PIT-11 na wniosek od 2027 roku. Co zmieni się dla pracodawców i podatników?

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt zmian w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, który może istotnie zmienić zasady przekazywania PIT-11 i innych formularzy podatkowych. Zgodnie z założeniami projektu od 1 stycznia 2027 r. ma nastąpić zniesienie obowiązku przekazywania z mocy prawa imiennych informacji podatnikom w każdym przypadku. Oznacza to, że PIT-11 nie ma zniknąć z systemu rozliczeń, ale jego przekazanie podatnikowi ma następować zasadniczo na wniosek podatnika, w tym pracownika, zleceniobiorcy albo innej osoby uprawnionej.

W praktyce oznacza to zmianę, która ma ograniczyć obciążenia administracyjne po stronie płatników. Obecnie płatnicy i inne podmioty zobowiązane nadal przekazują informacje podatkowe do organów podatkowych, a podatnik może korzystać z systemów administracji skarbowej, w tym z usługi Twój e-PIT. Jak wskazuje resort finansów, cyfrowy dostęp do danych o przychodach, uzyskanych dochodach, kosztach oraz pobranych zaliczkach sprawia, że automatyczne przekazywanie imiennych informacji podatnikom w każdym przypadku generuje niepotrzebne koszty i dodatkowe obowiązki po stronie firm.

Projektowane przepisy mają dotyczyć nie tylko przekazywania PIT-11, ale również innych formularzy, takich jak PIT-8C, IFT-1R i IFT-2R. Warto jednak podkreślić, że projekt nie znosi samego obowiązku sporządzenia dokumentu ani przekazania go do urzędu skarbowego. Zmienia się przede wszystkim sposób, w jaki podatnik ma prawo otrzymać imienną informację od pracodawcy, płatnika albo innego podmiotu obowiązanego.

W artykule wyjaśniamy, na czym polegają nowe zasady, od kiedy mają wejść w życie, czy wniosek będzie wymagał uzasadnienia oraz co projekt w praktyce oznacza dla pracodawcy, pracownika i podatnika.

Planowane nowe zasady dotyczące PIT-11 wynikają z projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zgodnie z założeniami projektu Ministerstwo Finansów chce zmienić sposób, w jaki płatnicy przekazują podatnikom wybrane formularze roczne. Projektowane regulacje mają wejść w życie 1 stycznia 2027 r. i dotyczyć informacji związanych z rozliczeniem dochodów uzyskanych od 2026 roku.

Najważniejsza zmiana polega na tym, że PIT-11 nie miałby być już przekazywany podatnikowi automatycznie w każdym przypadku. Obecnie formularz jest przekazywany z mocy prawa podatnikowi oraz do urzędu skarbowego. Po zmianach podatnik nadal będzie miał dostęp do danych potrzebnych do rozliczenia, ale samo przekazanie dokumentu przez płatnika ma następować zasadniczo na wniosek.

W praktyce nie oznacza to likwidacji PIT-11. Nie znika obowiązek przygotowania informacji ani przekazania jej do organów podatkowych. Zmienić ma się przede wszystkim obowiązek automatycznego doręczania imiennych informacji podatnikom. To istotna różnica, bo projekt dotyczy sposobu obiegu dokumentu, a nie samego rozliczenia podatkowego.

Jak wskazuje resort finansów, celem projektu jest deregulacja i ograniczenie obowiązków po stronie płatników oraz innych podmiotów zobowiązanych do sporządzania formularzy. Ma to ograniczyć obciążenia administracyjne, które dziś powstają po stronie firm między innymi przy masowym przygotowywaniu i wysyłce dokumentów dla pracowników, zleceniobiorców oraz innych osób otrzymujących przychody.

Powodem zmiany jest również rozwój systemów administracji skarbowej. Dane z formularzy podatkowych są już wykorzystywane w rozliczeniach elektronicznych, między innymi w usłudze Twój e-PIT. Dzięki temu podatnik ma coraz bardziej wygodny dostęp do informacji o przychodach, kosztach, dochodach oraz pobranych zaliczkach, bez konieczności oczekiwania na dokument przekazany przez pracodawcę lub inny podmiot obowiązany.

Projekt obejmuje nie tylko PIT-11. W oficjalnych założeniach wskazano również inne formularze, w tym PIT-8C, IFT-1R i IFT-2R. Oznacza to, że nowe regulacje mogą wpłynąć na szerszy zakres rocznych informacji podatkowych, w tym dokumentów dotyczących niektórych przychodów kapitałowych oraz informacji przekazywanych w przypadku nierezydentów.

Dla podatnika kluczowe jest to, że nadal będzie miał prawo otrzymać imienną informację. Różnica polega na tym, że w określonych przypadkach konieczny będzie wniosek podatnika albo wniosek pracownika. Dopiero wtedy płatnik lub inny podmiot obowiązany będzie musiał przekazać dokument w ustalonej formie, na przykład elektronicznej albo papierowej, jeśli taki sposób będzie przyjęty lub uzgodniony.

Zmiana ma więc charakter organizacyjny, ale jej znaczenie dla działów kadr, płac i księgowości może być duże. Mniej automatycznego przekazywania PIT-11 nie oznacza bowiem braku odpowiedzialności za poprawność danych, terminowość rozliczeń i właściwe przygotowanie formularzy. Projektowane przepisy mają uprościć proces po stronie płatnika, ale nie zdejmują z niego obowiązku rzetelnego sporządzenia informacji podatkowych.

Planowane zniesienie obowiązku przekazywania części formularzy podatkowych ma charakter deregulacyjny. Nie chodzi o usunięcie PIT 11 z rozliczeń ani o ograniczenie obowiązków wobec urzędu skarbowego. Projekt zakłada przede wszystkim zmianę sposobu, w jaki imienne informacje podatnikom są doręczane przez płatników i inne podmioty zobowiązane.

Jak wskazuje resort finansów, obecnie wybrane dokumenty trafiają do urzędów skarbowych elektronicznie, a podatnik może zapoznać się z częścią z nich za pośrednictwem systemów administracji skarbowej, w tym usługi Twój e PIT. Z tego powodu automatyczne przekazywanie tych samych danych każdemu podatnikowi może generować niepotrzebne koszty oraz dodatkowe obciążenia administracyjne po stronie podmiotów sporządzających dokumenty.

Jakich informacji podatkowych ma dotyczyć projekt?

Projekt dotyczy wybranych informacji podatkowych, które płatnik albo inny podmiot obowiązany sporządza na podstawie przepisów ustawy o podatku dochodowym. W oficjalnych założeniach wskazano przede wszystkim formularze PIT 11, PIT 8C, IFT 1R i IFT 2R.

W praktyce oznacza to, że nowe regulacje mogą objąć dokumenty wykorzystywane między innymi do rozliczenia przychodów, kosztów, dochodów oraz pobranych zaliczek. Część z nich dotyczy pracowników i zleceniobiorców, a część innych kategorii podatników, w tym w określonych przypadkach także nierezydentów.

Ważne jest jednak to, że projekt nie znosi samego obowiązku sporządzenia formularzy. Nadal mają one trafiać do administracji skarbowej. Zmienić ma się przede wszystkim automatyczne przekazywanie PIT oraz innych informacji bezpośrednio podatnikowi.

Czy zmiana obejmie przekazywanie PIT 11 każdemu podatnikowi?

Tak, zgodnie z założeniami projektu zmiana ma objąć przekazywanie PIT 11 podatnikom z mocy prawa w każdym przypadku. Obecnie PIT 11 jest co roku jednym z podstawowych dokumentów otrzymywanych przez pracowników i zleceniobiorców. Po zmianach podatnik nadal będzie miał prawo do informacji, ale jej doręczenie przez płatnika ma następować zasadniczo na wniosek podatnika.

To oznacza, że pracodawcy nie będą musieli automatycznie przekazywać PIT 11 wszystkim osobom, których dotyczy formularz. Jeżeli jednak podatnik, pracownik albo zleceniobiorca wystąpi o dokument, płatnik będzie musiał umożliwić jego otrzymanie.

Projekt zakłada również, że podatnik nie będzie musiał uzasadniać swojego wniosku. Samo wystąpienie o dokument powinno wystarczyć, aby uzyskać imienną informację od płatnika albo innego podmiotu obowiązanego do jej sporządzenia.

Czym różni się sporządzenie formularza od przekazywania PIT do odbiorcy?

To kluczowa różnica w całym projekcie. Sporządzenie formularza oznacza przygotowanie informacji podatkowej zgodnie z przepisami i przekazanie jej do właściwego urzędu skarbowego. Ten obowiązek nadal ma pozostać po stronie płatnika.

Przekazanie dokumentu podatnikowi to osobna czynność. Dotyczy doręczenia formularza osobie, której informacja dotyczy. I właśnie ten element ma zostać zmieniony. Po wejściu projektowanych przepisów podatnik ma otrzymywać dokument od płatnika przede wszystkim wtedy, gdy złoży wniosek.

Obecnie informacje PIT 11 i PIT 8C są co do zasady przekazywane urzędom skarbowym do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym, natomiast w odniesieniu do IFT 1R wskazywany jest termin do końca lutego. Dzięki temu dane z tych formularzy mogą być wykorzystywane przez administrację skarbową w rozliczeniach elektronicznych.

Jeżeli projektowane przepisy wejdą w życie, podatnik nadal ma mieć prawo otrzymać imienną informację od płatnika, ale zasadniczo dopiero wtedy, gdy sam o nią wystąpi. Oznacza to, że wniosek podatnika stanie się podstawą do przekazania dokumentu przez pracodawcę, zleceniodawcę albo inny podmiot obowiązany do jego sporządzenia. Projekt zakłada, że podatnik nie będzie musiał uzasadniać swojego wniosku. Samo wystąpienie o dokument ma być wystarczające.

W praktyce oznacza to ważną zmianę organizacyjną. PIT-11 nadal będzie sporządzany i przekazywany do administracji skarbowej, ale nie w każdym przypadku będzie automatycznie doręczany podatnikowi. Jeżeli podatnik będzie chciał otrzymać dokument bezpośrednio od płatnika, powinien złożyć odpowiedni wniosek. Dopiero wtedy płatnik będzie zobowiązany do przekazania formularza.

Taka zmiana ma ograniczyć obciążenia administracyjne po stronie płatników. Dotychczas wielu pracodawców i innych podmiotów zobowiązanych przekazywało imienne informacje wszystkim podatnikom niezależnie od tego, czy faktycznie potrzebowali osobnego dokumentu. Ministerstwo wskazuje, że dane z formularzy są już przekazywane do urzędów skarbowych i wykorzystywane w elektronicznych usługach administracji skarbowej. Dlatego automatyczne doręczanie dokumentów wszystkim osobom może powodować dodatkowe koszty oraz obowiązki po stronie firm.

Dla podatnika istotne jest to, że zmiana nie zamyka dostępu do informacji. Dane potrzebne do rozliczenia rocznego mają być dostępne w systemach administracji skarbowej, w tym w usłudze Twój e-PIT. Jeżeli jednak podatnik będzie chciał mieć własny dokument, na przykład do archiwum, spraw formalnych albo porównania danych, nadal będzie mógł o niego wystąpić.

Projekt nie przesądza jednej sztywnej formy składania i obsługi takiego wniosku. Zgodnie z jego założeniami realizacja wniosku ma następować w sposób funkcjonujący w danej organizacji albo uzgodniony z podatnikiem. W praktyce dokument może być przekazywany elektronicznie, przez system kadrowo-płacowy, pocztą elektroniczną albo w formie papierowej, jeżeli taki sposób będzie stosowany u danego podmiotu lub uzgodniony z podatnikiem.

Ważne jest także to, że wniosek podatnika nie będzie wymagał dodatkowego wyjaśniania celu. Jeżeli podatnik chce otrzymać PIT-11, nie musi tłumaczyć, czy potrzebuje go do rozliczenia, banku, dokumentacji prywatnej czy innej sprawy. Projekt zakłada proste uprawnienie podatnika do otrzymania imiennej informacji na żądanie.

Planowane przepisy mogą mieć duże znaczenie nie tylko dla podatników, ale również dla pracowników i zleceniobiorców, którzy dotychczas otrzymywali PIT 11 automatycznie. Po zmianach wniosek pracownika ma być podstawą do tego, aby pracodawca przekazał mu dokument. Nie oznacza to jednak, że pracownik straci dostęp do danych potrzebnych do rozliczenia rocznego.

PIT 11 nadal będzie zawierał informacje o przychodach, kosztach, dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. Różnica polega na tym, że dokument nie będzie przekazywany każdemu pracownikowi z urzędu. Jeżeli pracownik będzie chciał otrzymać formularz bezpośrednio od pracodawcy, będzie mógł złożyć wniosek. Projekt zakłada, że podatnik nie będzie zobowiązany do uzasadnienia takiego wniosku.

Czy pracownik będzie musiał uzasadniać wniosek?

Nie, zgodnie z założeniami projektu pracownik nie będzie musiał wyjaśniać, dlaczego chce otrzymać PIT 11. Jego wniosek ma być wystarczającą podstawą do przekazania dokumentu przez pracodawcę albo inny podmiot obowiązany do sporządzenia informacji podatkowej.

To ważne, ponieważ PIT 11 może być potrzebny nie tylko do samego rozliczenia rocznego. Pracownik może chcieć uzyskać dokument również do własnego archiwum, spraw kredytowych, kontaktu z urzędem albo porównania danych widocznych w usłudze Twój e PIT.

W praktyce oznacza to, że pracodawcy będą musieli przygotować się na obsługę takich próśb. Nawet jeśli automatyczne przekazywanie PIT 11 zostanie ograniczone, w każdym przypadku złożenia wniosku trzeba będzie prawidłowo zidentyfikować osobę uprawnioną i przekazać jej właściwy dokument.

Czy dokument będzie można otrzymać w formie papierowej?

Projekt nie wprowadza jednej obowiązkowej formy przekazania dokumentu podatnikowi. W praktyce PIT 11 może być przekazany elektronicznie albo w formie papierowej, w zależności od rozwiązań przyjętych u danego płatnika oraz sposobu komunikacji z pracownikiem.

Dla pracownika najważniejsze będzie to, aby dokument był czytelny, kompletny i możliwy do wykorzystania w razie potrzeby. Forma elektroniczna może być wygodniejsza przy bieżącej komunikacji, ale forma papierowa nadal może mieć znaczenie dla osób, które wolą tradycyjne dokumenty albo potrzebują ich do własnej dokumentacji.

Po stronie pracodawcy istotne będzie zachowanie porządku w procesie przekazywania formularzy. Jeżeli PIT 11 będzie wysyłany elektronicznie, trzeba zadbać o bezpieczeństwo danych. Jeżeli dokument będzie przekazywany papierowo, warto zapewnić potwierdzenie jego odbioru lub wysyłki.

Jak płatnik powinien obsługiwać prośby o dokument?

Płatnik powinien traktować wniosek pracownika jako formalną prośbę o przekazanie imiennej informacji podatkowej. Chociaż projekt ma ograniczyć obciążenia administracyjne, nie oznacza to pełnej dowolności po stronie pracodawcy. Jeżeli pracownik wystąpi o PIT 11, dokument powinien zostać przekazany w sposób zgodny z przyjętymi zasadami i z zachowaniem bezpieczeństwa danych.

W praktyce obsługa takiego wniosku powinna obejmować kilka podstawowych elementów:

✅ przyjęcie wniosku od pracownika lub zleceniobiorcy

✅ weryfikację, czy dana osoba jest uprawniona do otrzymania dokumentu

✅ przygotowanie właściwego formularza

✅ przekazanie dokumentu w uzgodnionej formie

✅ odnotowanie, że prośba została zrealizowana

Zmiana ma więc uprościć masowe przekazywanie dokumentów, ale nie likwiduje odpowiedzialności płatnika za poprawność informacji. Po stronie pracodawcy nadal pozostaje obowiązek prawidłowego sporządzenia PIT 11 i przekazania danych do urzędu skarbowego. Zniesienie automatycznego doręczania formularza pracownikom nie oznacza zniesienia obowiązków związanych z rocznym rozliczeniem podatku.

V. Co projekt oznacza dla rozliczeń rocznych?

Projekt zmian nie usuwa PIT-11 z rozliczeń rocznych. Formularz nadal ma pełnić swoją dotychczasową funkcję informacyjną, czyli pokazywać dane potrzebne do rozliczenia podatku dochodowego. Chodzi przede wszystkim o przychody, koszty ich uzyskania, dochody oraz pobrane zaliczki.

Najważniejsza różnica polega na tym, że dokument nie będzie w każdym przypadku automatycznie przekazywany podatnikowi przez pracodawcę, zleceniodawcę albo inny podmiot obowiązany. Informacje z formularzy mają nadal trafiać do administracji skarbowej, a podatnik będzie mógł korzystać z części z nich w systemach elektronicznych, w tym w usłudze Twój e-PIT.

Dla rozliczenia rocznego oznacza to, że podatnik nie powinien być pozbawiony dostępu do informacji potrzebnych do przygotowania zeznania. Zmienia się głównie kanał dostępu do danych. Zamiast czekać na automatyczne przekazanie dokumentu od płatnika, podatnik będzie mógł sprawdzić informacje dostępne w administracji skarbowej albo wystąpić o przekazanie imiennej informacji przez płatnika.

W praktyce może to oznaczać mniej papierowej i elektronicznej korespondencji po stronie pracodawców, ale większe znaczenie jasnej komunikacji z pracownikami i zleceniobiorcami. Osoby przyzwyczajone do otrzymywania PIT-11 automatycznie mogą nie od razu wiedzieć, że po zmianach dokument będzie przekazywany na wniosek.

Nowe regulacje mogą mieć znaczenie również dla innych formularzy. Projekt obejmuje nie tylko PIT-11, ale także PIT-8C, IFT-1R i IFT-2R. To oznacza, że zmiana może dotyczyć różnych kategorii przychodów oraz różnych grup podatników, w tym nierezydentów.

Ważne jest także rozróżnienie terminów. Przekazywanie informacji do urzędu skarbowego i przekazywanie dokumentu podatnikowi to dwie różne czynności. Projekt dotyczy przede wszystkim tej drugiej, czyli automatycznego doręczania dokumentu podatnikowi. Samo sporządzenie formularza oraz przekazanie danych do organów podatkowych nadal pozostaje elementem rozliczeń rocznych.

Dla działów kadr i płac zmiana może więc oznaczać mniej rutynowej wysyłki dokumentów, ale nie mniej odpowiedzialności za dane. PIT-11 nadal musi być poprawny, kompletny i zgodny z przepisami. Jeżeli podatnik złoży wniosek, płatnik będzie musiał przekazać mu informację w sposób bezpieczny i możliwy do udokumentowania.

Wokół projektu pojawia się kilka uproszczeń, które mogą prowadzić do błędnych wniosków. Najważniejsze jest to, że planowane przepisy nie oznaczają likwidacji PIT-11 ani całkowitego zniesienia obowiązków po stronie płatnika. Zmienia się przede wszystkim sposób przekazywania dokumentu podatnikowi.

Pierwsza błędna interpretacja dotyczy tego, że PIT-11 przestanie istnieć. To nieprawda. Projekt nie usuwa formularza z systemu podatkowego. PIT-11 nadal ma być sporządzany, a informacje o przychodach, dochodach i pobranych zaliczkach nadal mają trafiać do organów podatkowych. Zmiana dotyczy głównie automatycznego przekazywania PIT-11 podatnikom.

Druga błędna interpretacja polega na założeniu, że podatnik straci dostęp do dokumentu. Również to nie jest zgodne z założeniami projektu. Podatnik nadal będzie miał prawo otrzymać imienną informację, ale w określonych przypadkach konieczny będzie jego wniosek. Co ważne, taki wniosek nie ma wymagać uzasadnienia.

Trzecie nieporozumienie dotyczy pracowników. Część osób może uznać, że skoro pracodawcy nie będą przekazywać PIT-11 automatycznie, to pracownik nie otrzyma danych potrzebnych do rozliczenia rocznego. W praktyce oznacza to jednak zmianę kanału dostępu do informacji, a nie ich brak. Dane z PIT-11, PIT-8C i IFT-1R mają być dostępne w systemach administracji skarbowej, w tym w usłudze Twój e-PIT.

Czwarta błędna interpretacja dotyczy strony firm. Ograniczenie przekazywania dokumentów nie oznacza, że płatnik nie będzie musiał pilnować terminów, poprawności danych i obowiązków wobec urzędu skarbowego. Nadal ważne będzie prawidłowe sporządzenie formularzy oraz przekazanie ich do właściwych organów.

Piąte nieporozumienie polega na tym, że nowe zasady miałyby dotyczyć wyłącznie PIT-11. Projekt obejmuje również inne formularze, w tym PIT-8C, IFT-1R i IFT-2R. Dlatego zmiana może mieć znaczenie nie tylko dla pracowników, ale także dla innych grup podatników, zleceniobiorców i nierezydentów.

Najbezpieczniej patrzeć na projekt jako na zmianę organizacyjną. Ministerstwo chce ograniczyć obciążenia administracyjne, ale nie znosi odpowiedzialności płatników za dane podatkowe. Zniesienie automatycznego przekazywania dokumentów podatnikom ma uprościć proces, ale nie zwalnia z obowiązku rzetelnego przygotowania informacji podatkowych.

Podsumowanie: PIT-11 na wniosek to uproszczenie, ale nie koniec obowiązków

Planowane zmiany dotyczące PIT-11 mają przede wszystkim uprościć obieg dokumentów pomiędzy płatnikiem a podatnikiem. Ministerstwo Finansów zakłada, że automatyczne przekazywanie imiennych informacji podatnikom nie zawsze jest konieczne, skoro dane trafiają już do administracji skarbowej i w wielu przypadkach są dostępne w usługach elektronicznych.

Nie oznacza to jednak, że PIT-11 przestanie być sporządzany. Formularz nadal ma zawierać informacje o przychodach, dochodach, kosztach oraz pobranych zaliczkach. Nadal będzie też przekazywany do organów podatkowych. Zmiana dotyczy głównie tego, czy dokument musi być doręczany podatnikowi automatycznie w każdym przypadku.

Jeżeli projektowane regulacje wejdą w życie, podatnik, pracownik lub zleceniobiorca nadal będzie mógł otrzymać imienną informację. Wystarczy, że złoży wniosek. Co ważne, projekt zakłada, że nie będzie musiał uzasadniać swojego wniosku. Dokument będzie mógł zostać przekazany w formie elektronicznej albo papierowej, zgodnie z zasadami przyjętymi u danego płatnika.

Dla pracodawców i innych podmiotów zobowiązanych zmiana może oznaczać mniej automatycznej wysyłki dokumentów, ale nie mniej odpowiedzialności za prawidłowe rozliczenia. Nadal istotne będzie poprawne sporządzenie formularzy, zachowanie terminów i bezpieczne przekazywanie danych wtedy, gdy podatnik wystąpi o dokument.

W praktyce PIT-11 na wniosek to zmiana organizacyjna, a nie rewolucja w samym rozliczeniu podatku dochodowego. Może ograniczyć obciążenia administracyjne po stronie firm, ale wymaga jasnych zasad obsługi wniosków i uporządkowanego procesu komunikacji z pracownikami oraz zleceniobiorcami.