Benefity dla pracowników kosztem pracodawcy? Fiskus: edukacja dzieci pracowników nie jest kosztem podatkowym

Czy benefit finansowany przez pracodawcę zawsze może trafić do kosztów uzyskania przychodów? Najnowsze stanowisko fiskusa pokazuje, że nie. W interpretacji indywidualnej z 3 grudnia 2025 r. organ uznał, że wydatki w postaci finansowania nauki dla dzieci pracowników nie spełniają warunków potrzebnych do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy, mimo że spółka argumentowała je wzmocnieniem lojalności pracowników, zwiększeniem atrakcyjności pracodawcy i tym, że świadczenie służy ograniczeniu rotacji pracowników. Fiskus nie podzielił jednak tego podejścia.

To ważny sygnał dla firm, które rozwijają benefity pracownicze i finansują je z własnych środków obrotowych, a nie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Sam fakt, że wydatek może wspierać stabilizację zatrudnienia, pomagać w utrzymaniu doświadczonych pracowników albo budować przewagę na lokalnym rynku pracy, nie oznacza jeszcze, że automatycznie pozostaje w związku z przychodami podatnika albo z zabezpieczeniem źródła przychodów. Właśnie ta granica między celem biznesowym a świadczeniem o bardziej osobistym charakterze stała się osią sporu.

W tym artykule przeanalizujemy, dlaczego organ odmówił spółce prawa do rozliczenia takich wydatków w podatku dochodowym od osób prawnych, jak odczytywać tę argumentację w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym oraz kiedy podobne wydatki związane ze świadczeniami na rzecz dzieci pracowników mogą budzić ryzyko podatkowe. Pokażemy też, dlaczego dla fiskusa znaczenie ma nie tylko cel świadczenia, ale również to, czy istnieje realny i wystarczający związek między wydatkiem a źródłem przychodów, przychodami pracodawcy oraz prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą.

Co do zasady nie każdy wydatek ponoszony przez firmę na rzecz pracowników albo na rzecz dzieci pracowników można uznać za koszty uzyskania przychodów. W rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych decydujące znaczenie ma to, czy dany koszt został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, a także czy nie znajduje się w wyłączeniach wskazanych w art. 16 ustawy o CIT. Sam społeczny lub wizerunkowy sens świadczenia nie wystarcza jeszcze, aby uznać je za wydatek podatkowy.

W najnowszej interpretacji indywidualnej fiskus uznał, że finansowanie edukacji dla dzieci pracowników nie tworzy dostatecznie wyraźnego związku z działalnością spółki i z jej przychodami. Organ podkreślił, że nawet jeśli takie usługi edukacyjne mogą sprzyjać wzmocnieniu lojalności pracowników, zwiększeniu atrakcyjności pracodawcy, stabilizacji zatrudnienia czy ograniczeniu rotacji pracowników, to nadal związek z przychodem pozostaje zbyt pośredni. Innymi słowy, nie wykazano tu ani odpowiednio silnego bezpośredniego związku, ani wystarczającego związku z zabezpieczeniem źródła przychodu.

To podejście pokazuje, że fiskus dość wyraźnie odróżnia klasyczne koszty pracownicze od świadczeń, których głównym beneficjentem nie jest sam pracownik, lecz członek jego rodziny. Do pierwszej grupy zwykle zalicza się wynagrodzenia zasadnicze, składki społeczne, koszty badań lekarskich, szkoleń BHP, szkoleń stanowiskowych, a czasem również wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników, o ile są one powiązane z zakresem obowiązków i zajmowanym stanowiskiem. W przypadku finansowania nauki dzieci taki związek jest dużo trudniejszy do obrony, bo świadczenie nie dotyczy bezpośrednio kwalifikacji zawodowych zatrudnionej osoby ani nie pozostaje w prostym związku ze stosunkiem pracy czy stosunkiem zatrudnienia.

Żeby wydatek mógł zostać uznany za podatkowy, zwykle powinny być spełnione następujące warunki: – musi pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, – powinien być poniesiony w celu uzyskania albo zabezpieczenia przychodu, – musi dać się racjonalnie powiązać z przychodami podatnika albo z ochroną jego źródła przychodów, – nie może należeć do wydatków wyłączonych z podatkowego rozliczenia, – powinien być właściwie udokumentowany.

Właśnie na tym tle edukacja dzieci pracowników budzi dziś tak duże wątpliwości. Nawet jeśli spółka wykaże, że świadczenie pomaga w utrzymaniu doświadczonych pracowników, ułatwia rekrutację na trudnym rynku pracy, zachęca kandydatów, którzy mogliby zostać potencjalnymi pracownikami spółki, a nawet realnie wpływa na atrakcyjność pracodawcy, to według fiskusa nadal nie oznacza to jeszcze, że wydatek przekłada się na konkretny, uchwytny i podatkowo relewantny związek z uzyskanym przychodem albo z zabezpieczeniem źródła przychodów. Z perspektywy organu jest to raczej świadczenie o charakterze osobistym, a nie koszt pozostający w wystarczająco ścisłej relacji z przychodem firmy.

Najważniejsza granica przebiega dziś między wydatkiem, który realnie służy działalności firmy, a wydatkiem, który tylko pośrednio poprawia komfort zatrudnienia lub wizerunek pracodawcy. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wyłącznie takie wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania czy zabezpieczenia źródła przychodów. Fiskus w najnowszej interpretacji uznał, że finansowanie nauki dla dzieci nie spełnia tego testu w stopniu wystarczającym, nawet jeśli spółka argumentuje, że świadczenie pomaga w utrzymaniu zespołu.

Organ zwrócił uwagę, że sam wpływ na atmosferę, motywację czy mniejsze ryzyko odejścia pracownika to za mało, jeżeli nie da się wykazać wyraźnego przełożenia na przychody pracodawcy albo na ochronę zasobów majątkowych podatnika. Właśnie dlatego nie wystarczy ogólne stwierdzenie, że świadczenie służy ograniczeniu rotacji pracowników, wspiera stabilizację kadr czy pomaga w jak najdłuższym pozostawaniu w firmie. Fiskus oczekuje mocniejszego powiązania z konkretną aktywnością zarobkową podatnika i z tym, co jest przedmiotem działalności spółki. W tej sprawie uznał, że taki związek nie został wykazany.

To oznacza, że organ rozróżnia dwa poziomy argumentacji. Pierwszy dotyczy wydatków bezpośrednio związanych z pracą, takich jak szkolenia nowych pracowników, szkolenia stanowiskowe, szkolenia BHP, badania czy inne klasyczne elementy katalogu kosztów pracowniczych. Drugi obejmuje świadczenia bardziej pośrednie, które mogą budować lojalność albo wspierać employer branding, ale nie dotyczą bezpośrednio pracy wykonywanej przez zatrudnioną osobę. Edukacja dzieci została właśnie zaliczona do tej drugiej grupy, bo nie wiąże się z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników ani nie pozostaje w ścisłym związku z ich obowiązkami.

W praktyce fiskus pyta więc nie tylko o to, czy wydatek jest racjonalny biznesowo, ale także o to, czy można go powiązać z konkretnym uzyskanym przychodem, z ochroną źródła przychodów albo z realnym ograniczeniem ryzyka utraty przychodów. Jeżeli świadczenie ma charakter rodzinny, osobisty albo socjalny, a jego główny efekt pojawia się po stronie pracownika lub jego bliskich, organ dużo częściej uzna, że nie chodzi o wydatek poniesiony w celu uzyskania przychodu. Samo powołanie się na sytuację na rynku pracy, potrzebę zatrzymania doświadczonych pracowników czy zachęcenie pracowników do dalszego związania się z firmą nie zawsze wystarczy.

Takie podejście pokazuje też, że dla fiskusa istotna jest nie tylko intencja podatnika, lecz także rodzaj beneficjenta. Jeżeli świadczenie trafia bezpośrednio do pracownika i pozostaje w związku ze stosunkiem pracy, łatwiej bronić tezy o jego podatkowym charakterze. Jeżeli jednak świadczenie jest kierowane na rzecz dzieci pracowników, rośnie ryzyko uznania, że wydatek nie ma dostatecznego bezpośredniego związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą i nie prowadzi do takiego zabezpieczenia przychodów, które dawałoby podstawę do rozliczenia go jako kosztu podatkowego.

Właśnie w tym miejscu przebiega dziś najważniejsza linia podziału: nie między świadczeniem „miłym” i „niemiłym”, ale między wydatkiem związanym z wykonywaniem pracy a wydatkiem, który ma bardziej pośredni, osobisty albo socjalny charakter. To rozróżnienie ma znaczenie nie tylko dla tego konkretnego benefitu, lecz także dla oceny innych świadczeń finansowanych z własnych środków obrotowych, a nie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

W najnowszej interpretacji indywidualnej Dyrektor KIS analizował sytuację, w której spółka finansowała usługi edukacyjne dla dzieci pracowników w wieku od 2 do 18 lat. Świadczenie miało formę kursów opłacanych z własnych środków obrotowych, a nie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Spółka argumentowała, że taki model wpływa na wzmocnienie lojalności pracowników, zwiększenie atrakcyjności pracodawcy, pomaga w stabilizacji zatrudnienia i realnie służy ograniczeniu rotacji pracowników. Organ nie uznał jednak, że to wystarczy do rozliczenia wydatku w CIT.

Z perspektywy fiskusa kluczowe było to, że świadczenie nie dotyczyło bezpośrednio samego pracownika ani jego pracy, lecz było kierowane na rzecz dzieci pracowników. To właśnie ten element przesądził, że organ nie zaliczył wydatku do typowego obszaru, jaki obejmuje katalog kosztów pracowniczych. W ocenie KIS inaczej należy traktować wydatki związane z samym zatrudnieniem, takie jak wynagrodzenia zasadnicze, składki społeczne, koszty badań lekarskich, szkolenia BHP, szkolenia nowych pracowników czy wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji potrzebnych do wykonywania pracy, a inaczej świadczenia rodzinne, których podstawowym celem jest wsparcie prywatnej sfery życia zatrudnionych.

To ważne rozróżnienie, bo pokazuje, że nie każde benefity pracownicze są przez organy oceniane tak samo. Jeżeli świadczenie pozostaje w ścisłym związku z zajmowanym stanowiskiem, zakresem obowiązków albo z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników, łatwiej wykazać jego wpływ na przychody firmy. Jeżeli jednak świadczenie ma postać prywatnego wsparcia dla rodziny, nawet gdy pomaga na konkurencyjnym rynku pracy i zwiększa szanse utrzymania doświadczonych pracowników, fiskus może uznać, że korzyść dla firmy jest zbyt pośrednia. W tej sprawie organ właśnie tak ocenił finansowanie nauki dla dzieci.

Nie bez znaczenia było też to, że spółka próbowała powiązać wydatek z długofalowymi efektami organizacyjnymi. W argumentacji pojawiały się takie elementy jak stabilizacja kadr, budowanie przewagi na lokalnym rynku pracy, zachęcenie pracowników do pozostania w firmie, a nawet perspektywa, że dzieci objęte programem kiedyś staną się potencjalnymi pracownikami spółki. Fiskus nie zaakceptował jednak tak szerokiego rozumowania. Uznał, że tego typu zależność jest zbyt odległa, by mówić o wydatku poniesionym w celu osiągnięcia przychodów albo o realnym zabezpieczeniu przychodów.

Ta interpretacja jest istotna także dlatego, że pokazuje bardziej restrykcyjne podejście do świadczeń wykraczających poza klasyczny stosunek pracy. Sam fakt, że wydatek może poprawiać wizerunek pracodawcy i wpływać na decyzje kadrowe, nie oznacza jeszcze, że staje się on automatycznie kosztem podatkowym. W ocenie organu między takim benefitem a przychodami pracodawcy zabrakło dostatecznie ścisłego powiązania, które pozwalałoby uznać, że wydatek służy zabezpieczeniu źródła przychodów albo pozostaje w wystarczającym związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

W praktyce oznacza to, że przy analizie podobnych świadczeń trzeba patrzeć nie tylko na ich funkcję motywacyjną, ale również na to, kto jest realnym beneficjentem i czy wydatek można obronić jako koszt poniesiony na potrzeby działalności, a nie jako świadczenie o charakterze osobistym. To właśnie ten punkt stał się osią omawianej interpretacji indywidualnej.

Przy ocenie tego typu wydatku punktem wyjścia są ogólne zasady rozliczania kosztów w CIT. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami podatkowymi mogą być wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, o ile nie zostały wyłączone na podstawie przepisów szczególnych. Sama racjonalność biznesowa nie zawsze więc wystarcza. Trzeba jeszcze wykazać, że wydatek pozostaje w realnym związku z przychodem albo z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa jako źródła tego przychodu.

W praktyce oznacza to, że przy świadczeniach kierowanych do rodzin zatrudnionych osób kluczowe jest nie tylko to, czy spółka widzi w nich sens organizacyjny, ale też to, czy w świetle ustawy da się obronić ich podatkowy charakter. Właśnie dlatego fiskus tak wyraźnie oddzielił wydatki bezpośrednio związane z zatrudnieniem od świadczeń, które mają bardziej pośredni lub osobisty charakter.

Czy wydatek można powiązać z obowiązkami wynikającymi ze stosunku pracy

Jeżeli dany wydatek dotyczy bezpośrednio wykonywania pracy, łatwiej wykazać jego związek z przychodem. Tak jest zwykle wtedy, gdy świadczenie wspiera realizację obowiązków pracownika, przygotowuje go do pracy albo poprawia bezpieczeństwo i organizację zatrudnienia. W tej grupie mieszczą się najczęściej klasyczne koszty pracownicze, takie jak badania, obowiązkowe szkolenia czy wydatki na rozwój związany z konkretnymi zadaniami.

W przypadku finansowania nauki dla dzieci organ uznał jednak, że nie chodzi o wydatek wynikający ze stosunku pracy w takim znaczeniu, w jakim mówi się o świadczeniach niezbędnych lub typowych dla zatrudnienia. Taki benefit nie jest związany z wykonywaniem obowiązków przez pracownika, z przygotowaniem go do pracy ani z jego kwalifikacjami zawodowymi. Fiskus uznał więc, że między świadczeniem a pracą wykonywaną przez zatrudnioną osobę nie ma dostatecznie ścisłej relacji.

Dlaczego nie każdy wydatek firmy oznacza automatycznie koszty uzyskania

W praktyce wiele świadczeń może być uzasadnionych biznesowo, ale nie każde stanie się przez to od razu podatkowym kosztem. To, że wydatek poprawia atmosferę, pomaga w rekrutacji, wzmacnia markę pracodawcy albo może ograniczać rotację pracowników, nie oznacza jeszcze automatycznie prawa do ujęcia go w CIT. Ustawa wymaga bowiem związku z przychodem, a nie tylko ogólnej korzyści organizacyjnej.

W omawianej sprawie fiskus nie zakwestionował, że świadczenie może wpływać na decyzje kadrowe i na postrzeganie firmy na rynku pracy. Uznał jednak, że taki wpływ jest zbyt odległy, by mówić o wydatku poniesionym na potrzeby przychodów podatnika. Innymi słowy, wydatek może być sensowny z perspektywy HR, a jednocześnie nie spełniać warunków uznania go za koszt podatkowy w podatku dochodowym od osób prawnych.

Jak organ ocenia cel, charakter i gospodarcze uzasadnienie świadczenia

Organ podatkowy patrzy nie tylko na deklarowany cel wydatku, ale również na jego rzeczywisty charakter i na to, kto jest ostatecznym beneficjentem świadczenia. Jeżeli główna korzyść pojawia się po stronie pracownika albo jego bliskich, a nie w obszarze samej działalności, rośnie ryzyko, że wydatek zostanie uznany za zbyt słabo związany z biznesem. W takim układzie nawet argumenty o zwiększeniu atrakcyjności pracodawcy, wzmocnieniu lojalności pracowników czy stabilizacji zatrudnienia mogą nie wystarczyć.

W tej interpretacji fiskus uznał, że finansowanie edukacji dzieci nie daje takiego poziomu powiązania z działalnością i z przychodem, który pozwalałby mówić o wydatku poniesionym w celu zabezpieczenia źródła przychodów. Z perspektywy organu było to świadczenie mające zbyt silny komponent osobisty i rodzinny. Właśnie dlatego nie zostało potraktowane jako element typowego rozliczenia kosztowego, mimo że spółka wskazywała na jego znaczenie dla przychodów pracodawcy i dla utrzymania zespołu.

Największe ryzyko dotyczy dziś samego ujęcia wydatku w CIT. Jeżeli spółka potraktuje finansowanie edukacji dla dzieci pracowników jako koszt podatkowy, a organ uzna, że nie ma tu wystarczającego związku z działalnością, może zakwestionować rozliczenie i wyłączyć taki wydatek z kosztów uzyskania przychodów. W praktyce oznacza to konieczność korekty podstawy opodatkowania, a czasem również zapłatę zaległego podatku wraz z odsetkami. Właśnie dlatego przy tego typu świadczeniach problemem nie jest sam wydatek, lecz to, czy rzeczywiście można go obronić jako wydatek poniesiony w celu uzyskania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Drugie ryzyko wiąże się z błędnym utożsamieniem celów kadrowych z celami podatkowymi. To, że świadczenie może pomagać w stabilizacji kadr, wpływać na atrakcyjność pracodawcy, wspierać zachęcenie pracowników do pozostania w firmie albo ograniczać rozwiązanie stosunku pracy, nie oznacza jeszcze automatycznie, że fiskus uzna taki wydatek za koszt. Organ może uznać, że choć świadczenie jest racjonalne z perspektywy HR, to nadal nie przekłada się wystarczająco konkretnie na przychody pracodawcy, przychody podatnika czy na ochronę jego źródła przychodu. To właśnie rozbieżność między logiką biznesową a logiką podatkową tworzy tu największy obszar sporu.

Trzecie ryzyko pojawia się wtedy, gdy spółka próbuje włączyć taki benefit do szeroko rozumianej grupy świadczeń pracowniczych tylko dlatego, że finansuje go dla osób zatrudnionych. Fiskus może jednak uznać, że nie chodzi o klasyczne koszty pracownicze, lecz o świadczenie o osobistym charakterze, którego główna korzyść powstaje po stronie pracownika i jego rodziny. W takim ujęciu nie pomoże sam argument, że benefit wspiera wzmocnienie lojalności pracowników, buduje pozycję na lokalnym rynku pracy czy ułatwia utrzymanie doświadczonych pracowników. Jeżeli zabraknie wyraźnego związku z działalnością i z przychodem, organ może uznać, że wydatek nie spełnia podstawowego testu podatkowego.

Warto też pamiętać, że ryzyko nie kończy się na samym CIT. W zależności od konstrukcji świadczenia mogą pojawić się dodatkowe pytania o skutki po stronie osoby zatrudnionej, w tym o to, czy powstaje przychód w podatku dochodowym po stronie osób fizycznych. To osobny obszar analizy, ale już sama możliwość pojawienia się różnych skutków podatkowych pokazuje, że świadczenia na rzecz dzieci pracowników są znacznie bardziej złożone niż standardowe wydatki związane z zatrudnieniem.

Dodatkowym problemem może być sposób uzasadnienia wydatku w dokumentach. Jeżeli spółka opisuje świadczenie bardzo ogólnie, wskazując jedynie na rozwój pracowników, dobrostan zespołu albo cele wizerunkowe, może nie wystarczyć to do wykazania wymaganego związku z przychodem. W praktyce fiskus patrzy nie tylko na deklaracje, lecz także na to, czy wydatek został właściwie udokumentowany, czy da się go racjonalnie powiązać z prowadzoną działalnością gospodarczą i czy nie ma on przede wszystkim charakteru prywatnego. Im bardziej osobisty charakter świadczenia, tym większe ryzyko, że nie zostanie ono uznane za wydatek służący zabezpieczeniu przychodów albo zachowaniu źródła przychodów.

W praktyce najbezpieczniej przyjąć, że świadczenia finansujące prywatne potrzeby rodzinne pracowników będą oceniane przez fiskusa bardziej restrykcyjnie niż wydatki bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy. To ważne zwłaszcza wtedy, gdy benefit nie dotyczy kwalifikacji zawodowych, zajmowanego stanowiska, obowiązków wynikających ze stosunku pracy ani procesów takich jak wdrożenie, szkolenie czy bezpieczeństwo pracy. Właśnie wtedy rośnie ryzyko, że wydatek nie zostanie uznany za element podatkowo akceptowalnego kosztu, nawet jeśli z perspektywy organizacyjnej wydaje się uzasadniony.

Najnowsze stanowisko fiskusa pokazuje, że nie każdy benefit finansowany przez pracodawcę można bezpiecznie rozliczyć w CIT tylko dlatego, że wspiera politykę kadrową firmy. W przypadku świadczenia w postaci finansowania nauki dla dzieci pracowników organ uznał, że zabrakło dostatecznie wyraźnego związku z działalnością i z przychodem. Samo powołanie się na wzmocnienie lojalności pracowników, zwiększenie atrakcyjności pracodawcy, ograniczenie rotacji pracowników czy potrzebę utrzymania doświadczonych pracowników nie wystarczyło, aby wydatek trafił do kosztów uzyskania przychodów.

Z perspektywy przepisów o podatku dochodowym od osób prawnych kluczowe pozostaje to, czy dany wydatek rzeczywiście służy celowi osiągnięcia przychodów, zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów. Jeżeli główna korzyść pojawia się przede wszystkim po stronie pracownika lub jego rodziny, a nie w obszarze samej pracy i obowiązków wynikających ze stosunku pracy, fiskus może uznać, że świadczenie ma zbyt osobisty charakter. Właśnie dlatego edukacja dzieci została oceniona inaczej niż klasyczne koszty pracownicze, takie jak badania, szkolenia czy wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji.

Ta interpretacja jest ważnym sygnałem dla firm rozwijających benefity pracownicze finansowane z własnych środków obrotowych. Pokazuje, że nawet racjonalny i biznesowo uzasadniony wydatek nie zawsze stanie się kosztem podatkowym, jeśli nie da się wykazać odpowiednio ścisłego związku z przychodami pracodawcy, przychodami podatnika albo z ochroną jego źródła przychodów. W praktyce właśnie ta granica między celem organizacyjnym a podatkowym ma dziś decydujące znaczenie.