Zadośćuczynienie za wypadek przy pracy kosztem podatkowym – przełomowy wyrok NSA 2025

Naczelny Sąd Administracyjny po raz pierwszy jednoznacznie potwierdził, że zadośćuczynienie wypłacone pracownikowi za wypadek przy pracy – o ile odpowiedzialność za zdarzenie obciąża zarówno zatrudniającego, jak i poszkodowanego – może stanowić koszt uzyskania przychodu. Wyrok z 18 marca 2025 r. (sygn. II FSK 806/22) przełamuje dotychczasową linię fiskusa, który traktował takie świadczenia jak niedozwolone wydatki podobne do kar pieniężnych.

Rozstrzygnięcie wpisuje się w szerszą dyskusję o granicach ryzyka prowadzenia działalności gospodarczej i o tym, które wydatki związane z ochroną zdrowia pracowników pozostają „związane choćby pośrednio” z przychodem spółki. Sąd podkreślił, że wypłata zadośćuczynienia ma charakter kompensacyjny, a nie penalny, dlatego nie mieści się w katalogu wyłączeń z art. 16 ustawy o CIT. W konsekwencji może pomniejszać koszty podatkowe, jeśli spółka właściwie udokumentuje zdarzenie – od protokołu powypadkowego, przez ugodę, po dowód realizacji przelewu.

W niniejszym artykule wyjaśniamy, jakie warunki należy spełnić, by zaliczyć zadośćuczynienie do kosztów uzyskania, jak poprawnie je zaksięgować oraz w jaki sposób ograniczyć ryzyko sporu z organem skarbowym po stronie przedsiębiorcy. Przybliżamy również kluczowe fragmenty uzasadnienia wyroku, wskazujemy różnice między odszkodowaniem a karą umowną i podpowiadamy, jak uporządkować dokumentację, by w razie kontroli obronić swoje stanowisko.

Naczelny Sąd Administracyjny wydał 18 marca 2025 r. wyrok NSA, w którym stwierdził, że zadośćuczynienie wypłacone pracownikowi z tytułu wypadku przy pracy może stanowić koszt uzyskania przychodu po stronie pracodawcy, jeżeli za zdarzenie współodpowiadają obie strony. Orzeczenie to ma istotne znaczenie dla oceny kosztów podatkowych ponoszonych w normalnym ryzyku prowadzenia działalności gospodarczej.

Stan faktyczny i teza wyroku

Sprawa dotyczyła spółki zajmującej się działalnością produkcyjną; sprawa dotyczyła spółki, która prowadzi działalność gospodarczą w warunkach podwyższonego ryzyka zawodowego. W wyniku wypadku – będącego wynikiem wypadków związanych z naruszeniem zasad BHP podczas wykonywania obowiązków służbowych – pracownik doznał urazu. Na podstawie ugody sądowej firma wypłaciła 120 000 zł zadośćuczynienia oraz zwróciła inne wydatki poniesione przez poszkodowanego.

Fiskus odmówił zaliczenia wypłaty zadośćuczynienia do kosztów uzyskania, powołując się na wyłączenie dotyczące kar umownych. Sąd uznał jednak, że:

• odpowiedzialność pracodawcy opiera się na zasadzie ryzyka (art. 435 k.c.), a zadośćuczynienie ma charakter kompensacyjny, nie penalny;
• świadczenie to pozostaje choćby pośrednio w związku z przychodami – ogranicza spór i dalsze koszty procesu, co jest korzystne stronie przedsiębiorcy;
• nie mieści się ono w katalogu sankcji z art. 16 ust. 1 pkt 22 CIT, dlatego może obniżać koszty podatkowe;
• transakcja nie podlega opodatkowaniu VAT, bo nie występuje ekwiwalentne świadczenie wzajemne.

Dlaczego zadośćuczynienie można zaliczyć do kosztów?

Związek z przychodem i ryzykiem

• Wydatki poniesione na zaspokojenie roszczenia pracownika wynikają z normalnego prowadzenia działalności gospodarczej i związanego z tym ryzyka.

Brak cech kary

• Zadośćuczynienie nie jest karą ani grzywną; służy naprawieniu krzywdy poszkodowanemu pracownikowi.

Dokumentacja jest kluczowa

• Przy podatkowym rozliczeniu liczą się: protokół powypadkowy z opisem przyczyn zdarzenia, ugoda oraz dowód wypłaty.

Warunek współwiny pracodawcy i pracownika

• Odpowiedzialność pracodawcy za wypadek powstaje na zasadzie ryzyka – wystarczy, że zdarzenie nastąpiło „przy pracy”, nawet gdy jego przyczynami zdarzenia były również zaniedbania pracownika.

• Jeżeli w ugodzie lub wyroku sąd jasno wskazano wspólną winę (np. pracownik naruszył procedury, a firma nie zapewniła właściwego nadzoru), zadośćuczynienie wypłacone pracownikowi dotyczy zdarzenia powstałego w normalnym ryzyku prowadzenia działalności gospodarczej.

• W takiej sytuacji wydatek można ujmować w ewidencji kosztów uzyskania przychodu, bo – jak podkreślił Naczelny Sąd Administracyjny – celem wypłaty jest wyrównanie krzywdy, a nie sankcja za naruszenie prawa.

Związek wydatku z przychodem spółki

1. Bezpieczeństwo i ciągłość operacji – szybka wypłata zadośćuczynienia ogranicza ryzyko długiego sporu sądowego, który pochłonąłby dodatkowe koszty podatkowe i odciągnął pracowników od bieżących zadań.
2. Ochrona reputacji – polubowne zakończenie sprawy wzmacnia wizerunek pracodawcy po stronie kontrahentów i inwestorów, co pośrednio wpływa na przychody.
3. Ekonomiczna opłacalność – jednokrotna wypłata jest zazwyczaj tańsza niż suma ewentualnych odsetek i kosztów procesowych, a więc stanowi racjonalny wydatek służący zachowaniu źródła przychodów.
4. Dokumentacja – aby fiskus nie zakwestionował rozliczenia, należy:

• • przechować protokół powypadkowy opisujący obowiązki służbowe i okoliczności zdarzenia,

  • udokumentować wypłaty zadośćuczynienia (potwierdzenia przelewu),

  • zachować kopię ugody lub orzeczenia, gdzie wykazano współwinę oraz kwotę świadczenia.

Niezbędna dokumentacja – od protokołu do ugody

Protokół powypadkowy

• • Opisuje okoliczności zdarzenia, wskazuje przyczyny zdarzenia i potencjalne naruszenie zasad BHP podczas wykonywania obowiązków służbowych.

  • Musi potwierdzać, że wypadek był wynikiem wypadków związanych z normalnym ryzykiem pracy.

Ugoda lub wyrok

• • Jeśli wypłata następuje na podstawie ugody sądowej, dokument powinien precyzować kwotę (np. 120 000 zł zadośćuczynienia) oraz fakt współwiny.

  • Warto dołączyć fragment uzasadnienia wyroku, w którym sąd potwierdza łączną odpowiedzialność.

Dowód wypłaty

• • Polecenie przelewu i potwierdzenie bankowe dla świadczenia wypłaconego pracownikowi (oraz ewentualnych kosztów rehabilitacji).

Konto księgowe, moment ujęcia i VAT

Ocena kosztów podatkowych: jeżeli dokumentacja wskazuje współwinę i brak penalnego charakteru wypłaty, fiskus powinien zaakceptować ujęcie w kosztach podatkowych – zgodnie z linią orzeczniczą, którą otworzył przełomowy wyrok NSA zadośćuczynienie z 18 marca 2025 r.

Zadośćuczynienie a kary umowne – kluczowa różnica

• Odpowiedzialność pracodawcy opiera się na zasadzie ryzyka, więc odszkodowanie i zadośćuczynienie służą naprawieniu szkody; nie mają charakteru sankcyjnego.

• Kary umowne pełnią funkcję dyscyplinującą, dlatego pozostają wyłączone z kosztów uzyskania (art. 16 ust. 1 pkt 22 CIT).

• Przy kwalifikacji wydatku zwróć uwagę, czy świadczenie zostało orzeczone za roszczenia pracownika odnośnie krzywdy, czy jako sankcja za niewykonanie zobowiązania – ta subtelność decyduje o prawie do pomniejszenia kosztów podatkowych.

• Z perspektywy strony przedsiębiorcy najważniejsze jest udowodnienie, że celem wypłaty było zredukowanie ryzyka procesu i dalszych kosztów, czyli typowy wydatek w ramach prowadzenia działalności gospodarczej.

IV. Ryzyka podatkowe i jak się zabezpieczyć

Możliwe stanowiska organów po wyroku – stronie przedsiębiorcy

Organy podatkowe mogą w praktyce badać każdy przypadek zadośćuczynienia indywidualnie. Najczęstsze wątpliwości dotyczą:

1. Charakteru świadczenia – urzędnicy sprawdzają, czy wypłata nie jest ukrytą karą lub dodatkiem do wynagrodzenia. Kluczowe są zapisy ugody i opis zdarzenia w protokole powypadkowym.
2. Związku z przychodem – fiskus może żądać wykazania, że wypłata minimalizowała długotrwałe spory czy koszty procesu. Warto odnotować, jakie koszty zostałyby poniesione w razie braku ugody.
3. Współodpowiedzialności stron – jeśli pełna wina leżała po stronie pracodawcy, organ może próbować wyłączyć wydatek z kosztów uzyskania przychodu, uznając go za następstwo nienależytego prowadzenia zakładu pracy.

Praktyka: dokumentacja powypadkowa powinna jasno wskazywać, że zdarzenie nastąpiło w ramach normalnego ryzyka prowadzenia działalności gospodarczej, a wypłata nastąpiła w celu ograniczenia dalszych roszczeń.

Znaczenie rzetelnej polityki rachunkowości

• Procedura kwalifikacji kosztów – wewnętrzny regulamin powinien opisywać kryteria, według których odszkodowania i zadośćuczynienia podlegają ocenie kosztów podatkowych.

• Archiwizacja dowodów – przechowuj wszystkie dokumenty w jednym repozytorium, aby w razie kontroli łatwo wykazać związek wydatku z wykonywaniem obowiązków służbowych i ryzykiem zawodowym.

• Harmonogram przeglądu – coroczna analiza zdarzeń powypadkowych pomaga oszacować wpływ takich wypłat na przyszłe koszty podatkowe oraz planować rezerwy w budżecie.

• Jednolite konta księgowe – stosowanie odrębnych kont dla zadośćuczynień i kar umownych ułatwia późniejsze podatkowe rozliczenie i eliminuje ryzyko łączenia danych o odmiennym charakterze.

Dzięki jasnym procedurom i kompletnej dokumentacji wydatki poniesione na zadośćuczynienie – wypłacone w związku z odpowiedzialnością pracodawcy o charakterze odszkodowawczym – mogą zostać bezpiecznie ujęte w kosztach uzyskania przychodów, zgodnie z linią wyznaczoną przez przełomowy wyrok z 18 marca 2025 r.

Automatyczne przypisanie kosztów w Altera.app

• Po wgraniu dokumentów — protokołu powypadkowego, ugody lub wyroku oraz potwierdzenia przelewu — każdy plik można oznaczyć kategorią „zadośćuczynienie”. Dzięki temu koszt trafia bezpośrednio do zestawienia kosztów uzyskania przychodu.
• Panel „teczka powypadkowa” pozwala szybko sprawdzić, czy dołączono wszystkie niezbędne skany; minimalizuje to ryzyko braków przy późniejszym podatkowym rozliczeniu.
• Wyszukiwarka po słowach kluczowych (np. nazwisko poszkodowanego pracownika) ułatwia zebranie kompletnej historii wypłat zadośćuczynień w jednym widoku.

Eksport danych i analiza w Finexis

• Jednym kliknięciem generujesz plik CSV z Altera.app, który zawiera kwotę zadośćuczynienia, datę przelewu i adnotację, że wypłata wynikała z odpowiedzialności pracodawcy w ramach normalnego ryzyka prowadzenia działalności gospodarczej.
• Po imporcie do panelu Finexis raport roczny pokazuje procentowy udział tych wypłat w łącznych kosztach podatkowych spółki i pozwala ocenić ich wpływ na wynik finansowy.
• Zestawienie można zestawić z danymi o wypadkach oraz przyczynami zdarzenia, co ułatwia działom HR i BHP planowanie działań prewencyjnych.

Przełomowy wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 18 marca 2025 r. (II FSK 806/22) potwierdził, że zadośćuczynienie wypłacone pracownikowi za wypadek przy pracy – gdy za zdarzenie odpowiadają wspólnie pracodawca i poszkodowany – może obniżać koszt uzyskania przychodu. Sąd uznał, że świadczenie ma charakter odszkodowawczy, wynika z normalnego ryzyka prowadzenia działalności gospodarczej i nie jest sankcją ani karą umowną.

Dla praktyki biznesowej oznacza to, że wydatki te – odpowiednio udokumentowane (protokół powypadkowy, ugoda lub wyrok, potwierdzenie wypłaty) – mogą zostać uwzględnione w kosztach podatkowych. Kluczowe będzie utrzymanie klarownej polityki rachunkowości, rozróżnienie świadczeń od penalnych kar umownych oraz przechowywanie pełnej ścieżki dokumentów.

Elektroniczne repozytoria, takie jak Altera.app, ułatwiają archiwizację dowodów i sprawne księgowanie, a integracja danych przyspiesza dalsze rozliczenia CIT. Dzięki temu przedsiębiorca zyskuje pewność, że podatkowe rozliczenie zadośćuczynień zostanie obronione w razie kontroli.