Zatrudniasz żołnierzy? Skorzystaj z ulgi podatkowej od 2025 roku

Od 2025 roku przedsiębiorcy mogą skorzystać z nowej ulgi podatkowej za zatrudnienie żołnierzy obrony terytorialnej i żołnierzy aktywnej rezerwy. To rozwiązanie, które nie tylko wspiera budowę systemu obrony państwa, ale też realnie obniża podstawy opodatkowania firm. Wprowadzenie ulgi ma zachęcać pracodawców do współpracy z osobami pełniącymi służbę wojskową, a także promować aktywność zawodową wśród żołnierzy niezawodowych.

Dzięki temu przedsiębiorcy, którzy zatrudniają żołnierzy w ramach stosunku pracy, mogą pomniejszyć dochód o określoną kwotę – nawet za każdy miesiąc zatrudnienia. W artykule wyjaśniamy, kto może skorzystać z tej preferencji, jakie są warunki i wymagania dokumentacyjne, jak wygląda rozliczenie ulgi, a także jak Finexis i Altera.app wspierają firmy w bezpiecznym wdrożeniu nowych przepisów.

Na czym polega nowa ulga dla przedsiębiorców zatrudniających żołnierzy?

Od 2025 roku obowiązuje nowa ulga podatkowa skierowana do firm, które zatrudniają żołnierzy obrony terytorialnej lub żołnierzy aktywnej rezerwy. Wprowadzenie tego mechanizmu ma na celu zwiększenie liczebności sił zbrojnych, a jednocześnie umożliwienie przedsiębiorcom realnego obniżenia podstawy opodatkowania.

Ulga przysługuje pracodawcom, którzy w ramach stosunku pracy zatrudniają:

• żołnierzy terytorialnej służby wojskowej,

• żołnierzy aktywnej rezerwy,

• absolwentów programu przeszkolenia wojskowego.

W praktyce oznacza to, że za każdego zatrudnionego żołnierza, który spełnia określone kryteria, pracodawca może uzyskać odliczenie określonej kwoty od podstawy opodatkowania. Przepisy dopuszczają odliczenie niezależnie od skali podatkowej, co czyni rozwiązanie atrakcyjnym również dla większych podmiotów.

Co istotne, możliwość skorzystania z ulgi nie jest ograniczona do żołnierzy zawodowych – obejmuje także osoby pozostające w terytorialnej służbie wojskowej oraz żołnierzy pełniących nieprzerwaną służbę w ramach aktywnej rezerwy.

Warto wiedzieć: ulga nie przysługuje automatycznie. W razie żądania organów podatkowych podatnik musi wykazać, że zatrudnienie dotyczyło osoby spełniającej kryteria służby oraz że ulga została naliczona zgodnie z ustaleniami prawa.

Kiedy przedsiębiorcy zatrudniający żołnierzy mogą skorzystać z ulgi?

Ulga skierowana jest do przedsiębiorców zatrudniających żołnierzy obrony terytorialnej, żołnierzy aktywnej rezerwy, a także do firm, które zawierają umowy o pracę z absolwentami programu przeszkolenia wojskowego. Kluczowe jest, by zatrudnienie odbywało się w ramach stosunku pracy, a nie np. na podstawie umowy cywilnoprawnej.

Prawo do skorzystania z odliczenia przysługuje, jeśli spełnione są łącznie następujące warunki:

• żołnierz pełni służbę wojskową w jednostce WOT lub jest wpisany do aktywnej rezerwy,

• stosunek pracy trwa nieprzerwanie przez okres zatrudnienia żołnierzy, określony w przepisach jako minimum 30 dni,

• firma posiada dokumenty potwierdzające status służby danego pracownika (np. zaświadczenie z WKU),

• żołnierz nie jest jednocześnie zawodowym żołnierzem ani funkcjonariuszem innej formacji mundurowej.

Dodatkowo warto zaznaczyć, że ulga podatkowa nie przysługuje automatycznie z dniem zatrudnienia. Pracodawca musi aktywnie wykazać spełnienie wymagań i zastosować odliczenie w rocznym zeznaniu. W przypadku kontroli, na żądanie organów podatkowych, konieczne będzie udokumentowanie prawa do skorzystania z preferencji.

W praktyce oznacza to, że zatrudnienie np. żołnierza wojsk obrony terytorialnej przez co najmniej miesiąc może już dawać prawo do odliczenia określonej kwoty od podstawy opodatkowania – pod warunkiem, że przedsiębiorca prawidłowo rozliczy ulgę i przechowa dokumentację.

O ile można zmniejszyć podatek w przypadku zatrudnienia żołnierza aktywnej rezerwy?

Nowe przepisy wprowadzają możliwość realnego obniżenia kosztów zatrudnienia dzięki odliczeniu określonej kwoty od podstawy opodatkowania. Przedsiębiorcy, którzy zatrudniają żołnierzy aktywnej rezerwy lub żołnierzy terytorialnej służby wojskowej, mogą w rocznym rozliczeniu pomniejszyć dochód o określoną wartość – nawet za każdy miesiąc zatrudnienia.

Kwota odliczenia różni się w zależności od tego, czy żołnierz należy do obrony terytorialnej, czy do aktywnej rezerwy, oraz od długości zatrudnienia:

• za każdy miesiąc zatrudnienia żołnierza przysługuje ulga w określonej kwocie (np. 600 zł – wartość przykładowa),

• ulga przysługuje za nie więcej niż 12 miesięcy rocznie na danego pracownika,

• w przypadku nieprzerwanej służby i potwierdzonego statusu żołnierza można uzyskać preferencję również w kolejnych latach.

Odliczenie działa niezależnie od tego, czy podatnik rozlicza się według skali podatkowej, czy stawki liniowej – to znaczne uproszczenie dla małych i średnich firm. Co ważne, ulga nie zmniejsza kwoty kosztów uzyskania przychodów – stanowi wyłącznie dodatkowe odliczenie od dochodu, co może w wielu przypadkach nie przekroczyć dochodu osiągniętego i w praktyce prowadzić do znacznego zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

Przykład: jeśli Twoja firma zatrudnia dwóch żołnierzy WOT przez cały rok, a każdy z nich uprawnia do ulgi 600 zł miesięcznie, możesz pomniejszyć swój dochód o 14 400 zł w skali roku.

Dzięki temu przedsiębiorcy mają dodatkową motywację, by zatrudnionego żołnierza utrzymać w firmie dłużej – a jednocześnie wspierają struktury obronne państwa i korzystają z narzędzia stworzonego z myślą o prawie przedsiębiorców.

IV. Jak udokumentować zatrudnienie osoby pełniącej służbę wojskową

Jakie dokumenty są wymagane od żołnierza obrony terytorialnej lub aktywnej?

Aby skorzystać z ulgi, nie wystarczy samo zatrudnienie. Przedsiębiorca musi posiadać dokumenty potwierdzające, że zatrudniona osoba pełniła służbę wojskową w ramach terytorialnej służby wojskowej lub była przypisana do aktywnej rezerwy.

Najczęściej akceptowanymi dokumentami są:

• zaświadczenie o odbywaniu służby wydane przez jednostkę wojskową lub właściwe Wojskowe Centrum Rekrutacji (dawne WKU),

• kopia decyzji o powołaniu do aktywnej rezerwy,

• oświadczenie pracownika potwierdzające, że pozostaje on żołnierzem WOT lub rezerwy (z aktualną datą i podpisem),

• inne dokumenty służbowe – na żądanie organów podatkowych podatnik musi je okazać jako dowód spełnienia warunków ulgi.

Dodatkowo należy zadbać o to, by:

• dane z dokumentów były zgodne z danymi osoby zatrudnionej,

• dokumenty obejmowały dokładnie ten okres zatrudnienia żołnierzy, za który przedsiębiorca dokonuje odliczenia,

• dokumentacja była przechowywana przez okres wymagany przepisami – na wypadek kontroli podatkowej.

Ulga powinna być wykazywana w rocznej deklaracji CIT lub PIT – wraz z ewidencją potwierdzającą, że pracownik rzeczywiście w trakcie zatrudnienia pełnił nieprzerwaną służbę w jednej z kwalifikowanych formacji. W razie wątpliwości, żądanie organów podatkowych może obejmować także uzupełnienie dokumentacji lub wyjaśnienia od żołnierza.

Jak przedsiębiorcy zatrudniający żołnierzy mogą promować służbę wśród kadry?

W obliczu obowiązujących przepisów zachęcanie pracowników do podjęcia służby wojskowej – zwłaszcza w ramach terytorialnej służby wojskowej lub aktywnej rezerwy – staje się korzystne nie tylko dla państwa, ale i dla pracodawców. Przedsiębiorcy, którzy promują tę formę zaangażowania obywatelskiego, mogą realnie wpłynąć na zwiększenie liczebności sił zbrojnych, a jednocześnie poprawić wizerunek firmy jako organizacji wspierającej działania obronne kraju.

Korzyści dla firmy:

• Ulga podatkowa za każdego pracownika pełniącego służbę,

• wzrost lojalności kadry – pracownicy czują wsparcie i zrozumienie,

• ułatwienie pozyskiwania absolwentów programu przeszkolenia wojskowego, którzy często posiadają dodatkowe kompetencje organizacyjne,

• większa odporność operacyjna firmy w kryzysowych sytuacjach (żołnierze WOT są przeszkoleni do reagowania pod presją).

Z perspektywy HR warto:

• informować o możliwości służby podczas rekrutacji,

• oferować elastyczne grafiki lub dodatkowe dni wolne związane ze szkoleniami wojskowymi,

• uwzględniać status żołnierza jako dodatkowy atut w wewnętrznych awansach.

Warto też zauważyć, że wielu kandydatów na rynku pracy – w szczególności młodszych – rozważa udział w WOT jako sposób na rozwój. Promując ten kierunek, firma może wyróżnić się na tle konkurencji i przyciągać osoby z silną motywacją, zdyscyplinowane i odporną psychiką.

Przykład: jeśli w Twoim zespole są osoby zainteresowane działaniami społecznymi i państwowymi, zachęcenie ich do udziału w obronie terytorialnej może przynieść podwójny zysk – finansowy (ulga) i kulturowy (motywacja, odpowiedzialność).

Jak Finexis ułatwia rozliczanie ulgi podatkowej związanej z aktywną rezerwą?

Wprowadzenie nowej ulgi podatkowej dla firm zatrudniających żołnierzy obrony terytorialnej i żołnierzy aktywnej rezerwy to nie tylko szansa na oszczędności, ale także dodatkowe obowiązki formalne. Aby skorzystać z ulgi bez ryzyka błędów, warto sięgnąć po sprawdzone wsparcie. Finexis – biuro księgowe specjalizujące się w obsłudze spółek – wraz z platformą Altera.app zapewniają rozwiązanie, które upraszcza proces dokumentowania i rozliczania preferencji podatkowej.

Jak Finexis wspiera rozliczenie ulgi?

• Informujemy, jakie dokumenty są wymagane do skorzystania z ulgi i jak je przygotować,
• Wspieramy w analizie podstawy opodatkowania, by właściwie zastosować odliczenie – niezależnie od tego, czy firma korzysta ze skali podatkowej, czy podatku liniowego,
• Pomagamy przygotować kompletną dokumentację na wypadek żądania organów podatkowych,
• Wskazujemy, jak kontrolować limity, aby odliczenie określonej kwoty nie przekroczyło dochodu osiągniętego, co mogłoby skutkować koniecznością korekty.

Co daje Altera.app w praktyce?

• Automatyczne przypomnienia o terminach – m.in. deklaracji CIT i sprawozdań,
• Możliwość załączania i archiwizacji zaświadczeń o pełnieniu służby przez pracownika,
• Zestawienia i raporty pozwalające na sprawne wykazanie liczby pracowników uprawnionych do ulgi,
• Weryfikacja kompletności dokumentów – system przypomina o brakujących załącznikach i nieuzupełnionych polach powiązanych z ulgą.

Dzięki połączeniu doświadczenia Finexis i technologii Altera.app przedsiębiorcy mogą mieć pewność, że nowa ulga zostanie rozliczona poprawnie, terminowo i zgodnie z przepisami – bez stresu i ryzyka błędów w kontaktach z organami podatkowymi.

Czego powinni unikać przedsiębiorcy zatrudniający żołnierzy WOT lub rezerwy?

Wprowadzenie preferencji dla firm, które zatrudniają żołnierzy obrony terytorialnej lub żołnierzy aktywnej rezerwy, to duża szansa, ale i pułapka dla nieprzygotowanych. W praktyce wiele podmiotów popełnia błędy, które uniemożliwiają skorzystanie z ulgi lub powodują żądanie organów podatkowych o korektę deklaracji.

Oto lista najczęstszych problemów i sposób ich uniknięcia:

❌ Brak potwierdzenia służby

Problem: brak zaświadczenia potwierdzającego, że pracownik pełni służbę wojskową w WOT lub rezerwie.
Rozwiązanie: zawsze żądaj aktualnego dokumentu z Wojskowego Centrum Rekrutacji lub jednostki wojskowej.

❌ Nieprzestrzeganie warunku zatrudnienia w ramach stosunku pracy

Problem: ulga nie przysługuje przy umowach zleceniach, B2B czy kontraktach cywilnoprawnych.
Rozwiązanie: upewnij się, że zatrudnienie żołnierza odbywa się wyłącznie w ramach stosunku pracy.

❌ Zastosowanie ulgi wobec żołnierzy zawodowych

Problem: ulga nie dotyczy żołnierzy zawodowych – tylko niezawodowych w służbie terytorialnej lub rezerwie.
Rozwiązanie: sprawdzaj dokładnie rodzaj służby wpisany w dokumentacji żołnierza.

❌ Błędy w ewidencji księgowej

Problem: błędne wykazanie ulgi w deklaracji CIT lub brak powiązania jej z konkretnym pracownikiem.
Rozwiązanie: prowadź dokładną ewidencję okresu zatrudnienia żołnierzy objętych ulgą oraz przypisuj każdą kwotę do konkretnej osoby.

❌ Przekroczenie dochodu osiągniętego

Problem: odliczenie określonej kwoty przekracza dochód firmy – co może skutkować odrzuceniem rozliczenia.
Rozwiązanie: monitoruj limit – ulga nie może przekroczyć dochodu osiągniętego w danym roku.

Jak przygotować się do wdrożenia ulgi na żołnierzy aktywnej rezerwy?

Nowa ulga dla firm, które zatrudniają żołnierzy obrony terytorialnej lub żołnierzy aktywnej rezerwy, to nie tylko wsparcie państwa w rozbudowie potencjału obronnego, ale także realna korzyść finansowa dla przedsiębiorcy. Warto przygotować się do jej zastosowania z odpowiednim wyprzedzeniem – uporządkować dokumentację, zweryfikować status pracowników, a także przeanalizować, jak odliczenie określonej kwoty wpłynie na firmowy bilans podatkowy.

Wdrożenie ulgi będzie tym łatwiejsze, im lepiej zorganizowane są procesy wewnętrzne – od HR, przez księgowość, aż po ewidencję.

Co warto zrobić już teraz?

• Sprawdź, czy w firmie pracują osoby objęte służbą w WOT lub aktywnej rezerwie,

• Ustal wewnętrzne procedury pozyskiwania zaświadczeń i przechowywania dokumentacji,

• Skonsultuj z księgowym, jak ulga podatkowa wpłynie na podstawy opodatkowania w Twojej firmie,

• Wdróż Altera.app – system, który zautomatyzuje nadzór nad dokumentacją, przypomnieniami i ewidencją ulg.