Ulga na bezpieczeństwo 2025 – jak odliczyć 200% kosztów i zabezpieczyć firmę?

W 2025 roku pojawiła się propozycja nowej preferencji podatkowej, która może istotnie wpłynąć na sposób planowania inwestycji w firmie – mowa o uldze na bezpieczeństwo. Projekt ustawy zakłada możliwość odliczenia aż 200% kosztów kwalifikowanych związanych z poprawą bezpieczeństwa w miejscu pracy, takich jak zakup sprzętu, szkolenia czy wyposażenie ratunkowe.

To realna szansa na zmniejszenie obciążeń podatkowych, przy jednoczesnym podniesieniu standardów ochrony w firmie. Dla wielu przedsiębiorstw może to być również dodatkowy impuls do wdrożenia rozwiązań zgodnych z wymogami BHP i przepisami o ochronie zdrowia pracowników – a także sposobność do powiązania inwestycji z innymi ulgami podatkowymi.

W niniejszym artykule wyjaśniamy, na czym polega planowana ulga, jakie wydatki poniesione będą podlegać odliczeniu, kogo obejmie nowe rozwiązanie oraz jak skutecznie przygotować firmę – od strony księgowej, prawnej i operacyjnej – by w pełni wykorzystać potencjał tego mechanizmu. Przedstawiamy też rolę Finexis i aplikacji Altera.app jako wsparcia w rozliczaniu, ewidencji i kontroli podstawy opodatkowania.

Ulga na bezpieczeństwo to nowy projekt legislacyjny, którego celem jest zachęcenie przedsiębiorców do inwestowania w rozwiązania zwiększające bezpieczeństwo w miejscu pracy. Zgodnie z założeniami opracowanymi przez Krajową Izbę Doradców Podatkowych, podatnicy zyskaliby możliwość odliczenia od podstawy opodatkowania nawet 200% wydatków poniesionych na określone środki i działania prewencyjne.

Co istotne, propozycja ta wpisuje się w szerszy trend wspierania działalności gospodarczej poprzez system ulg podatkowych, mających stymulować rozwój, poprawę warunków pracy i innowacyjność. W praktyce oznacza to, że określone koszty kwalifikowane związane z bezpieczeństwem – np. szkolenia, sprzęt czy materiały edukacyjne – mogłyby zostać uwzględnione przy obliczaniu podatku dochodowego.

Planowana ulga ma być dostępna zarówno dla osób fizycznych, jak i osób prawnych, co czyni ją uniwersalnym rozwiązaniem dla różnych form prowadzenia biznesu. Zastosowanie odliczenia może realnie obniżyć zobowiązania podatkowe, a tym samym przyczynić się do poprawy płynności finansowej firmy.

W kontekście optymalizacji podatkowej istotne będzie także precyzyjne określenie, jakie wydatki związane z bezpieczeństwem będą kwalifikowane do ulgi oraz jak prawidłowo udokumentować je w zeznaniu rocznym. Już na etapie projektu podkreśla się rolę rzetelnego księgowania i prowadzenia ewidencji – dlatego współpraca z profesjonalnym biurem rachunkowym może być kluczowa.

Zgodnie z założeniami projektu, ulga na bezpieczeństwo ma objąć szeroki zakres wydatków, które realnie przyczyniają się do poprawy warunków pracy i ograniczania ryzyk w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej. Odliczeniu mają podlegać tzw. koszty kwalifikowane, czyli te, które spełniają określone kryteria i są odpowiednio udokumentowane.

Zakup sprzętu związanego z bezpieczeństwem, oraz koszty uzyskania przychodów poniesionych przez firmy

Do kosztów możliwych do odliczenia zalicza się zakup sprzętu specjalistycznego, takiego jak:

• systemy alarmowe i przeciwpożarowe,

• czujniki dymu i gazu,

• zamki bezpieczeństwa i urządzenia kontroli dostępu,

• urządzenia peryferyjne służące do monitoringu i nadzoru.

Tego typu wydatki mogą stanowić element kosztów uzyskania przychodów poniesionych, o ile zostaną właściwie sklasyfikowane w dokumentacji księgowej oraz będą służyły zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów ewidencjonowanych.

Szkolenia pracowników z zakresu BHP i pierwszej pomocy jako element działalności badawczo rozwojowej

W projekcie uwzględniono również wydatki poniesione na rozwój kompetencji zespołu. Wśród nich znajdują się:

• kursy z zakresu BHP,

• szkolenia z udzielania pierwszej pomocy,

• działania zwiększające świadomość zagrożeń.

W przypadku firm realizujących prowadzeniem prac badawczo rozwojowych, te działania mogą być powiązane także z polityką bezpieczeństwa przy testowaniu rozwiązań technologicznych, co może być dodatkowym argumentem przy wnioskowaniu o odliczenie.

Wyposażenie ratunkowe i środki trwałe zaliczane do kosztów uzyskania

Oprócz sprzętu i szkoleń, odliczeniu mogą podlegać również:

• plecaki ratunkowe i torby medyczne,

• stacjonarne zestawy ratownicze,

• materiały eksploatacyjne i środki ochrony indywidualnej.

Warto pamiętać, że koszty uzyskania związane z bezpieczeństwem muszą mieć charakter udokumentowany – zarówno pod kątem zakupu, jak i ich faktycznego użycia w przedsiębiorstwie.

Projekt ulgi na bezpieczeństwo został zaprojektowany w sposób inkluzywny – zakłada dostępność zarówno dla osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jak i dla większych podmiotów, w tym spółek prawa handlowego oraz podmiotów posiadających status centrum badawczo rozwojowego. To otwiera szerokie możliwości zastosowania odliczeń podatkowych w różnych modelach biznesowych.

W praktyce z ulgi będą mogły skorzystać:

• osoby rozliczające się według skali podatkowej, podatkiem liniowym lub ryczałtem (w zależności od finalnych zapisów ustawy),

• przedsiębiorcy inwestujący w sprzęt specjalistyczny oraz wydatki związane z poprawą bezpieczeństwa miejsca pracy,

• firmy zatrudniające innowacyjnych pracowników, których przeszkolenie jest częścią strategii zarządzania ryzykiem,

• podmioty działające w ramach polskiej strefy inwestycji, które zobowiązane są do utrzymania określonych standardów BHP.

Kluczowe będzie jednak spełnienie wymogów formalnych – m.in. udokumentowanie wydatków w ewidencji sprzedaży, ich prawidłowa klasyfikacja jako kosztów uzyskania oraz zgodność ze wskazanym w ustawie katalogiem informacyjnym.

Dodatkowo, warto zwrócić uwagę, że wykorzystanie tej ulgi nie wyklucza korzystania z innych rozwiązań, takich jak ulga badawczo rozwojowa czy odliczenia z tytułu kwalifikowanych praw własności intelektualnej. Konieczne będzie jednak zachowanie ostrożności, by uniknąć podwójnego rozliczenia tych samych wydatków poniesionych.

IV. Jak przygotować firmę – dokumentacja, koszty wspierane przez księgowość?

Skuteczne skorzystanie z ulgi na bezpieczeństwo będzie wymagało nie tylko poniesienia odpowiednich wydatków, ale również ich prawidłowego udokumentowania oraz ujęcia w księgach. W tym kontekście rola doświadczonego biura rachunkowego jest nie do przecenienia – szczególnie w firmach łączących inwestycje w bezpieczeństwo z działalnością badawczo.

Kluczowe kroki przygotowawcze:

1. Audyt bezpieczeństwa i potrzeb inwestycyjnych – ocena obecnych rozwiązań i identyfikacja obszarów wymagających poprawy.
2. Opracowanie planu wdrożenia – wskazanie niezbędnych inwestycji w sprzęt specjalistyczny, szkolenia oraz działania prewencyjne.
3. Przygotowanie budżetu i harmonogramu – określenie wielkości i momentu poniesienia wydatków.
4. Prowadzenie pełnej dokumentacji – każda faktura, umowa czy protokół przekazania środka trwałego powinny być ujęte w ewidencji.
5. Weryfikacja wydatków pod kątem zgodności z ustawą – pomocna będzie tu znajomość przepisów o kosztach uzyskania przychodów poniesionych.

Współpraca z księgowością i rola automatyzacji

Firmy prowadzące również projekty badawcze lub łączące bezpieczeństwo z przygotowaniem nowych produktów, mogą mieć możliwość dodatkowych odliczeń – np. w ramach ulgi badawczo rozwojowej. Kluczowe jest, aby wszelkie wydatki związane z poprawą bezpieczeństwa były prawidłowo sklasyfikowane – czy to jako koszty operacyjne, czy inwestycyjne.

Właśnie w tym miejscu z pomocą przychodzi Finexis – biuro, które nie tylko zajmuje się księgowością dla spółek, ale wspiera ją technologią. Dzięki aplikacji Altera.app możesz:

• dodawać dokumenty w czasie rzeczywistym,
• przypisywać wydatki do projektów i kategorii,
• korzystać z analiz wspierających optymalizację podstawy opodatkowania.

To znacząco upraszcza proces przygotowania do rozliczeń oraz zwiększa Twoją gotowość na ewentualne pytania ze strony organów podatkowych.

Jednym z elementów strategii bezpieczeństwa, który może pozytywnie wpłynąć na zakres odliczeń, jest inwestowanie w zespół – zwłaszcza jeśli chodzi o innowacyjnych pracowników. Choć sama ulga na bezpieczeństwo koncentruje się przede wszystkim na fizycznych środkach ochrony i szkoleniach, to jakość i kwalifikacje zatrudnionych osób mogą mieć znaczenie pośrednie, szczególnie w firmach łączących bezpieczeństwo z pracami rozwojowymi lub projektami badawczymi.

Gdzie kompetencje kadry wpływają na ulgę?

• Przy opracowywaniu i wdrażaniu nowych standardów bezpieczeństwa wewnętrznego.

• Podczas testowania prototypów zabezpieczeń w środowiskach przemysłowych lub biurowych.

• W przypadku integracji z ulgami powiązanymi – np. ulga badawcza czy odliczenia związane z kwalifikowanymi prawami własności intelektualnej.

Zatrudnienie specjalistów, którzy realnie angażują się w rozwój standardów bezpieczeństwa, może oznaczać wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w proces, które – w określonych warunkach – również podlegają odliczeniu. Szczególnie, gdy stanowią one element składowy kosztów projektów realizowanych w ramach ulgi.

Jak to rozliczyć?

Ważne jest prowadzenie ewidencji czasu pracy, wykazanie, że działania danego pracownika wpisują się w proces poprawy bezpieczeństwa oraz ich powiązanie z dokumentacją księgową. W tym kontekście pomocna będzie:

• szczegółowa dokumentacja projektowa,

• raportowanie zadań,

• bieżąca współpraca z biurem księgowym.

Dzięki Finexis oraz Altera.app możesz nie tylko rozliczyć wynagrodzenia pracowników, ale także:

• przypisać ich do odpowiednich kategorii kosztowych,

• kontrolować czas pracy przeznaczony na konkretne działania,

• przygotować dokumentację do zeznania rocznego, zawierającą wszystkie elementy zgodne z wymogami fiskalnymi.

Inwestycje w bezpieczeństwo firmy mogą obejmować nie tylko sprzęt, szkolenia i systemy prewencyjne, ale również działania związane z ochroną know-how oraz rezultatów wdrożeń. Coraz więcej przedsiębiorstw, wdrażając nowe produkty czy rozwiązania z zakresu BHP, decyduje się na uzyskanie praw ochronnych, które zabezpieczają ich nakłady i gwarantują przewagę konkurencyjną.

Co można chronić?

W ramach odliczeń związanych z bezpieczeństwem, mogą pojawić się wydatki poniesione na:

• zgłoszenia wzorów przemysłowych lub użytkowych związanych z elementami systemów bezpieczeństwa (np. nietypowe zamki bezpieczeństwa),

• dokumentację i opłaty za patenty na nowatorskie rozwiązania techniczne,

• opracowanie i zgłoszenie programu komputerowego służącego do monitorowania lub ewidencji zagrożeń,

• ochronę znaków towarowych związanych z marką systemu zabezpieczeń.

Te działania wpisują się często w szerszy kontekst zastosowań przemysłowych, a ich ochrona wiąże się z kosztami prawnymi i proceduralnymi, które mogą być zakwalifikowane jako koszty uzyskania lub element inwestycji możliwej do odliczenia w podatku dochodowym.

Jak klasyfikować wydatki?

Uzyskanie kwalifikowanych praw własności intelektualnej wymaga spełnienia określonych warunków – zarówno formalnych, jak i księgowych. Kluczowe będzie:

• powiązanie działań z prowadzoną działalnością gospodarczą,

• odpowiednia klasyfikacja jako wartości niematerialnych i prawnych,

• ewidencjonowanie kosztów zgodnie z przepisami o obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży i poszczególnych pozycji majątkowych.

Wprowadzenie ulgi na bezpieczeństwo oznacza nie tylko nowe możliwości podatkowe, ale także wyzwania związane z ich prawidłowym wykorzystaniem. Kluczowe będzie precyzyjne zarządzanie dokumentacją, ewidencjonowanie wydatków związanych z bezpieczeństwem oraz właściwa klasyfikacja kosztów pod kątem zgodności z przepisami o podatku dochodowym, obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży, a także zasadach ogólnych ustawy o PIT i CIT.

Dlaczego warto skorzystać z Finexis?

Finexis to biuro rachunkowe specjalizujące się w księgowości dla spółek, które łączy ekspercką wiedzę z nowoczesnym podejściem do finansów. Nasz zespół nie tylko pomaga w codziennym prowadzeniu ewidencji, ale także wspiera klientów w przygotowaniu do rozliczenia ulg podatkowych – w tym również nowych rozwiązań, takich jak ulga na bezpieczeństwo.

W ramach współpracy możesz liczyć na:

• weryfikację dokumentacji pod kątem kwalifikowalności kosztów,
• doradztwo w zakresie strategii podatkowej i obniżenia obciążeń podatkowych,
• pomoc w przygotowaniu zeznania rocznego z uwzględnieniem kwoty odliczenia,
• monitoring terminów i zgodności z wymaganiami organów podatkowych.

Jak działa Altera.app?

Nowoczesna księgowość to nie tylko zespół ekspertów, ale też technologia, która pozwala działać szybciej, precyzyjniej i bez błędów. Dlatego Finexis oferuje dostęp do autorskiej aplikacji Altera.app, która automatyzuje wiele kluczowych procesów.

Z pomocą Altera.app możesz:

• łatwo przypisywać dokumenty do kategorii kosztowych (np. sprzętu specjalistycznego),
• kontrolować wydatki poniesione na konkretne działania związane z bezpieczeństwem,
• prowadzić cyfrową ewidencję zgodną z wymaganiami prawa,
• przygotowywać dane do analiz w zakresie podstawy opodatkowania i wysokości odliczenia.

Dzięki połączeniu rzetelnej obsługi księgowej i inteligentnego narzędzia online, Finexis i Altera.app pomagają nie tylko skorzystać z ulgi, ale także realnie zwiększyć przychody, optymalizując procesy księgowe i podatkowe.

Czy ulga na bezpieczeństwo już obowiązuje?

Nie. Na dzień publikacji artykułu ulga pozostaje na etapie projektu. Jej wdrożenie zależy od decyzji ustawodawcy. Warto jednak przygotować firmę z wyprzedzeniem, m.in. porządkując dokumentację i analizując przyszłe wydatki związane z bezpieczeństwem.

Jakie wydatki będzie można odliczyć?

Ulga ma objąć m.in. sprzęt specjalistyczny, szkolenia BHP, wyposażenie ratunkowe, a także działania edukacyjne i organizacyjne zwiększające bezpieczeństwo w miejscu pracy. Możliwe będzie również odliczenie niektórych kosztów związanych z przygotowaniem strony internetowej czy ochroną własności intelektualnej, jeśli są powiązane z procesem zabezpieczania firmy.

Czy mogę łączyć ulgę na bezpieczeństwo z innymi ulgami?

Tak, jednak z ograniczeniami. Ulga może współistnieć np. z ulgą badawczo rozwojową, ale trzeba unikać podwójnego rozliczania tych samych kosztów. Wymagana jest dokładna analiza księgowa oraz rzetelne prowadzenie dokumentacji w systemie finansowym firmy.

Czy z ulgi skorzystają tylko spółki?

Nie – projekt zakłada dostępność również dla osób fizycznych, w tym prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Kluczowe będzie jednak prawidłowe rozliczenie kosztów oraz zgodność działań z zakresem ustawy.

Czy muszę posiadać status centrum badawczo-rozwojowego, aby skorzystać z ulgi?

Nie. Chociaż status centrum badawczo rozwojowego może zwiększyć zakres kwalifikowalnych kosztów, nie jest wymagany do skorzystania z ulgi na bezpieczeństwo. Wystarczy, że poniesione wydatki będą spełniały warunki określone w przepisach.

Ulga na bezpieczeństwo to nie tylko korzystna propozycja fiskalna, ale też impuls do wprowadzenia realnych zmian w funkcjonowaniu firmy. W obliczu rosnących wymagań dotyczących ochrony zdrowia i życia pracowników, inwestycje w sprzęt, szkolenia czy procedury prewencyjne stają się nieodzownym elementem odpowiedzialnego zarządzania.

Możliwość odliczenia aż 200% kosztów uzyskania przychodów poniesionych w związku z poprawą bezpieczeństwa może realnie obniżyć zobowiązania podatkowe i zapewnić przewagę konkurencyjną – zwłaszcza jeśli działania te będą powiązane z innowacjami, przygotowaniem nowych produktów lub wdrażaniem projektów badawczo-rozwojowych.

Aby jednak w pełni wykorzystać potencjał ulgi, niezbędna jest profesjonalna obsługa księgowa oraz nowoczesne narzędzia wspierające zarządzanie finansami. Finexis, specjalizujące się w księgowości dla spółek, wraz z aplikacją Altera.app, zapewnia kompleksowe wsparcie w dokumentowaniu, klasyfikowaniu i raportowaniu wydatków związanych z bezpieczeństwem – zgodnie z obowiązującymi przepisami i praktykami rynkowymi.

Zadbaj o bezpieczeństwo swojej firmy – i nie płać więcej podatków niż to konieczne.