Użyczenie części budynku a stawka podatku od nieruchomości

Użyczenie części budynku potrafi wyglądać niewinnie, bo formalnie to tylko umowa użyczenia i udostępnienie powierzchni bez czynszu. Problem zaczyna się wtedy, gdy trzeba ustalić, czy i w jakim zakresie zmienia się stawka podatku od nieruchomości dla danej nieruchomości lub jej części. W praktyce kluczowe jest to, jak faktycznie wykorzystywana jest przestrzeń. Szczególnie gdy wchodzi w grę prowadzenie działalności gospodarczej w tej części budynku.

W takim układzie pojawiają się trzy warstwy do ułożenia. Pierwsza to podatek od nieruchomości wynikający z ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, gdzie liczy się między innymi to, kto jest podatnikiem podatku i na kim ciąży obowiązek podatkowy. Najczęściej jest to właściciel, ale są też sytuacje, w których obowiązek może dotyczyć posiadacza, na przykład przy nieruchomościach należących do Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego. Druga warstwa to wątki ewidencyjne, na przykład gdy nieruchomość jest składnikiem majątku firmy, jest ujęta w ewidencji środków trwałych i trzeba spójnie opisać część nieruchomości użyczoną. Trzecia to rozliczenia poboczne. Nieodpłatne użyczenie może rodzić pytania o VAT, w zależności od okoliczności, oraz o przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń w podatku dochodowym. Zwłaszcza gdy pojawiają się wydatki związane z utrzymaniem lokalu albo zwrot kosztów jego używania.

W dalszej części artykułu porządkujemy temat tak, aby było jasne, kiedy użyczenie części budynku wpływa na stawkę, a kiedy nie. Odpowiadamy też na pytania, które najczęściej padają przy zawarciu umowy użyczenia. Szczególnie gdy udostępnienie dotyczy lokalu o mieszanym przeznaczeniu albo części budynku mieszkalnego, w tym lokalu mieszkalnego wykorzystywanego także na cele inne niż mieszkaniowe.

W artykule znajdziesz odpowiedzi na te kwestie: – kiedy i dlaczego powstaje obowiązek podatkowy oraz kto odpowiada za zapłatę podatku, – kiedy część budynku uznaje się za związaną z prowadzeniem działalności gospodarczej i czy wyższa stawka obejmuje całość, czy tylko część faktycznie zajętą, – jaką rolę odgrywa faktyczne bezpłatne używanie oddanej powierzchni, nawet jeśli dokumenty brzmią neutralnie, – jak podejść do rozliczeń, gdy pojawia się nieodpłatne świadczenie albo gdy w praktyce występuje zwrot kosztów, na przykład mediów, – jak uporządkować koszty utrzymania i rozliczyć koszty związane z użyczeniem bez rozjazdów w dokumentach.

Jeśli zależy Ci na spójności rozliczeń i na tym, żeby dane z podatków były zgodne z ewidencją i dokumentami, ten temat warto mieć dopięty od początku. Tak samo jak w obszarach, które na co dzień obejmuje dobrze ustawiona księgowość dla spółek.

Jeśli chcesz ująć temat w jednym zdaniu, w podatku od nieruchomości liczy się przedmiot opodatkowania oraz faktyczny sposób wykorzystywania nieruchomości lub jej części. Nazwa umowy ma znaczenie pomocnicze. Podstawą są przepisy ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.

Żeby ułatwić ocenę, wracają trzy pytania: kto jest podatnikiem, czy pojawia się związek z prowadzeniem działalności gospodarczej oraz czy wyższa stawka dotyczy tylko części, czy szerszego zakresu. – Kto płaci. Zwykle właściciel nieruchomości, a nie osoba, której udostępniono lokal. Wyjątki wynikają z ustawy, w tym dotyczą m.in. określonych przypadków posiadania nieruchomości publicznych. – Co jest opodatkowane. Przedmiotem opodatkowania jest nieruchomość. Dla budynków i lokali podstawą opodatkowania jest powierzchnia użytkowa budynku lub jego części. – Jaka stawka. Zależy od tego, czy dana część jest kwalifikowana jako związana z prowadzeniem działalności gospodarczej. W praktyce znaczenie ma interpretacja ogólna Ministra Finansów i Gospodarki z 27 listopada 2025 r. w sprawie rozumienia pojęcia „gruntów, budynków i budowli związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej”.

Kiedy powstaje obowiązek podatkowy i kto go rozlicza

W podatku od nieruchomości punktem startu jest ustalenie, kto jest podatnikiem i na kim ciąży obowiązek podatkowy. W typowym układzie użyczenia, gdy udostępnienie lokalu jest nieodpłatne, podatnikiem pozostaje właściciel. To oznacza, że to on składa deklarację lub informację, rozlicza zmiany w trakcie roku i dokonuje zapłaty podatku.

W praktyce warto rozdzielić dwie kwestie: – Zawarcie umowy użyczenia porządkuje relacje stron, ale nie przenosi automatycznie obowiązków w podatku od nieruchomości. – Obowiązek podatkowy wynika z tytułu prawnego do nieruchomości i statusu podatnika, a nie z tego, kto faktycznie korzysta z lokalu.

Jeżeli w trakcie roku zmienia się sposób wykorzystania budynku lub jego części, podatek ulega podwyższeniu albo obniżeniu od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła zmiana okoliczności wpływających na opodatkowanie.

Jak rozumieć zajęcie na cele działalności gospodarczej przy części budynku

Najwięcej sporów nie dotyczy samego faktu użyczenia, tylko tego, czy dana część budynku jest traktowana jako związana z prowadzeniem działalności gospodarczej. Kluczowe jest ustalenie, jak faktycznie wykorzystywana jest przestrzeń, a nie to, jak brzmi umowa.

W realnych układach liczą się fakty: – Czy przestrzeń jest wykorzystywana w ramach działalności gospodarczej. – Czy w lokalu odbywa się prowadzenie działalności, na przykład obsługa klientów, praca biurowa albo magazynowanie. – Czy mamy do czynienia z używaniem typowo prywatnym, na przykład na cele osobiste, nawet jeśli właściciel równolegle prowadzi działalność.

Sama konstrukcja cywilnoprawna użyczenia polega na tym, że użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu na bezpłatne używanie oddanej mu w tym celu rzeczy. Tak wynika z art. 710 Kodeksu cywilnego. Dla podatku od nieruchomości to tło. Decydujące znaczenie ma sposób wykorzystania powierzchni.

Kiedy część budynku podlega opodatkowaniu według innej stawki

Podatek od nieruchomości jest podatkiem lokalnym. To gmina ustala stawki w ramach limitów ustawowych, a przepisy ustawowe przesądzają, co i kiedy podlega opodatkowaniu daną kategorią.

W uproszczeniu inna stawka pojawia się zwykle wtedy, gdy: – część budynku mieszkalnego albo lokalu mieszkalnego jest faktycznie wykorzystywana na cele inne niż mieszkaniowe, w szczególności na działalność gospodarczą, – da się funkcjonalnie wyodrębnić część wykorzystywaną inaczej oraz wskazać jej metraż i sposób używania, – zmienia się przeznaczenie w trakcie roku, a rozliczenie uwzględnia moment zmiany okoliczności wpływających na opodatkowanie.

Warto pamiętać o ryzyku praktycznym. Jeżeli organ uzna, że związek z działalnością gospodarczą dotyczy większej powierzchni niż zadeklarowana, może zakwestionować metraż objęty wyższą stawką. Dlatego istotne jest rzetelne opisanie, które pomieszczenia służą celom prywatnym, a które są wykorzystywane w działalności gospodarczej. W tym kontekście interpretacja ogólna Ministra Finansów i Gospodarki z 27 listopada 2025 r. porządkuje sposób rozumienia przesłanek „związania z działalnością”.

Dobra umowa użyczenia nie przesądza automatycznie o stawce w podatku od nieruchomości, ale może dobrze uporządkować sytuację. Zwłaszcza gdy przedmiotem umowy jest jasno opisana część budynku i z dokumentów wynika cel korzystania oraz zasady bezpłatnego używania. W Kodeksie cywilnym punkt wyjścia jest prosty. Użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu, przez czas oznaczony albo nieoznaczony, na bezpłatne używanie oddanej mu w tym celu rzeczy.

Jednocześnie w podatku od nieruchomości podatnikiem najczęściej pozostaje właściciel. W zależności od tytułu prawnego i okoliczności mogą wystąpić wyjątki przewidziane w ustawie. Dlatego przy zawarciu umowy użyczenia warto zadbać o spójność opisu i danych, bo to ułatwia obronę przyjętej kwalifikacji w razie pytań organów podatkowych.

Co w umowie ma znaczenie dla oceny sposobu wykorzystywania powierzchni

Jeżeli użyczenie ma być neutralne dla stawki, w praktyce liczy się to, czy z dokumentów i faktycznego użytkowania wynika brak wykorzystania tej powierzchni na cele związane z działalnością gospodarczą. Sam zapis „nieodpłatnie” to za mało. Decydujące znaczenie ma opis, do czego przestrzeń ma służyć i jak ma być używana.

W umowie najczęściej warto doprecyzować: – czy użyczenie jest na cele mieszkalne, czy na cele inne niż mieszkaniowe, w tym związane z działalnością gospodarczą, – czy dopuszczasz świadczenie usług z tej lokalizacji, nawet okazjonalnie, – kto ponosi media i koszty utrzymania, w tym koszty drobnych napraw, konserwacji oraz inne zwykłe koszty, bo te elementy potrafią później zahaczyć o wątki rozliczeniowe, – czy dopuszczasz oddanie lokalu lub jego części do korzystania osobie trzeciej, bo wtedy w praktyce zmienia się sposób użytkowania i rośnie ryzyko sporu co do kwalifikacji.

Warto też pamiętać o prostym rozróżnieniu. Nieodpłatne użyczenie jest z zasady relacją nieodpłatną w sensie cywilnym, ale podatkowo czasem pojawia się temat zwrotu kosztów albo świadczeń pobocznych. To nie przesądza automatycznie o stawce w podatku od nieruchomości, ale może wpływać na ocenę stanu faktycznego, jeśli w lokalu faktycznie odbywa się prowadzenie działalności.

Jak opisać granice części budynku, aby uniknąć niejasności

W sporach o stawkę problemem rzadko jest sama umowa. Częściej problemem jest brak precyzji, co dokładnie zostało oddane do używania. Gdy mówimy o użyczeniu części budynku, kluczowe jest, żeby dało się jednoznacznie wskazać, jaka część nieruchomości jest użyczona i jak ma się to do całego budynku oraz do przedmiotu opodatkowania.

Najczęściej sprawdza się opis w trzech warstwach: – identyfikacja pomieszczeń, numer, kondygnacja, funkcja, metraż oraz wskazanie, że chodzi o konkretną część nieruchomości, – załącznik w postaci rzutu z zaznaczeniem granic, nawet prosty, byle czytelny, – opis przeznaczenia, na przykład wyłącznie cele mieszkalne, wyłącznie magazyn, wyłącznie biuro, bez obsługi klientów.

Jeżeli mówimy o budynkach mieszkalnych i lokalach mieszkalnych, taki podział funkcji ma szczególne znaczenie, bo w praktyce stawka zależy od tego, czy część mieszkalna nie jest wykorzystywana na cele inne niż mieszkaniowe.

[Miejsce na infografikę/rysunek: Rzut lokalu pokazujący bezpieczny i precyzyjny podział na część mieszkalną oraz część biznesową]

Zmiana sposobu wykorzystywania w trakcie roku, kiedy aktualizować dane

Zmiana sposobu użytkowania w trakcie roku może zmienić wysokość podatku. Co do zasady, gdy w roku podatkowym wystąpi zdarzenie wpływające na wysokość opodatkowania, w szczególności zmiana sposobu wykorzystywania przedmiotu opodatkowania lub jego części, podatek ulega podwyższeniu albo obniżeniu od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło zdarzenie.

To oznacza, że przy użyczeniu i zmianach w używaniu lokalu ważne są dwie daty: – data faktycznej zmiany sposobu korzystania z lokalu, – data, od której zmiana wpływa na rozliczenie podatku, liczona zgodnie z art. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.

W tym miejscu często pojawia się też wątek formularzy i terminów. Dla porządku warto opierać się na aktualnych materiałach informacyjnych dotyczących deklaracji i informacji w podatku od nieruchomości, które opisują momenty powstania obowiązku i zmian wpływających na podatek.

Największe ryzyko pojawia się wtedy, gdy użyczenie części budynku w praktyce staje się miejscem, z którego faktycznie odbywa się prowadzenie działalności gospodarczej. Wtedy gmina może uznać, że ta część jest „zajęta” lub „związana” z prowadzeniem działalności gospodarczej i zastosować stawkę właściwą dla budynków lub ich części związanych z działalnością. W przypadku budynków mieszkalnych znaczenie ma też kategoria „budynków mieszkalnych lub ich części zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej”.

W tle zawsze jest pytanie, czy mamy do czynienia z lokalem mieszkalnym, czy inną kategorią budynku oraz jak ta funkcja zmienia się w czasie. W praktyce liczy się stan faktyczny. Właśnie to porządkuje interpretacja ogólna Ministra Finansów i Gospodarki z 27 listopada 2025 r. dotycząca rozumienia pojęcia „związane z prowadzeniem działalności gospodarczej”.

Warto pamiętać o jednej zasadzie. Sam fakt, że ktoś prowadzi biznes, nie zawsze przesądza automatycznie o stawce dla całego budynku. Decydujące jest, jak konkretnie wykorzystywana jest przestrzeń w danej nieruchomości i czy wykorzystanie ma charakter gospodarczy.

Użytkowanie mieszane, jak rozdzielić funkcje w ramach jednej nieruchomości

Użytkowanie mieszane to najczęstsza sytuacja. Część powierzchni jest wykorzystywana prywatnie, a część w sposób, który można uznać za prowadzenie działalności. Przy takim układzie kluczowe jest rozdzielenie funkcji, bo to wpływa na to, jaka powierzchnia podlega opodatkowaniu wyższą stawką.

Najczęściej pomocne jest rozróżnienie, czy w użyczonej części występują elementy typowe dla działalności, na przykład: – stałe biuro i dokumentacja wykorzystywane w bieżącej pracy, – przyjmowanie klientów lub prowadzenie spotkań biznesowych, – magazynowanie towarów, sprzętu lub materiałów służących sprzedaży albo usługom, – miejsce wykonywania usług, czyli realne świadczenie usług z tej lokalizacji.

Jeżeli mówimy o budynkach mieszkalnych lub lokalach mieszkalnych, rozdzielenie funkcji jest szczególnie ważne. Część mieszkalna nie zawsze traci swój charakter tylko dlatego, że w innym pokoju stoi biurko. Problem zaczyna się wtedy, gdy ta część lokalu jest faktycznie wykorzystywana gospodarczo i da się to wykazać w sposób konkretny.

Współużytkowanie przez różne podmioty, co najczęściej budzi wątpliwości

Przy współużytkowaniu pojawiają się dodatkowe pytania, zwłaszcza gdy jedna osoba jest właścicielem, a korzysta ktoś inny na podstawie umowy użyczenia. Wtedy w praktyce urząd pyta nie tylko o metraż, ale też o to, kto i po co korzysta z powierzchni.

Wątpliwości pojawiają się szczególnie w takich układach: – biorący prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i korzysta z lokalu jak z biura, – biorący działa jako osoba prawna, a lokal jest faktycznym zapleczem operacyjnym, – korzystają różne osoby, i trudno jednoznacznie wskazać, kto wykorzystuje konkretną część, – formalnie jest nieodpłatne użyczenie, ale biorący ponosi media lub inne koszty w sposób, który w praktyce zaczyna przypominać odpłatność.

W takich sytuacjach często wraca porównanie do najmu. Nie dlatego, że użyczenie automatycznie zmienia się w najem, tylko dlatego, że faktyczne korzystanie z lokalu może przypominać typowy model biznesowy. To bywa argumentem dla organów, aby dokładniej przyjrzeć się funkcji lokalu.

Dowody faktycznego sposobu używania, co zwykle przesądza o ocenie

W praktyce to nie zapis w umowie przesądza o stawce, tylko stan faktyczny. Dlatego w sporach o stawkę liczy się to, co da się wykazać jako realny sposób używania. To jest element, który najczęściej podnoszą organy podatkowe, a w razie sporu ciężar argumentacji opiera się na dowodach.

Najczęściej znaczenie mają: – jak oznaczone są pomieszczenia i jaką pełnią funkcję na co dzień, – czy w lokalu są elementy typowe dla prowadzenia biznesu, na przykład stanowiska pracy dla osób trzecich, archiwum firmowe lub magazyn, – czy adres lokalu jest wykorzystywany w rejestrach, korespondencji, umowach, na stronach internetowych lub na dokumentach sprzedażowych, – czy w lokalu widać ślady stałej aktywności gospodarczej, a nie okazjonalnego używania.

Jeżeli sprawa trafia na etap sporu, często pojawiają się odwołania do linii orzeczniczej sądów administracyjnych, w tym do Naczelnego Sądu Administracyjnego. Wtedy najbardziej broni się spójna logika. Co dokładnie jest użyczone, jak jest wykorzystywane, od kiedy i w jakim zakresie.

W praktyce często budynek jest ujęty w ewidencji środków trwałych jako jeden składnik majątku, a jednocześnie dochodzi do udostępnienia lokalu lub jego części na podstawie umowy użyczenia. To nie musi automatycznie zmieniać stawki podatku od nieruchomości, ale może stworzyć ryzyko niespójności między dokumentami a faktycznym wykorzystaniem nieruchomości. W podatku od nieruchomości liczy się sposób wykorzystania budynku lub jego części oraz to, czy są one związane z prowadzeniem działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów i aktualnej praktyki organów.

Czy sposób ujęcia w ewidencji wpływa na stawkę podatku od nieruchomości

Samo ujęcie w ewidencji nie przesądza o stawce. Dla podatku od nieruchomości kluczowe jest to, co stanowi przedmiot opodatkowania i jak jest wykorzystywany. Szczególnie wtedy, gdy w tle pojawia się wykorzystanie na cele działalności gospodarczej.

W praktyce ewidencja ma jednak znaczenie pośrednie, bo urząd porównuje dokumenty i stan faktyczny. Warto też pamiętać o jednej różnicy technicznej. Dla budynków podstawą opodatkowania jest powierzchnia użytkowa, a dla budowli podstawą jest wartość, która odwołuje się do wartości początkowej ustalanej według przepisów o podatkach dochodowych. Dlatego ewidencja środków trwałych jest szczególnie istotna przy budowlach.

Najczęstsze sytuacje, w których powstaje ryzyko niespójności, wyglądają tak: – Jeśli w ewidencji i dokumentach wewnętrznych budynek jest opisany jako wykorzystywany gospodarczo, a w rzeczywistości część służy wyłącznie celom prywatnym, rośnie ryzyko sporu o kwalifikację tej części. – Jeśli część powierzchni jest udostępniona jako nieodpłatne użyczenie, a jednocześnie w tej przestrzeni faktycznie odbywa się świadczenie usług albo inna aktywność gospodarcza, organ może uznać, że ta część powinna być opodatkowana stawką właściwą dla powierzchni związanej z działalnością.

Amortyzacja i zmiana przeznaczenia części budynku, na co uważać

Amortyzacja jest tematem podatku dochodowego, ale w praktyce wpływa na spójność dokumentacji. Jeśli w trakcie roku zmienia się sposób wykorzystania części budynku, warto zadbać, aby dokumenty odzwierciedlały rzeczywistość. W podatku od nieruchomości zmiana sposobu wykorzystania może wpływać na to, jaka część podlega opodatkowaniu określoną stawką.

Najczęstsze punkty zapalne przy użyczeniu to: – użyczenie części budynku mieszkalnego lub lokalu mieszkalnego, a następnie rozpoczęcie działalności w tej części, nawet jeśli początkowo cel był mieszkalny, – sytuacja, w której korzystający ponosi media i inne zwykłe koszty, co bywa mylone z odpłatnością. Cywilnie użyczenie pozostaje nieodpłatne, ale dokumenty powinny jasno pokazywać, kto ponosi koszty i z czego wynika ich rozliczenie, – przejście z użyczenia na najem albo etap, w którym funkcja lokalu staje się w praktyce stricte gospodarcza.

Jak opisać część użyczoną, gdy budynek jest jednym środkiem trwałym

Gdy budynek jest jednym środkiem trwałym, a dochodzi do użyczenia części budynku, kluczowe jest precyzyjne opisanie, jaka część została oddana do używania i w jakim celu. Z perspektywy cywilnej umowa jest prosta. Użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu na bezpłatne używanie oddanej mu w tym celu rzeczy przez czas oznaczony albo nieoznaczony.

Z perspektywy podatku od nieruchomości opis ma znaczenie, bo pomaga obronić tezę, że tylko konkretne pomieszczenia są wykorzystywane gospodarczo, a pozostała część zachowuje funkcję mieszkalną albo inną, która nie uzasadnia zastosowania wyższej stawki.

W praktyce warto: – opisać część nieruchomości w sposób mierzalny, czyli pomieszczenia, metraż, funkcja, – wskazać cel, czyli cele mieszkalne albo inne cele, bo to zwykle determinuje kierunek oceny, – dopilnować, aby opis zgadzał się z rzeczywistym użytkowaniem, bo w sporze liczy się stan faktyczny, a nie sama nazwa umowy.

Użyczenie kojarzy się głównie z podatkiem od nieruchomości, ale w praktyce czasem pojawia się też pytanie o VAT. Nie dlatego, że sama umowa użyczenia automatycznie „wywołuje VAT”, tylko dlatego, że w VAT liczy się to, czy mamy do czynienia z odpłatnym świadczeniem usług albo z sytuacją, w której nieodpłatne udostępnienie jest zrównane z odpłatnym świadczeniem usług na podstawie art. 8 ustawy o VAT.

Kiedy analizuje się świadczenie nieodpłatne i jakie są typowe ryzyka

W ustawie o VAT pojęcie świadczenia usług jest szerokie. Przepisy przewidują też sytuacje, w których nieodpłatne świadczenie jest traktowane jak odpłatne. Najczęściej w praktyce wchodzą w grę dwa mechanizmy z art. 8 ust. 2 ustawy o VAT: – użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, jeżeli przy ich nabyciu lub wytworzeniu podatnikowi przysługiwało w całości lub w części prawo do odliczenia VAT (to istotne zwłaszcza wtedy, gdy udostępniany budynek lub jego część jest składnikiem majątku wykorzystywanym w działalności), – nieodpłatne świadczenie usług do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, w tym na cele osobiste.

W kontekście użyczenia najczęściej rozważa się takie scenariusze: – udostępnienie przestrzeni ma charakter stricte prywatny lub jest do celów innych niż działalność gospodarcza, a jednocześnie udostępniana nieruchomość jest składnikiem majątku wykorzystywanym w działalności, zwłaszcza gdy po stronie udostępniającego występowało prawo do odliczenia VAT od wydatków związanych z tą częścią, – użyczona część jest wykorzystywana w sposób mieszany i trudno wykazać, że służy celom związanym z działalnością gospodarczą udostępniającego, – poza samym użyczeniem pojawiają się dodatkowe elementy, które mogą wyglądać jak usługa wykonywana „w pakiecie”, na przykład stała obsługa, recepcja lub zorganizowane zaplecze.

Media i opłaty przy użyczeniu, jak podejść do dokumentów i rozliczeń

W praktyce najwięcej zamieszania robią koszty eksploatacyjne. Samo to, że biorący pokrywa media, nie musi zmieniać charakteru umowy użyczenia w sensie cywilnym. Podatkowo warto jednak pilnować, czy model rozliczeń nie zaczyna wyglądać jak wynagrodzenie za korzystanie z lokalu, bo wtedy łatwiej o pytania, czy w rzeczywistości nie doszło do odpłatnego udostępnienia.

Warto rozdzielić dwie rzeczy: – zwrot kosztów mediów i kosztów bieżących, jeżeli jest udokumentowany i odpowiada rzeczywistym wydatkom, – sytuację, w której płatności są ustalone ryczałtowo i w praktyce przypominają czynsz, jaki wystąpiłby przy standardowej umowie najmu.

Ten drugi wariant częściej prowokuje pytania o to, czy w rzeczywistości nie doszło do odpłatnego udostępnienia, a więc do czynności opodatkowanej VAT.

Jakie elementy dokumentacji są kluczowe przy ewentualnych pytaniach urzędu

Jeżeli temat VAT w ogóle się pojawi, urząd zwykle pyta o spójność dokumentów i o faktyczny przebieg rozliczeń. Najczęściej chodzi o: – treść umowy i opis celu używania, w tym zakres udostępnienia, – zasady rozliczania mediów i innych opłat oraz to, czy są one kalkulowane kosztowo, czy w praktyce mają cechy „czynszowe”, – dowody faktycznego wykorzystania lokalu, szczególnie gdy pojawia się wątek celów osobistych albo świadczeń pobocznych.

Podstawą do oceny, czy nieodpłatne udostępnienie może być uznane za odpłatne świadczenie usług, są przesłanki wskazane w art. 8 ustawy o VAT, w szczególności art. 8 ust. 2.

Użyczenie ma charakter nieodpłatny w sensie cywilnym, ale w podatku dochodowym czasem pojawia się pytanie, czy po stronie korzystającego powstaje przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń. To zależy od realiów danej sytuacji oraz od tego, kto korzysta z lokalu i w jakim celu. Zasady rozpoznawania przychodów z nieodpłatnych świadczeń wynikają z ustaw o podatku dochodowym. Osobno dla podatników CIT i osobno dla podatników PIT.

Przychód z nieodpłatnych świadczeń, kiedy może się pojawić w praktyce

Jeżeli w relacji stron występuje nieodpłatne świadczenie, organy analizują, czy po stronie korzystającego pojawia się korzyść majątkowa, którą da się wycenić. W praktyce punktem odniesienia jest zwykle wartość rynkowa takiego świadczenia. Często opisuje się to jako równowartość czynszu, który obowiązywałby przy odpłatnym udostępnieniu podobnej powierzchni.

Warto też rozróżnić sytuacje: – czyste nieodpłatne użyczenie, gdy korzystający nie płaci wynagrodzenia za korzystanie z lokalu, a jedynie zwraca uzgodnione i realne koszty eksploatacyjne wynikające z umowy, – model, w którym pojawiają się elementy częściowej odpłatności, gdy płatności nie odpowiadają kosztom i zaczynają przypominać opłatę za korzystanie, – układ, który w praktyce zaczyna wyglądać jak najem, nawet jeśli strony nazwały dokument inaczej. W takich przypadkach ryzyko podatkowe zwykle rośnie.

Samo zawarcie umowy użyczenia i fakt, że korzysta inny podmiot, nie przesądza jeszcze o przychodzie. Znaczenie ma cel i sposób korzystania z lokalu. Szczególnie wtedy, gdy przestrzeń jest wykorzystywana gospodarczo, a nie na cele osobiste.

Na marginesie, w rozmowach o użyczeniu między osobami prywatnymi często pada pytanie o grupy podatkowe, na przykład II grupę podatkową albo III grupę podatkową. Te grupy pochodzą z ustawy o podatku od spadków i darowizn. Jednocześnie w PIT występuje zwolnienie, które odwołuje się do I i II grupy podatkowej. Dotyczy ono wartości świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń otrzymanych od osób zaliczonych do tych grup, z zastrzeżeniami wskazanymi w ustawie. Dlatego przy relacjach prywatnych grupy podatkowe mogą mieć znaczenie dla PIT. Nie rozstrzygają jednak automatycznie każdej sytuacji. W przypadku podatników CIT ta logika zwolnienia z PIT nie ma zastosowania.

Wydatki na utrzymanie budynku przy użyczeniu części, jak je kwalifikować

W praktyce najwięcej wątpliwości budzą wydatki związane z utrzymaniem lokalu, gdy następuje udostępnienie lokalu i strony ustalają, kto ponosi opłaty. W umowie można uregulować, jakie koszty ponosi biorący.

Najczęściej spotykane koszty przy użyczeniu to: – media i opłaty eksploatacyjne, – zwykłe koszty utrzymania, potocznie opisywane jako bieżące opłaty, – koszty drobnych napraw i koszty konserwacji, jeżeli strony tak ustalą, – koszty cykliczne, które trzeba jasno odróżnić od opłaty za korzystanie.

Jeżeli koszty są rozliczane ryczałtowo i oderwane od realnych wydatków, łatwo o wniosek, że to już nie jest wyłącznie zwrot kosztów, tylko element odpłatności. Wtedy wracają równolegle wątki VAT i podatku dochodowego, a nie tylko podatku od nieruchomości.

Spójność dokumentów i rozliczeń, jak uniknąć rozjazdów w danych

Najbezpieczniej działa podejście spójne. Opisujesz, co jest oddane do używania, po co i na jakich zasadach. Potem dokumenty i rozliczenia potwierdzają ten sam stan faktyczny. To ma duże znaczenie, gdy pojawiają się pytania z urzędu.

W praktyce pomaga dopilnowanie trzech obszarów: – zgodność między umową, opisem funkcji lokalu i tym, jak lokal jest faktycznie używany, – zgodność między rozliczeniami kosztów a zapisami umowy, tak aby nie tworzyć niezamierzonej odpłatności, – spójność między podatkami, zwłaszcza gdy równolegle pojawia się podatek od nieruchomości, wątki VAT i ujęcie przychodów w podatku dochodowym. Pytania organów bardzo często wynikają z niespójności danych, a nie z samego faktu zawarcia umowy.

Podsumowanie

Użyczenie samo w sobie nie przesądza o stawce. W praktyce o rozliczeniu decyduje to, jak faktycznie wykorzystywana jest część budynku oraz czy występuje związek z prowadzeniem działalności gospodarczej. – Podatek od nieruchomości opiera się na tym, kto jest podatnikiem oraz jaki jest przedmiot opodatkowania w danej nieruchomości. – Umowa porządkuje relacje stron, ale urząd ocenia przede wszystkim stan faktyczny i sposób używania lokalu. – Przy użytkowaniu mieszanym kluczowe jest wyraźne rozdzielenie funkcji i metrażu, bo to ogranicza ryzyko objęcia wyższą stawką większej powierzchni, niż wynika z faktycznego wykorzystania. – W tle mogą pojawić się wątki VAT i podatku dochodowego. Zwłaszcza gdy rozliczenia kosztów zaczynają przypominać odpłatność albo gdy pojawia się ryzyko przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń.