąż po ID KSeF (nie po numerach OFF).

Format „e faktur ksef” — powiązanie pól i unikanie duplikacji

• Mapa pól (skrót): numer własny/REF z systemu ERP ↔ identyfikator w formacie XML (pole referencyjne), daty (wystawienie/sprzedaż/płatność), dane nabywcy, stawki i kwoty, meta do fakturowania (np. numer zamówienia). Tak zachowujesz ciągłość „OFF → on-line” faktury w ramach KSeF.

• Idempotencja: w kolejce wysyłkowej utrzymuj unikalny REF, aby „wystawianie faktur OFF” nie tworzyło kopii po przywróceniu; ogranicz równoległe procesy z wielu węzłów.

• Autoryzacja i podpis: skonfiguruj kwalifikowany podpis elektroniczny lub token (zgodnie z rolą) i przetestuj całość w środowisku testowym przed pełnym wdrożeniem/wdrożeniem KSeF.

• Kontrola biznesowa: gdy faktura ustrukturyzowana wraca z ID, automatycznie podmień powiązania (zamówienia, płatności, WZ), aby fakturowaniu i rozrachunkom nie szkodziły rozbieżności.

• Komunikacja zespołowa: przygotuj krótkie szkolenia i procedury dla operatorów (kiedy OFF, jak oznaczać faktury wystawiane, jak sprawdzać status w Aplikacji Mobilnej/Aplikacji Podatnika).

• Pro tip: jeśli masz różne kanały (np. kas rejestrujących oraz B2B), opisz w polityce, które dokumenty obejmuje obowiązek w ramach KSeF i jak działa system w modelu hybrydowym.

Jak obsłużyć korekty po przywróceniu dostępności i nie pogubić obowiązku podatkowego?

Najpierw doślij bazowe dokumenty OFF do systemu KSeF, a dopiero potem wystawiaj korekty – minimalizuje to rozjazdy ewidencji i ryzyko błędów w obowiązku podatkowym. Każda korekta powinna odwoływać się do dokumentu źródłowego po ID KSeF (tj. jego numerze nadanym przez KSeF), aby przepięcie „OFF → on-line” pozostało spójne. Przy dużych wolumenach (faktur miesięcznie) dziel wysyłkę na paczki i z góry wyznacz okna synchronizacji. Statusy korekt kontroluj w ERP oraz – pomocniczo – w Aplikacji Podatnika KSeF lub Aplikacji Mobilnej KSeF.

Ścieżka operacyjna: kolejność czynności i zależności

• Zamknięcie OFF (bazowe faktury): dosyłasz „każdą fakturę wystawioną” w trybie offline; po akceptacji faktura ustrukturyzowana otrzymuje ID i kod QR.

• Mapowanie relacji: w rejestrze wiążesz fakturowanie OFF ↔ ID (sprzedaż, zaliczki, faktury sprzedażowe, faktury VAT).

• Wystawianie korekt: tworzysz korekty już w ramach KSeF, przywołując ID dokumentu źródłowego (ilość/cena/usług/towarów).

• Waluta i kursy: dla korekt w walucie obcej stosujesz zasady obowiązujące na dzień zdarzenia – rozliczenie podatku bez zmiany pierwotnego momentu obowiązku.

• Płatności: wiążesz rozrachunki i płatności zbiorcze z dokumentami po ID KSeF (nie po numerach OFF), aby uniknąć duplikatów.

• Kontrola jakości: porównujesz liczby faktur i korekt w ERP, JPK i w systemie KSeF; każde odchylenie ma przygotowaną procedurę wyjaśniającą.

• Procedury i SLA: przywracasz stały rytm procesów wewnętrznych i aktualizujesz instrukcje (checklisty, role, czasy reakcji).

Trudne przypadki: waluta obca, płatności zbiorcze, zwroty i rabaty

• Waluta obca: korekta kursu co do zasady nie zmienia daty powstania obowiązku podatkowego; zachowaj powiązanie z dokumentem źródłowym w formacie XML.

• Zbiorcze płatności: gdy wpływają wpłaty „bez referencji”, uzgadniaj po ID i kwotach; dopiero na końcu przeksięgowuj numer własny (OFF) → ID.

• Zwroty/rabaty: w systemie KSeF wybieraj właściwy typ korekty; faktura została wystawiona jako korekta do konkretnego ID, co ułatwia audyt biur rachunkowych/księgowych.

• Wysoki wolumen: przy setkach faktur wystawianych dziennie stosuj okna „freeze”, aby nie mieszać nowych transakcji z dosyłaniem OFF; ogranicz równoległe procesy.

• Komunikacja: informuj kontrahenta o statusie (np. brak „takiego obowiązku” do podmiany numeru po jego stronie); w razie pytań urzędu skarbowego masz pełny ślad: OFF → ID → korekta.

Jakie zapisy w polityce rachunkowości rekomendują „biura rachunkowe” dla trybu OFF?

Polityka powinna jasno rozróżniać awarię centralną KSeF od awarii lokalnej i wskazywać dowody oraz czynności w każdym wariancie. Musi określać, kto podejmuje decyzję o przejściu w tryb awaryjny, jak oznaczane są faktury wystawiane „poza KSeF” oraz jak przebiega synchronizacja po wznowieniu. Warto zdefiniować role, odpowiednie uprawnienia w systemie ERP i sposób potwierdzania wysyłki (ID/UPO). Dobrym uzupełnieniem jest wewnętrzne FAQ z odpowiedziami na najczęstsze pytania działu finansowego i operacji.

RACI, eskalacje i audyt — perspektywa biur rachunkowych

Role i uprawnienia (RACI):

• R (Responsible) – operator fakturowania: przygotowanie i wystawianie faktur („faktury sprzedażowe”, w tym faktury VAT), oznaczanie OFF, dbałość o obieg dokumentów i komplet dokumentów źródłowych (zamówienia, dostawy towarów/usług).

• A (Accountable) – kierownik finansów/księgowości: podjęcie decyzji o OFF, wyznaczenie osób i nadzór nad procesami wewnętrznymi, terminy, obowiązek podatkowy.

• C (Consulted) – IT/administrator systemu ERP: konfiguracja API KSeF, certyfikaty KSeF, kwalifikowany podpis elektroniczny, logowanie, środowisko testowe.

• I (Informed) – controlling/zarząd: raport o wolumenach (ile faktur miesięcznie), błędach i rozjazdach.

Eskalacje i audyt:

• Matryca eskalacji dla awarii KSeF i awarii lokalnych (systemu KSeF vs systemu ERP).

• Rejestr „OFF → ID” (każda faktura wystawiona OFF ma przypięty numer KSeF po dosłaniu).

• Procedury odbierania faktur kosztowych i weryfikacji powiązań płatności/płatności zbiorczych.

• Logi integracji (czy działa KSeF/działa system), wydruki UPO, kontrola idempotencji kolejek (równoległe procesy).

Retencja dokumentów i logi na wypadek kontroli

• Dowody techniczne: zrzuty błędów API KSeF, statusy z Aplikacji Podatnika/Aplikacji Mobilnej KSeF, dzienniki logowania, znaczniki czasu z systemu KSeF; opis, kiedy faktura została wystawiona i kiedy trafiła do KSeF.

• Retencja i porządek: przechowuj wersję źródłową w formacie XML (faktura ustrukturyzowana) z kodem QR, pliki potwierdzeń, a także mapowanie numerów OFF ↔ ID.

• Porządek w ewidencji: w polityce wpisz, że korekty do dokumentów OFF powstają już w ramach KSeF; obowiązek i podatek rozliczane są według zasad właściwych dla pierwotnej faktury/fakturowania, także przy walucie obcej.

• Komunikacja z urzędem skarbowym: wskazany właściciel procesu odpowiada na zapytania organu, przedstawiając procedury i rejestry (bez zbędnej zwłoki).

Procedury na downtime — krok po kroku

1. Detekcja i decyzja: potwierdzenie awarii (komunikat MF lub brak łączności, weryfikacja w Aplikacji Podatnika), formalne podjęcie decyzji i wyznaczenie osób.

2. Wystawienie i oznaczenie: faktura w trybie offline z prefiksem OFF; specyfiki branży (np. część sprzedaży z kas rejestrujących bez takiego obowiązku) opisane w wyjątkach polityki.

3. Kolejka i wysyłka: po wznowieniu – zasilenie kolejki przez API KSeF; system blokuje duplikaty i utrzymuje równoległe procesy w ryzach.

4. Ewidencja i rozrachunki: podmiana OFF → ID/UPO; porządkowanie płatności zbiorczych; kontrola zgodności JPK_V7.

5. Korekty i domknięcie: korekty wyłącznie w systemie KSeF; raport zamknięcia incydentu i krótkie szkolenia uzupełniające.

Szkolenia i komunikacja wewnętrzna

• Szkolenia cykliczne dla operatorów i księgowych: scenariusze OFF, realia obowiązkowego KSeF, nowe zasady, terminy, obowiązek podatkowy.

• Playbook operacyjny (1–2 strony): gdzie kliknąć, co wydrukować, jakie dokumenty zachować, jak sprawdzić, czy działa KSeF.

• Checklista dla przedsiębiorców (front office): co przekazać przy problemach z fakturą/fakturowaniu, jakie są kolejne kroki po stronie kontrahenta (ksef krok/kroku KSeF).

Dlaczego to działa

Dobrze ułożona polityka „poza KSeF” spina procesy fakturowania, obieg dokumentów i ewidencję, a biura rachunkowe szybciej domykają miesiąc i redukują ryzyko rozjazdów. Jasne role, procedury i rejestry skracają czas reakcji, a testy w środowisku testowym oraz poprawnie skonfigurowane uprawnienia w systemie ERP zmniejszają liczbę incydentów przy wdrożeniu KSeF i późniejszym pełnym wdrożeniu. W efekcie przedsiębiorca zachowuje ciągłość operacji nawet wtedy, gdy system KSeF bywa chwilowo niedostępny.

VI. Altera.app + Finexis — ksef w firmie bez przestojów (OFF → synchronizacja)

Jak Altera.app wspiera „ksef w firmie” przy OFF i synchronizacji po wznowieniu?

Altera.app wspiera automatyzację obiegu dokumentów w OFF: zbiera faktury z systemu ERP w formacie XML, monitoruje statusy i po przywróceniu dostępności dosyła je przez API KSeF. Dzięki temu każda faktura wystawiona w trybie offline po wznowieniu działa KSeF otrzymuje ID (numer KSeF), potwierdzenie i kod QR, a mapowanie OFF → ID odbywa się bez ręcznych podmian. Panel pokazuje kolejkę, błędy (np. podpis/certyfikaty), czasy i terminy – co ułatwia bieżące wystawianie faktur oraz zamknięcie dnia. Rozwiązanie działa w realiach obowiązkowego KSeF i różnych specyfiki branży, a Finexis – Nowoczesna Księgowość Spółek Online dostarcza procesy, procedury i szkolenia potrzebne do pełnego wdrożenia.

Kolejka OFF i automatyczna podmiana numerów

• Kolejka i retry: dokumenty z OFF trafiają do kolejki; po zalogowaniu i połączeniu z systemem KSeF są dosyłane masowo, z ochroną przed duplikatami (idempotencja, ograniczenie równoległych procesów).

• Podpis i uprawnienia: obsługa kwalifikowanego podpisu elektronicznego i tokenów; wyznaczenie osób z odpowiednimi uprawnieniami do „wystawia faktury/wysyła” zgodnie z matrycą ról.

• OFF → ID KSeF: po akceptacji Altera.app automatycznie podmienia numer własny (OFF) na numer KSeF, utrzymując powiązania zamówień, płatności i rozrachunków.

• Monitoring i alerty: statusy „faktura została wystawiona / wysłana / przyjęta” + raporty wolumenów (ile faktur miesięcznie w OFF, ile zaakceptowanych); szybkie wychwytywanie awarii KSeF i przypadków niedostępności systemu.

• Testy i wdrożenie: tryb w środowisku testowym przed produkcją; checklista pod wdrożeniem KSeF i pełne wdrożenie (konfiguracja ról, widoki, SLA).

Widoki rozrachunków i paczki płatności

• Płatności zbiorcze: paczki wiążesz po ID KSeF, nie po numerach OFF — porządkuje to rozrachunki niezależnie od tego, czy dokument dotyczy usług, czy towarów, oraz czy jest w walucie obcej.

• Faktury sprzedażowe i kosztowe: panel rozróżnia wystawianie faktur sprzedażowych oraz „odbierania faktur” kosztowych; przy OFF wszystko widzisz w jednym obrazie fakturowaniu, a po wznowieniu — w ramach KSeF.

• Aplikacje i integracje: statusy monitorujesz w przeglądarce; dodatkowo Aplikacja Podatnika KSeF/Aplikacja Mobilna KSeF pomagają podatnikowi szybko sprawdzić, jak działa system w danym momencie.

• Kontrola podatkowa: spójne metadane ułatwiają odpowiedź do urzędu skarbowego; w razie wątpliwości widać, w jakim kroku KSeF dokument przeszedł poszczególne etapy.

Co robimy w praktyce?

• Altera.app — automatyzację obiegu dokumentów OFF/online, kolejka, podmiana numerów, wsparcie integracji z systemem KSeF i systemem ERP.

• Finexis — projekt procesu pod KSeF (procesy wewnętrzne, RACI, procedury, szkolenia), dostosowanie do biur rachunkowych i przedsiębiorców, wdrożenie „bez zatrzymania” bieżącego fakturowania.

Potrzebujesz stabilnego OFF i płynnej synchronizacji? Napisz do Finexis — przygotujemy proces i wdrożenie, a w Altera.app uruchomimy kolejkę, która domknie wysyłkę nawet wtedy, gdy w systemie wystąpi przestój.

Dobrze zaprojektowany OFF nie jest „obejściem”, lecz bezpiecznym elementem procesu w realiach obowiązkowego KSeF. Gdy faktura została wystawiona w OFF, rejestr „OFF ↔ ID”, dosyłka przez API KSeF i aktualizacja ewidencji gwarantują zgodność w JPK oraz brak duplikatów. Najczęstsze błędy (chaotyczna numeracja, równoległe procesy, brak logów, problemy z certyfikatami KSeF, zaburzone procesy wewnętrzne) eliminuje jasna polityka, krótkie procedury i testy w środowisku testowym przed pełnym wdrożeniem.

Finexis – Nowoczesna Księgowość Spółek Online zaplanuje i wdroży proces pod Twoją specyfikę branży, a Altera.app zapewni automatyzację obiegu dokumentów, monitoring statusów, widoki rozrachunków oraz integrację z systemem KSeF i systemem ERP. Efekt: stabilne wystawianie faktur, porządek w fakturach ustrukturyzowanych, krótsze zamknięcia i mniej zapytań z urzędu skarbowego.