Ustawa o środkach ograniczających 2025: kary i obowiązki

Projekt ustawy o środkach ograniczających (tzw. ustawy sankcyjnej) porządkuje wykonywanie unijnych i krajowych reżimów sankcyjnych oraz znacząco podnosi wymogi zgodności (compliance). Przewiduje nowe kategorie czynów, surowsze sankcje (w najpoważniejszych przypadkach do 12 lat pozbawienia wolności) oraz odpowiedzialność podmiotów zbiorowych sięgającą 200 mln zł lub 5% przychodu. W obszarze księgowości dla spółek oznacza to konieczność stałego screeningu kontrahentów, kontroli płatności i skrupulatnego dokumentowania decyzji.

W artykule znajdziesz klarowny przegląd zmian, wpływ na rozliczenia, czerwone flagi z perspektywy finansów oraz praktyczną checklistę 10 kroków, które pozwolą ograniczyć ryzyko naruszeń i utrzymać płynność operacyjną.

To kompleksowa regulacja porządkująca w Polsce wykonywanie środków ograniczających przewidzianych w przepisach Unii Europejskiej oraz wynikających z decyzji organizacji międzynarodowych (w tym Organizacji Narodów Zjednoczonych) – wraz z możliwością stosowania krajowych środków wprowadzanych z względów bezpieczeństwa narodowego i służących ochronie bezpieczeństwa narodowego. Ustawa ustanawia mechanizmy koordynacji, wskazuje organy właściwe „w sprawach wykonywania środków ograniczających” i porządkuje definicje operacyjne, takie jak „zamrożenie środków finansowych” i „zasobów gospodarczych”, aby ułatwić egzekwowanie zakazów w jednolity sposób na poziomie krajowym.

Zakres i logika projektu – najważniejsze punkty:

• Źródła środków: automatyczne wykonywanie reżimów sankcyjnych UE oraz środków przyjmowanych w drodze decyzji organów międzynarodowych; dodatkowo możliwość krajowych wpisów i zakazów w trybie „w sprawie środków ograniczających”.

• Instytucje i koordynacja: precyzyjne role organów właściwych, w tym ministra właściwego ds. zagranicznych, oraz zasady wymiany informacji – tak, aby działania były spójne w całym porządku prawnym i nie rozpraszały się w różnych aktach prawnych.

• Powiązanie z prawem UE: implementacja dyrektywy „w sprawie określenia przestępstw związanych z naruszeniem unijnych środków ograniczających” (w tym zmiany dyrektywy AML), co wzmacnia przeciwdziałanie obchodzeniu sankcji, finansowaniu terroryzmu i przeciwdziałaniu praniu pieniędzy.

• Skutki gospodarcze: ułatwienie wdrażania kontroli w finansach, zakupach i logistyce (screening kontrahentów, blokady płatności, raportowanie), co jest kluczowe z perspektywy prawa gospodarczego i „obowiązków przedsiębiorców” w obszarze compliance.

Dlaczego to ważne dla księgowości dla spółek? Nowe zasady ograniczają ryzyko naruszenia sankcji i naruszenia zakazów, porządkują obowiązki sprawozdawcze oraz podnoszą standard dowodowy (trzeba móc działania udokumentować), co bezpośrednio wpływa na kontrolę transakcji finansowych, rozliczenia i audyt zgodności.

Impulsem było ujednolicenie odpowiedzialności za naruszenia na rynku unijnym: przepisy wyraźnie adresują m.in. obchodzenie środków ograniczających, świadczenie usług na rzecz podmiotów objętych sankcjami, składanie fałszywych oświadczeń, a także zachowania powiązane z finansowaniem terroryzmu. Projekt wzmacnia też reakcję państwa na działania Rosji destabilizujące sytuację w regionie (w tym obrót z terytorium Federacji Rosyjskiej i tranzyty do państwa przeznaczenia o podwyższonym ryzyku). Regulacja porządkuje kompetencje, zasady odpowiedzialności oraz procedury w celu skuteczniejszego egzekwowania środków przyjmowanych na szczeblu UE i przez społeczność międzynarodową, a także ułatwia praktykę przedsiębiorcom – od weryfikacji kontrahentów po właściwe ujęcie operacji w ewidencjach.

Nowe regulacje porządkują odpowiedzialność za naruszenia sankcji i rozszerzają zakres egzekwowania zgodności na gruncie sankcji UE, unijnych środków oraz krajowych środków. W praktyce oznacza to twardsze wymagania dowodowe (trzeba móc działania udokumentować), szerszy katalog czynów zabronionych, a także realne sankcje finansowe i ryzyko odpowiedzialności karnej za naruszenie zakazów określonych środkami ograniczającymi. W tle pozostają standardy prawa gospodarczego, compliance oraz koordynacja z organami właściwymi „w sprawie środków ograniczających”.

Nowe kategorie czynów zabronionych – także przy finansowaniu terroryzmu

Ustawa harmonizuje katalog deliktów w sprawie określenia przestępstw związanych z naruszeniem unijnych środków ograniczających. Penalizowane będą m.in.:

• obchodzenie środków ograniczających (również pośrednio: przez pośredników, państwa trzecie, łańcuch dostaw),
• udostępnianie środków finansowych lub zasobów gospodarczych podmiotom objętym sankcjami,
• świadczenie usług na rzecz sankcjonowanych (doradczych, prawnych, technicznych, finansowych),
• naruszenia w transakcjach finansowych (przelewy, kredytowanie, rozliczenia barterowe),
• składanie fałszywych oświadczeń (np. w screeningu, certyfikatach użytkownika końcowego),
• niedopełnienie obowiązków proceduralnych, w tym w obszarze AML (związek z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy) i przeciwdziałaniem finansowaniu terroryzmu.

Ważne: regulacja nie ogranicza się do jednego teatru działań – obejmuje także towarowe i usługowe reżimy sankcji sektorowych oraz sytuacje, w których istnieje ryzyko, że świadczenie de facto wesprze działaniami Rosji destabilizującymi sytuację albo naruszy integralność terytorialną.

Kary dla osób fizycznych – do 12 lat pozbawienia wolności

Za najpoważniejsze delikty przewidziano surowsze zasady odpowiedzialności (w tym kary pozbawienia wolności). Poza sankcją karną możliwe jest również orzeczenie środków kompensacyjnych i przepadku korzyści. Osoby decyzyjne, osoby odpowiedzialne za compliance oraz osoby, które faktycznie podjęły działania skutkujące naruszeniem, wchodzą w zakres odpowiedzialności karnej.

Odpowiedzialność podmiotów zbiorowych – do 200 mln zł lub 5% przychodu

Model odpowiedzialności obejmie również duże spółki kapitałowe i inne jednostki. Kluczowe przesłanki to m.in. niedopełnienie obowiązków nadzorczych, brak realnych procedur oraz brak dowodów, że organizacja działała z należytą starannością. W grę wchodzą także obowiązki sprawozdawcze oraz sankcje dodatkowe (np. zakaz ubiegania się o zamówienia publiczne).

Kary administracyjne – do 20 mln zł

Niezależnie od wymiaru karnego, za naruszenie zakazów przewidziano sankcje administracyjne: podmioty podlegają karze pieniężnej (organ może nałożyć również karę pieniężną łączną na różne naruszenia). Mechanizm działa obok prawa karnego i ma zapewnić szybkie, skuteczne egzekwowanie środków ograniczających na poziomie krajowym.

Krajowe środki ograniczające i nowa lista KAS

Oprócz reżimów unijnych możliwe będzie stosowanie krajowych środków z względów bezpieczeństwa narodowego. Koordynację i egzekucję w Polsce wspiera krajowa administracja skarbowa, która – obok innych instytucji – ustanawia mechanizmy koordynacji w obszarze list, blokad i egzekwowania wpisów. Wpis na listę krajową może skutkować natychmiastowym obowiązkiem zamrożenia aktywów i wstrzymania współpracy, także z kontrahentami pośrednimi.

Co to oznacza operacyjnie?

• Trzeba potrafić działania udokumentować (krok po kroku: screening, decyzja, blokada, odstępstwo na podstawie art. … – jeśli jest to przewidziane warunkami danego reżimu).
• W praktyce compliance nie ma „strefy cienia”: obchodzenie sankcji (np. zmiana państwa przeznaczenia, fikcyjny użytkownik końcowy, rozbicie płatności) będzie traktowane jak naruszenie zakazów.
• Każdy przypadek należy ocenić pod kątem działań w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji, a także potencjalnych kolizji z innymi regulacjami (np. przepisami Unii, zmianami ustaw sektorowych, ryzykami dla obszaru celnego Unii Europejskiej).

System wykonywania środków ograniczających opiera się na jasnym podziale ról oraz ustanawia mechanizmy koordynacji między organami właściwymi. Na poziomie rządowym kluczowa jest rola ministra właściwego do spraw zagranicznych (koordynacja polityki i współpraca międzynarodowa), a w egzekwowaniu przepisów – administracja skarbowa, służby i organy ścigania działające zgodnie z porządkiem prawnym i przepisami Unii Europejskiej.

Kto za co odpowiada (w praktyce):

• Koordynacja i polityka: przygotowanie stanowisk wobec decyzji organizacji międzynarodowych oraz wdrażanie środków przyjmowanych w drodze decyzji organów międzynarodowych (UE/ONZ) – wraz z możliwością wprowadzenia krajowych środków z względów bezpieczeństwa narodowego i służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

• Egzekwowanie i listy: administracja skarbowa (w tym Krajowa Administracja Skarbowa) współpracuje przy prowadzeniu krajowych wykazów oraz realizuje ich egzekwowanie; współdziała z podmiotami rynku finansowego i logistycznymi ogniwami łańcucha dostaw. Wpis na listę oznacza zamrożenie środków finansowych i zasobów gospodarczych, zakaz ich udostępniania oraz obowiązek niezwłocznego wstrzymania transakcji finansowych z podmiotami objętymi sankcjami.

• AML/CTF i kontrola ryzyk: zgodność w przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu jest ściśle powiązana z reżimem sankcyjnym; niedopełnienie obowiązków w tych obszarach zwiększa ryzyko odpowiedzialności za naruszenia sankcji.

• Wyjątki i odstępstwa: niektóre reżimy przewidują ograniczone zezwolenia (np. na cele humanitarne) – stosowane na podstawie art. właściwych przepisów i tylko przy spełnieniu warunków przewidzianych przez dany akt. Brak należytego udokumentowania podstaw skutkuje ryzykiem naruszenia zakazów i karą pieniężną.

Jak działają listy w obiegu gospodarczym:

• Źródła wpisów: wspólny wykaz UE (implementujący również rezolucje Organizacji Narodów Zjednoczonych) oraz wykaz krajowy – ten drugi może dotyczyć sytuacji szczególnych, w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji i działań podważających integralność terytorialną.

• Aktualizacje i re-screening: zmiany następują dynamicznie (np. rozszerzenia sankcji sektorowych na terytorium Federacji Rosyjskiej czy towary z Białorusi). Każda organizacja powinna mieć cykl re-weryfikacji kontrahentów, użytkowników końcowych i ładunków – w tym w procedurze tranzytu towarów.

• Logistyka i cło: w obszarze celnym Unii Europejskiej znaczenie mają trasa i zgłoszenie celne. Nawet gdy tylko część trasy przewozu towarów przebiega przez UE, liczy się miejsce końcowego przeznaczenia towarów oraz zgodność z ograniczeniami eksportowymi/importowymi. Jeżeli ładunki mają podlegać odsprzedaży poza UE, trzeba działania udokumentować, w celu określenia ryzyka dla państwa przeznaczenia i użytkowników końcowych.

• Szczególne branże i pochodzenie surowców: w niektórych sektorach (np. drewno) wymaga się wskazania państwa pozyskania drewna wykorzystanego, regionu pozyskania drewna oraz etapu wytworzenia produktu drewnianego. Niespójne poświadczenia lub składanie fałszywych oświadczeń mogą zostać uznane za naruszenie zakazów.

Konsekwencje nieprzestrzegania:

• Za naruszenia przedsiębiorcy podlegają karze pieniężnej (administracyjnie), a w poważniejszych przypadkach wchodzi w grę odpowiedzialność karna i sankcje wobec podmiotów zbiorowych. W praktyce oznacza to konieczność stałego monitoringu w sprawach wykonywania środków ograniczających, spójności z przepisami Unii i ciągłego doskonalenia procedur.

Sankcje to nie tylko ryzyko prawne, lecz także bezpośredni wpływ na księgowość dla spółek: cash-flow, wyceny, rozrachunki i ujawnienia. Ograniczenia dotyczą środków finansowych, obrotu towarami i transakcji finansowych, a obowiązki dowodowe wymagają, aby każde istotne działanie dało się później działania udokumentować.

Co zmienia się w rozliczeniach i płatnościach:

• Płatności przychodzące/wychodzące. Banki mogą blokować przelewy, jeśli kontrahent jest objęty reżimem lub istnieje ryzyko „obejścia”. Przy zleceniach transgranicznych licz się z dodatkowymi pytaniami o użytkowników końcowych, państwo przeznaczenia oraz miejsce końcowego przeznaczenia towarów.

• Rozrachunki i odpisy. Wierzytelności wobec podmiotów objętych sankcjami częściej wymagają odpisów i tworzenia rezerw; gdy kontrakt nie może być wykonany z uwagi na naruszenie zakazów, analiza utraty wartości jest obowiązkowa.

• Ujęcie kosztów i przychodów. Dostawy wstrzymane decyzjami na szczeblu UE/ONZ (na mocy decyzji organów międzynarodowych lub decyzji organizacji międzynarodowych) mogą wymagać korekt przychodów/kosztów oraz ujawnienia zdarzeń niefinansowych w sprawozdaniu zarządu.

• Administracyjne kary i opłaty. Za uchybienia podmioty podlegają karze pieniężnej (także łącznej); to wpływa na rachunek zysków i strat oraz noty objaśniające.

Logistyka, cło i dokumentacja księgowa:

• Obszar celny Unii Europejskiej. W obszarze celnym Unii Europejskiej znaczenie mają zgłoszenie celne, trasa i procedura tranzytu (także procedura tranzytu towarów). Nawet jeśli tylko część trasy przewozu towarów przechodzi przez UE, liczy się zgodność z reżimem oraz to, czy towary nie podlegały odsprzedaży do jurysdykcji ryzykownych.

• Terytoria i reżimy sektorowe. Dostawy na terytorium Federacji Rosyjskiej i towary z Białorusi (w wielu przypadkach Białoruś stanowi odrębny reżim) podlegają sankcjom sektorowym, zwłaszcza w kontekście działań Rosji destabilizujących sytuację i naruszeń integralności terytorialnej.

• Pochodzenie surowców. W branżach szczególnych (np. drewno) ewidencja wymaga określenia państwa pozyskania drewna wykorzystanego, regionu pozyskania drewna i etapu wytworzenia produktu drewnianego. Braki lub składanie fałszywych oświadczeń grożą uznaniem transakcji za naruszenie unijnych środków ograniczających.

Wpływ na polityki i kontrole księgowe:

• Obowiązki sprawozdawcze. Ujawnienia sankcyjne (ryzyka, spory, ograniczenia) powinny być opisane w notach; zmiany w reżimach wynikające ze zmiany dyrektywy lub nowelizacji w różnych aktach prawnych należy monitorować.

• Testy zgodności. Każda płatność powinna być weryfikowana „na podstawie art. właściwych przepisów” i tylko w zakresie dopuszczalnym, warunkami przewidzianymi danym reżimem.

• Powiązania z AML/CTF. Sankcje łączą się z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu; niedopełnienie obowiązków w tych obszarach zwiększa ryzyko odpowiedzialności karnej i kosztów audytu.

• Prawo gospodarcze i łańcuch dostaw. W zakresie prawa gospodarczego rośnie znaczenie klauzul o end-use/end-destination: jeśli kontrahent później podjął działania zmieniające państwo przeznaczenia, organizacja musi wykazać staranność i dokumenty „w celu określenia” rzeczywistego przebiegu transakcji.

Checklist księgowa – co sprawdzać przy każdej operacji:

• Czy towar/usługa nie jest objęta określonymi środkami ograniczającymi lub sankcjami UE; czy nie zachodzi „obchodzenie sankcji”.

• Czy kontrahent/end-user nie znajduje się na listach; czy nie występuje „naruszenie zakazów” w łańcuchu pośredników.

• Czy trasa i procedura tranzytu nie prowadzą do jurysdykcji ryzykownych (w tym państwa przeznaczenia spoza UE).

• Czy dokumenty cła i pochodzenia są spójne (np. drewno: państwo pozyskania drewna wykorzystanego, region pozyskania drewna, etap wytworzenia produktu drewnianego).

• Czy w umowach są klauzule sankcyjne i audytowe; czy proces pozwala działania udokumentować.

Dobre praktyki dla płynności:

• Pre-screening kontrahentów i towarów przed awansem produkcyjnym, by uniknąć zamrożenia partii i kosztownych korekt.

• Rezerwy na sporne należności z rynków wrażliwych oraz scenariusze alternatywnego odbiorcy, jeżeli miejsce końcowego przeznaczenia towarów ulegnie zmianie.

• Aktualizacje procedur po każdej nowej decyzji na szczeblu UE/ONZ; zmiany wdrażane w politykach zakupów, sprzedaży i rozliczeń „od razu”, nie dopiero przy zamknięciu okresu.

• Szkolenia zespołów finansów i logistyki, aby minimalizować ryzyko księgowe wynikające z błędnych klasyfikacji i opóźnionych wstrzymań płatności.

Efekt? Lepsza kontrola nad zgodnością i mniejsza podatność na „nagłe” blokady, które dezorganizują raportowanie, zamknięcia miesiąca i sprawozdawczość roczną.

VI. Jak przygotować firmę? 10 kroków do zgodności (checklista)

1) Ocena ryzyka sankcyjnego (rynki, trasy, pośrednicy)
Zmapuj rynki, łańcuchy dostaw, pośredników i powiązania własnościowe. Oceń ekspozycję na reżimy UE/ONZ oraz na krajowe środki stosowane w sprawach wykonywania środków ograniczających. Uwzględnij, że zmiany zapadają szybko (UE/ONZ, decyzje organizacji międzynarodowych), a implementacja następuje na poziomie krajowym.

2) Screening kontrahentów i beneficjentów rzeczywistych (UE/ONZ + krajowa lista KAS)
Weryfikuj listy UE/ONZ i wykaz krajowy. Sprawdzaj użytkowników końcowych, beneficjentów rzeczywistych i państwo przeznaczenia. Ustal, czy transakcja nie dotyczy podmiotów objętych środkami ograniczającymi ani jurysdykcji o podwyższonym ryzyku obchodzenia sankcji.

3) Klauzule umowne: zakaz obchodzenia, prawo do wstrzymania świadczeń
Dodaj postanowienia sankcyjne (end-use, end-destination, audyt). Ustal procedurę wypowiedzenia lub zawieszenia, jeśli pojawi się wpis na listę albo dojdzie do naruszenia zakazów. Dokumentuj decyzje na podstawie właściwych przepisów (art. …) i zgodnie z warunkami przewidzianymi w reżimach UE/ONZ.

4) Kontrole towarów i usług: dual-use, tranzyt i państwo przeznaczenia
W logistyce weryfikuj procedurę tranzytu i procedurę tranzytu towarów – liczy się cała trasa, także gdy tylko część trasy przewozu towarów przebiega przez obszar celny Unii Europejskiej. Sprawdzaj miejsce końcowego przeznaczenia towarów, aby uniknąć „przekierowań” po odprawie.

5) Blokady płatności i workflow w systemach finansowo-księgowych
Wprowadź reguły blokad dla transakcji finansowych oraz zamrożenia środków finansowych po wykryciu alertu. Każdą decyzję należy móc udokumentować (kto, kiedy, dlaczego). Pamiętaj, że naruszenia sankcji mogą skutkować karą pieniężną i odpowiedzialnością karną.

6) Governance: Sanctions Officer, rejestr decyzji, ścieżki eskalacji
Wyznacz właściciela procesu (Sanctions Officer), zbuduj rejestr decyzji i matrycę odpowiedzialności. Uporządkuj współpracę z organami właściwymi; model zarządzania powinien ustanawiać mechanizmy koordynacji i jasno określać kontakt z ministrem właściwym do spraw zagranicznych w sytuacjach granicznych.

7) Procedura incydentowa (freeze/hold, notyfikacje, dowody)
Zdefiniuj kroki na wypadek alertu: wstrzymanie świadczeń, zabezpieczenie dowodów, powiadomienia i analiza „w celu określenia” dalszych działań. Ustal obowiązki raportowe (wewnętrzne obowiązki sprawozdawcze) oraz scenariusze dla sporów i zwrotów.

8) Szkolenia dla sprzedaży/zakupów/logistyki/finansów
Szkolenia powinny łączyć sankcje z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Uwzględnij praktykę kontraktową w zakresie prawa gospodarczego (klauzule, odpowiedzialność) oraz case’y „red flags” w łańcuchach dostaw.

9) Spójność z AML/KYC i kontrolami eksportowymi
Zsynchronizuj polityki AML/KYC i eksportowe z sankcjami. Monitoruj zmiany w UE (nowe reżimy, zmiany dyrektywy) i w prawie krajowym (zmiany ustaw, akty wykonawcze), aby zapewnić zgodność z przepisami Unii i uniknąć niespójności.

10) „Day-1 readiness” – gotowość na 30-dniowe vacatio legis
Przygotuj pakiet startowy: politykę sankcyjną, instrukcje, checklisty, klauzule, wzory decyzji. Zadbaj o aktualne listy, mapy ryzyk i szkolenie „on-the-spot”. Pamiętaj, że krajowe rozwiązania mogą być wprowadzane ze względów bezpieczeństwa narodowego i służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, dlatego reakcja musi być szybka.

Wskazówka praktyczna: w branżach wrażliwych (np. energia, komponenty maszyn, wyroby drewniane) kontroluj pochodzenie: państwo pozyskania drewna wykorzystanego, region pozyskania drewna oraz etap wytworzenia produktu drewnianego; w dokumentach wyklucz, by towar nie podlegał odsprzedaży do jurysdykcji ryzykownych.

1) Kontrahenci i listy sankcyjne

• Brak stałego re-screeningu kontrahentów, beneficjentów rzeczywistych i użytkowników końcowych – aktualizacje sankcji UE i unijnych środków są częste.

• Współpraca z łańcuchem pośredników bez weryfikacji, czy ktoś „po drodze” nie jest objęty środkami ograniczającymi – klasyczne obchodzenie sankcji.

• Akceptowanie oświadczeń „na wiarę” zamiast weryfikacji dokumentów; później okazuje się, że druga strona składała fałszywe oświadczenia.

2) Płatności i rozrachunki

• Zlecanie transakcji finansowych bez sprawdzenia, czy bank nie zablokuje przelewu z powodu naruszenia zakazów.

• Brak procedury wstrzymania i ewidencji zamrożonych środków finansowych – bezpośredni wpływ na cash-flow i sprawozdawczość.

• Rozliczanie barteru, kompensat lub „splitowania” płatności w sposób, który w praktyce prowadzi do naruszenia sankcji.

3) Logistyka, tranzyt i cło

• Nieweryfikowanie miejsca końcowego przeznaczenia towarów i państwa przeznaczenia w procedurze tranzytu towarów – nawet jeśli tylko część trasy przewozu towarów przebiega przez obszar celny Unii Europejskiej.

• Niepełne zgłoszenia celne (brak dowodów end-user/end-destination). To prosta droga do zarzutu naruszenia unijnych środków ograniczających.

• Wysyłki na terytorium Federacji Rosyjskiej lub towary z Białorusi (gdzie Białoruś stanowi odrębny reżim) bez weryfikacji sankcji sektorowych i wyjątków na podstawie właściwych przepisów.

4) Dokumentacja i dowody zgodności

• Brak zasady „najpierw dokumenty, potem wysyłka/płatność” – później nie da się wiarygodnie udokumentować działań w celu określenia zgodności.

• Niespójne pliki: kontrakt mówi jedno, faktura i CMR co innego, a INCOTERMS nie pasują do realnej trasy.

• Stosowanie wyjątków bez udokumentowania warunków przewidzianych w reżimie i bez powołania na właściwe podstawy prawne.

5) Polityki i governance

• Polityka sankcyjna istnieje „na papierze”, ale brak realnych ról, ścieżek eskalacji i kontroli – przy incydencie nikt nie wie, kto podjął działania i dlaczego.

• Brak integracji z AML/CTF (przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu) – luki między systemami prowadzą do niedopełnienia obowiązków.

• Pomijanie wymogów na poziomie krajowym (wykazy krajowe, decyzje organów właściwych) przy skupieniu wyłącznie na UE/ONZ.

6) Surowce i branże wrażliwe (case drewno jako przykład)

• Braki w potwierdzeniu pochodzenia: państwo pozyskania drewna wykorzystanego, region pozyskania drewna, etap wytworzenia produktu drewnianego.

• Towary, które miały trafić do bezpiecznego odbiorcy, zostały po fakcie odsprzedane – brak klauzul i monitoringu end-use to czerwona flaga.

7) Księgowość dla spółek – typowe potknięcia

• Brak rezerw i testów utraty wartości dla kontrahentów wysokiego ryzyka; późne ujęcie skutków blokad.

• Niedopełnienie obowiązków sprawozdawczych – brak opisów ryzyk sankcyjnych w notach i sprawozdaniu zarządu.

• Niewłaściwe ujęcie kar: administracyjnie podmioty podlegają karze pieniężnej, a równolegle grozi odpowiedzialność karna (różne reżimy i skutki finansowe).

8) Prawo i koordynacja

• Nieśledzenie zmian w przepisach Unii Europejskiej i zmian dyrektyw oraz ich wdrożeń w ustawach krajowych.

• Brak komunikacji z Krajową Administracją Skarbową i niedopasowanie procesów do „praktyki organów”.

• Pomijanie, że reżimy wynikają również z decyzji organów międzynarodowych – nie tylko UE, ale i ONZ – oraz że krajowe instrumenty mogą działać równolegle, w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji i działań podważających integralność terytorialną.

Jak tego uniknąć (esencja):

• Zaktualizuj polityki, wdroż mechanizmy koordynacji między finansami, logistyką i działem prawnym, a także stały cykl re-screeningu.

• Zabezpieczaj dowody (kontrakty, oświadczenia end-user, trasy, płatności) i w każdym kroku pamiętaj o możliwości nałożenia kary pieniężnej oraz konsekwencjach za naruszenie zakazów.

• Traktuj wyjątki ostrożnie – tylko wtedy, gdy spełnione są wszystkie przesłanki na podstawie właściwych przepisów i da się to jasno udokumentować.

Nowe zasady dotyczą nie tylko transakcji z oczywistych kierunków ryzyka, ale także całych łańcuchów dostaw, dokumentów celnych i usług towarzyszących. Kluczem jest spójny, udokumentowany proces:

• Systematyczny screening (listy UE/ONZ i krajowe) kontrahentów, beneficjentów rzeczywistych i użytkowników końcowych.

• Kontrola płatności i blokady w systemach finansowo-księgowych, z pełnym śladem decyzyjnym.

• Logistyka i cło: trasy, procedury tranzytu, miejsce końcowego przeznaczenia towarów oraz zgodność z reżimami sektorowymi.

• Polityki i szkolenia: zasady end-use/end-destination, klauzule umowne, nadzór i ścieżki eskalacji.

• Sprawozdawczość: właściwe ujawnienia, rezerwy i korekty, aby decyzje były obronione podczas audytu i przed organami.

Dobrze zaprojektowane procedury minimalizują ryzyko kar, blokad płatności i przestojów operacyjnych. To obecnie obowiązkowy element ładu korporacyjnego i bezpiecznego skalowania działalności.