Rewolucja w e-usługach KAS: KSeF, Centrum Transparentności i inne zmiany zapowiedziane przez Ministerstwo Finansów

W marcu 2025 r. Ministerstwo Finansów ogłosiło przełomowy projekt nowelizacji ustawy, który ma zdynamizować transformację cyfrową w obszarze podatków i finansów. Główny akcent położono na rozbudowę narzędzi, z których korzysta krajowa administracja skarbowa, aby przedsiębiorcy mogli w jeszcze większym stopniu używać e rozwiązań przy generowaniu faktur elektronicznych. Dla pozostałych przedsiębiorców – zarówno tych płacących podatek VAT, jak i podatników zwolnionych – zapowiedziane zmiany oznaczają nowe wyzwania, a także nowe możliwości.

Kluczowymi celami reformy są:

• uproszczenie procesu księgowania,
• większa transparentność i skrócenie procedur w obrocie gospodarczym,
• ujednolicenie zasad, jakie musi spełnić faktura sprzedaży bądź faktura papierowa (w tym data wygenerowania, obowiązkowe pola i informacje o odbiorcy faktury).

Zapowiedziano też wsparcie z funduszy publicznych oraz z programów unijnych, które pozwolą firmom dostosować się do tych regulacji w okresie przejściowym. W niniejszym artykule omówimy najważniejsze wątki, łącznie z możliwościami wystawiania faktur w formie cyfrowej, planowanymi udogodnieniami dla aplikacji podatnika i tym, jak wyglądać będzie życie przepisów we współczesnej, zinformatyzowanej rzeczywistości.

Krajowy system e faktur (KSeF) to centralna platforma, w ramach której ma się dokonywać wystawianie faktur oraz – w razie potrzeby – generowanie ich kopii. Umożliwi to szybszą i bardziej przejrzystą wymianę danych o transakcjach w czasie rzeczywistym.

1. Krajowy system e faktur

• Ma wprowadzić format xml, zapewniający ustrukturyzowanie treści dokumentu w sposób zrozumiały zarówno dla osoby odpowiedzialne w firmie, jak i dla systemu państwowego.
• Numerem identyfikującym przydzielonym każdej fakturze ma być unikatowy kod, pozwalający błyskawicznie zweryfikować autentyczność dokumentu księgowego.

2. Duplikatów faktur i korekty

• Obowiązek wystawiania dokumentów korygujących czy duplikatów w ramach KSeF wyeliminuje niejasności związane z pierwotną wersją.
• Wspomniane wystawienie faktury korygującej będzie odnotowywane wraz z danymi poprzedniej wersji – pozwoli to zidentyfikować, jakie informacje zmieniono i z jaką datą wygenerowania faktury.

3. Wiceminister finansów i wytyczne

• Zgodnie z zapowiedziami, najważniejsze zmiany będą konsultowane z klientów kas i sektorem MŚP, aby podatnika korzystającego z KSeF nie obciążać zbędnymi formalnościami.
• Projekt ustawy uwzględni też realia, w których dokumenty są wystawiane w formacie PDF, aby przejście na struktury XML (i ewentualny trybu offline) było płynne.

Resort finansów przewiduje utworzenie tzw. Centrum Transparentności, działającego jako specjalny moduł w aplikacji podatnika KSeF. Ma ono zapewnić szybki wgląd w:

• dokumentujących czynności rozliczane transakcje,

• historię edycji i wystawiania faktur,

• powiadomienia związane z różnymi etapami akceptacji lub odrzucenia dokumentu.

Wspomniane centrum będzie także scalone z systemem, który obsługuje datę wystawienia i data wygenerowania wszystkich faktur. Docelowo integracja ta ma pomóc osobie odpowiedzialnej w firmie łatwo znaleźć archiwalne dokumenty, sprawdzić kwoty podatku i upewnić się, że wszystko przebiegało zgodnie z przepisami.

Według wytycznych, jakie zawiera projekcie ustawy, moment formalnego wystawiania faktur stanie się bardziej jednoznaczny. Data wygenerowania faktury z systemu KSeF będzie decydować o tym, do którego okresu rozliczeniowego daną transakcję zaliczyć. Dla podatników zwolnionych z VAT i tych, którzy rozliczają się w krajach UE, konieczne może być:

• dostosowanie oprogramowania księgowego,
• monitorowanie aktualnych przepisów w kontekście transakcji w obrocie gospodarczym międzynarodowym,
• uwzględnienie wpływu nowej daty na wymiar podatków, także w formie papierowej (np. jeśli klient preferuje faktury papierowe lub w formacie PDF).

IV. Modernizacja systemu VIES

W zakresie transakcji wewnątrzwspólnotowych, krajowa administracja skarbowa planuje udoskonalić narzędzie, jakim jest system ksef powiązany z bazą VIES. Zmiany te obejmą:

• lepszą synchronizację danych o wartość sprzedaży dla poszczególnych kontrahentów,

• wyeliminowanie rozbieżności przy identyfikacji numerów VAT-UE,

• skrócenie czasu weryfikacji statusu kontrahenta (co pozwala unikać problemów z nieaktywnymi podmiotami).

Pozwoli to zredukować ryzyko błędów i przyspieszy proces księgowania takich transakcji. Zmiany mają objąć także podatników zwolnionych przy wewnątrzwspólnotowym świadczeniu usług oraz tych prowadzących działalności gospodarczej poza granicami.

Zgodnie z założeniami zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych, raportowanie MDR (schematów podatkowych) będzie przebiegało w jeszcze ściślejszej współpracy z e-systemami państwowymi. Zastępca szefa kas lub wyznaczona osoba w KAS będzie mogła szybciej monitorować transakcje potencjalnie umożliwiające optymalizację podatkową. Wiceminister finansów wskazuje, że:

• formy raportu MDR-1 czy MDR-3 zostaną uproszczone,

• weryfikacja w czasie rzeczywistym (zwłaszcza przy dużych kwotach) ograniczy próby nadużyć,

• projekcie ustawy pojawią się też przepisy, które umożliwią adaptację systemu do zmian w prawie unijnym.

Dla wielu firm przejście na nowe rozwiązania może wiązać się z kosztami, dlatego projekt nowelizacji ustawy przewiduje ułatwienia w dostępie do środków z Krajowego Planu Odbudowy. Oprócz dofinansowania:

• zakupu sprzętu i oprogramowania,

• wdrożeń automatycznych systemów księgowych,

• szkoleń personelu,

możliwe będą ulgi, które ułatwią modernizację procesów (np. aby wystawienie faktury korygującej można było w pełni zautomatyzować). Według zapewnień resort finansów, celem jest, by żaden przedsiębiorca nie został obciążony ponad miarę w trakcie okresu przejściowego.

1. Audyt systemów
   Przeanalizuj obecne oprogramowanie księgowe, w tym możliwości wystawiania faktur w formacie xml oraz w formie papierowej, sprawdź, czy uwzględnia date wygenerowania i ewentualny tryb offline.
2. Szkolenia
   Wykfalifikuj pracowników: nie tylko księgowych, ale także dział sprzedaży czy logistykę, aby wiedzieli, kiedy występuje obowiązek wystawiania e-dokumentów i jak obsługiwać aplikacji podatnika.
3. Współpraca z doradcami
   Przy bardziej skomplikowanych strukturach korporacyjnych czy dużych wolumenach transakcji warto nawiązać kontakt z ekspertami, którzy znają szczegóły odnoszące się do dokumentów księgowych i krajowym systemie e faktur.
4. Monitorowanie przepisów
   Zmiany w życie przepisów mogą następować stopniowo. Warto śledzić komunikaty, które publikuje ministerstwo finansów, by zawczasu wprowadzać modyfikacje.

1. W kontekście modernizacji procesów w administracji skarbowej i wdrażania rozwiązań takich jak krajowy system e faktur, warto rozważyć wsparcie w postaci Altera.app. Jest to aplikacja dedykowana przedsiębiorcom, którzy chcą:

• Automatyzować wystawianie faktur i wygodnie integrować się z różnymi systemami, w tym KSeF,

• Usprawnić proces księgowania poprzez natychmiastowe rozpoznawanie i rejestrowanie dokumentów (w tym faktur sprzedaży, faktur korygujących, duplikatów faktur),

• Minimalizować błędy związane z datą wystawienia czy datą wygenerowania faktury, dzięki spójnym, elektronicznym rejestrom,

• Zwiększyć transparentność i kontrolę nad rozliczeniami – Altera.app zapewnia szybki dostęp do danych finansowych, co przyspiesza komunikację z biurem rachunkowym czy działem księgowości.

Aplikacja stworzona została z myślą o firmach różnej wielkości, w tym spółkach kapitałowych i komandytowych, które często mierzą się z rozbudowanymi procesami dokumentacyjnymi. Dzięki temu łatwiej dostosować się do nowych obowiązków prawnych, jakie wprowadza ministerstwo finansów i resort finansów, a także skorzystać ze wsparcia finansowego (np. w ramach KPO). W efekcie można ograniczyć koszty, zachowując pełną zgodność z przepisami.

Wobec ciągłego rozwoju cyfryzacji i wzrostu znaczenia automatyzacji w rozliczeniach podatkowych, krajowy system e-faktur (KSeF) oraz rozszerzenie funkcjonalności VIES czy Centrum Transparentności stają się nieuniknionym krokiem w stronę nowoczesnej i efektywnej administracji. Dla odbiorcy faktury będzie to oznaczać łatwiejsze potwierdzanie dokumentów, a dla wystawcy – szybszą i pewniejszą ewidencję. W efekcie faktura vat bądź jakakolwiek faktura papierowa zostanie sprowadzona do minimum, a nacisk położony zostanie na obieg elektroniczny.

Wprowadzane rozwiązania mogą istotnie wesprzeć zarówno małe, jednoosobowe działalności gospodarczej, jak i duże korporacje czy osoby odpowiedzialne za rozliczenia w korporacjach. Konieczne jest jednak, aby wszyscy uczestnicy rynku – od podatnika korzystającego z systemu, przez dział księgowy, aż po menedżerów w centrach finansowych – odpowiednio przygotowali się do nowych realiów. Dzięki środkom z KPO i odpowiednim szkoleniom można wdrożyć nowe funkcjonalności bez większych przestojów i dodatkowych kosztów.

Pamiętajmy, że każdy projekt nowelizacji ustawy to nie tylko obowiązki, ale i szansa. Wprowadzając innowacyjne narzędzia, łatwiej funkcjonować w krajach ue, lepiej kontrolować kwotą podatku czy ujednolicić zasady wystawiania dokumentów. Finalnie zaś skorzystają na tym wszyscy – firmy, klienci i państwo.