Nielegalne zatrudnienie cudzoziemca – nowe przepisy od czerwca 2025. Co grozi firmie i jak się zabezpieczyć?

Od czerwca 2025 roku przedsiębiorców czekają poważne zmiany w przepisach dotyczących zatrudniania cudzoziemców. Nowelizacja ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy wprowadza nie tylko nowe definicje, ale też znacznie surowsze kary i obowiązki administracyjne. Dla firm korzystających z pracowników zagranicznych – niezależnie od tego, czy jest to praca sezonowa, tymczasowa, czy zatrudnienie na podstawie oświadczenia – oznacza to konieczność przeglądu dokumentów, procedur i całego procesu powierzenia pracy.

W artykule omawiamy, na czym dokładnie polegają zmiany, co oznacza nowa definicja nielegalnego zatrudnienia, jak wyglądają uprawnienia kontrolne Państwowej Inspekcji Pracy i Straży Granicznej oraz jakie konsekwencje grożą za niedopełnienie nowych wymogów. Pokazujemy także, jak się przygotować, by zminimalizować ryzyko i zabezpieczyć firmę na czas.

Jeśli prowadzisz spółkę i zależy Ci na zgodności z przepisami oraz sprawnym zarządzaniu kadrami – zwłaszcza w kontekście zmieniających się regulacji – skorzystaj z kompleksowego wsparcia, jakie oferuje Finexis – Nowoczesna Księgowość Spółek Online, oraz aplikacji Altera.app, która automatyzuje kontrolę dokumentów i legalności zatrudnienia w jednym miejscu.

Nowelizacja ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, która może wejść w życie już 1 czerwca 2025 roku, wprowadza szereg istotnych zmian w zatrudnianiu cudzoziemców na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Główne założenia reformy koncentrują się na zaostrzeniu przepisów dotyczących powierzenia pracy cudzoziemcowi, rozszerzeniu katalogu naruszeń, które uznawane będą za nielegalne zatrudnienie, oraz wzmocnieniu nadzoru nad przestrzeganiem prawa.

Projekt przygotowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zakłada m.in.:

• uproszczenie i cyfryzację procesu składania wniosków i wpisu oświadczenia w systemie teleinformatycznym,

• likwidację tzw. testu rynku pracy, co przyspieszy procedury, ale jednocześnie zwiększy wymogi w zakresie weryfikacji legalności pobytu i uzyskania zezwolenia,

• doprecyzowanie sytuacji, w których pracodawcy muszą dochować obowiązku uzyskania dokumentów legalizujących świadczenie pracy przez cudzoziemców.

Co istotne, zmiany nie ograniczają się jedynie do formalności. Ustawa wprowadza nowe obowiązki dotyczące warunków, na jakich może nastąpić rozpoczęcie zatrudnienia – szczególnie w przypadku pracy sezonowej, tymczasowej oraz na podstawie umów cywilnoprawnych.

Celem zmian jest nie tylko zwiększenie skuteczności kontroli prowadzonych przez Straż Graniczną i Państwową Inspekcję Pracy, ale również lepsza ochrona polskich pracowników przed nieuczciwą konkurencją oraz uszczelnienie systemu ubezpieczeń społecznych.

Jednym z najważniejszych elementów nowelizacji jest rozszerzona definicja nielegalnego powierzenia pracy, która mocno zmienia dotychczasowe zasady zatrudniania cudzoziemców. Od czerwca 2025 roku odpowiedzialność pracodawcy nie będzie ograniczała się wyłącznie do sprawdzenia, czy cudzoziemiec posiada zezwolenie na pracę. Zmienią się także kryteria dotyczące powierzenia wykonywania pracy zgodnie z warunkami określonymi w dokumentach legalizujących pobyt i zatrudnienie.

Zgodnie z projektowanymi przepisami, nielegalne zatrudnienie cudzoziemca wystąpi m.in. w sytuacji, gdy:

• cudzoziemiec rozpoczął pracę przed otrzymaniem zezwolenia lub wpisu oświadczenia do ewidencji,

• praca wykonywana jest na warunkach innych niż określone w zezwoleniu na pracę lub oświadczeniu o powierzeniu pracy,

• pracodawca nie dopełnił obowiązku posiadania zezwolenia, mimo że był on wymagany,

• brak jest dokumentacji potwierdzającej legalność pobytu i prawo do świadczenia pracy.

Co ważne, powierzenie pracy cudzoziemcowi niezgodnie z przepisami będzie traktowane na równi z brakiem formalnego zatrudnienia – nawet jeśli umowa została zawarta. Ustawodawca położył nacisk na obowiązki pracodawcy w zakresie weryfikacji uprawnień do pracy i kontroli warunków dopuszczalności powierzania obowiązków.

Zgodność z przepisami będzie oceniana także w kontekście pobytu czasowego, rodzaju umowy (np. na podstawie oświadczenia, zezwolenia, czy umowy cywilnoprawnej) oraz miejsca i czasu wykonywania obowiązków.

Nowa definicja ma na celu chronić polskich pracowników i przeciwdziałać patologiom związanym z fikcyjnym lub niskokosztowym zatrudnieniem cudzoziemców poza oficjalnym obiegiem.

Wraz z nowelizacją ustawy o zatrudnieniu cudzoziemców, przedsiębiorcy muszą liczyć się z zaostrzeniem sankcji finansowych i administracyjnych za naruszenie przepisów. Nowe regulacje przewidują, że kary grożą pracodawcy nie tylko za brak uzyskania zezwolenia, ale również za naruszenie warunków powierzenia pracy określonych w przepisach.

W praktyce, nielegalne zatrudnienie – czyli powierzanie pracy osobie nieuprawnionej do jej wykonywania – może skutkować:

• grzywną w wysokości nawet 30 000 zł za każdego cudzoziemca, którego zatrudniono nielegalnie,

• wszczęciem postępowania administracyjnego przez urząd wojewódzki,

• dodatkowym postępowaniem prowadzonym przez Państwową Inspekcję Pracy lub funkcjonariuszy Straży Granicznej,

• odpowiedzialnością za naruszenie przepisów w zakresie ubezpieczeń społecznych,

• w niektórych przypadkach – wykluczeniem z udziału w przetargach publicznych lub utratą reputacji na rynku.

Ważne jest, że nowelizacja obejmuje nie tylko przypadki pracy bez zezwolenia, ale również sytuacje, gdy praca cudzoziemca nie odpowiada zgłoszonym warunkom – np. dotyczy innego stanowiska, wymiaru czasu pracy lub lokalizacji.

Szczególnie narażone na błędy są firmy korzystające z pracowników na podstawie umów cywilnoprawnych lub angażujące obcokrajowców do pracy tymczasowej i sezonowej. W takich przypadkach warto każdorazowo przeanalizować okres zatrudnienia i zakres obowiązków w odniesieniu do aktualnych zezwoleń.

System kar ma pełnić funkcję prewencyjną i zniechęcać do powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcowi z pominięciem obowiązujących procedur. Ma to także na celu wyrównanie warunków na rynku pracy oraz zwiększenie ochrony obywateli Ukrainy i innych osób legalnie pracujących w Polsce.

IV. Kontrole i nowe uprawnienia Straży Granicznej oraz PIP w służbach zatrudnienia

Nowelizacja przepisów znacząco wzmacnia rolę służb zatrudnienia, w szczególności Państwowej Inspekcji Pracy i Straży Granicznej, w zakresie nadzoru nad legalnością zatrudnienia cudzoziemców. Kontrole mają być częstsze, dokładniejsze i możliwe do przeprowadzenia bez wcześniejszego uprzedzenia pracodawcy.

Zgodnie z nowymi regulacjami, funkcjonariusz Straży Granicznej oraz inspektor PIP zyskają możliwość:

• natychmiastowego żądania dokumentacji potwierdzającej legalność pobytu i świadczenia pracy,

• weryfikowania danych zgłoszonych w systemie teleinformatycznym z rzeczywistym stanem faktycznym,

• kontrolowania, czy praca wykonywana jest zgodnie z warunkami określonymi na podstawie zezwolenia lub oświadczenia,

• sprawdzania, czy została dopełniona procedura przed rozpoczęciem pracy (w tym również zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych).

W razie stwierdzenia naruszeń, organy kontrolne będą mogły wszcząć postępowania nie tylko wobec podmiotu powierzającego pracę, ale również pośredników, agencji zatrudnienia i podmiotów świadczących pomoc obywatelom Ukrainy w zakresie pracy.

Co ważne, w przypadku stwierdzenia nielegalnego zatrudnienia, konsekwencje mogą być natychmiastowe – włącznie z unieważnieniem oświadczenia, cofnięciem zezwolenia oraz zastosowaniem kar administracyjnych.

Nowelizacja jasno podkreśla, że pracodawcy ponoszą pełną odpowiedzialność za weryfikację dokumentów i warunków zatrudnienia cudzoziemca. Brak procedur wewnętrznych, np. checklisty do oceny zgodności z przepisami, będzie traktowany jako istotne zaniedbanie.

Warto więc jeszcze przed rozpoczęciem zatrudnienia zadbać o zgodność z nowymi regulacjami – także w kontekście pobytu czasowego, rodzaju zawieranej umowy i wpisu oświadczenia do ewidencji.

W obliczu nadchodzących przepisów warto już teraz wdrożyć w firmie konkretne działania, które zminimalizują ryzyko nielegalnego zatrudnienia i zabezpieczą przed sankcjami ze strony urzędu wojewódzkiego, Straży Granicznej i Państwowej Inspekcji Pracy.

Oto checklista, którą warto wprowadzić przed rozpoczęciem zatrudnienia cudzoziemca:

✅ Zweryfikuj legalność pobytu – sprawdź ważność karty pobytu, status wizy lub innego dokumentu legalizującego pobyt na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

✅ Przeanalizuj, czy forma zatrudnienia wymaga uzyskania zezwolenia czy wystarczy wpis oświadczenia – różnice zależą m.in. od kraju pochodzenia, typu pracy i okresu zatrudnienia.

✅ Oceń warunki powierzenia pracy – upewnij się, że cudzoziemiec wykonuje zadania dokładnie w zakresie i miejscu wskazanym w oświadczeniu lub zezwoleniu na pracę.

✅ Przygotuj wewnętrzne procedury – np. formularze do składania wniosków, checklisty, rejestry terminów legalizacji pobytu.

✅ Zadbaj o dokumentację i zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych – także w przypadku zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych czy w formie pracy sezonowej.

✅ Uwzględnij zmiany w obowiązkach związanych z promocją zatrudnienia, np. zniesienie testu rynku pracy i nowe zasady komunikacji z instytucjami rynku pracy.

✅ Edukuj zespół HR lub osobę odpowiedzialną za kontakt z obywatelami Ukrainy, by nie doszło do nieumyślnego naruszenia przepisów.

Dla firm korzystających z outsourcingu kadrowo-płacowego lub zatrudniających cudzoziemców do pracy tymczasowej, niezbędne jest ustandaryzowanie procedur z partnerami zewnętrznymi.

Warto pamiętać, że zgodnie z nową ustawą to pracodawcy muszą udowodnić, że dochowali warunków dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom – nawet jeśli zatrudnienie odbywa się przez agencję lub na zlecenie.

Zmieniające się przepisy i nowe obowiązki w zakresie zatrudniania cudzoziemców wymagają od firm nie tylko bieżącej wiedzy, ale także odpowiednich narzędzi i wsparcia ekspertów. Właśnie dlatego warto skorzystać z rozwiązań, które łączą doświadczenie w obsłudze spółek z nowoczesną technologią.

Finexis – Nowoczesna Księgowość Spółek Online:

• zapewnia pełną obsługę kadrowo-płacową uwzględniającą nowe zasady zatrudniania cudzoziemców,

• wspiera w przygotowaniu dokumentów i weryfikacji warunków powierzenia pracy cudzoziemcowi,

• informuje na bieżąco o zmianach legislacyjnych, także w zakresie obowiązku posiadania zezwolenia oraz prawa pracy.

Dzięki współpracy z Finexis zyskujesz również dostęp do aplikacji Altera.app, która pozwala zachować pełną kontrolę nad zgodnością formalną i terminowością procesów:

✅ Monitorujesz dokumenty pracowników cudzoziemskich, w tym terminy ważności kart pobytu i zezwoleń.

✅ Tworzysz automatyczne przypomnienia dotyczące składania wniosków i aktualizacji systemu teleinformatycznego.

✅ Korzystasz z elektronicznego obiegu dokumentów, który wspiera zgodność z wymaganiami urzędu wojewódzkiego oraz wymogami państwowej inspekcji pracy.

✅ Masz dostęp do danych finansowych i kadrowych w czasie rzeczywistym, co ułatwia kontrolę nad zatrudnieniem cudzoziemców na podstawie oświadczenia lub zezwolenia.

Altera.app upraszcza również raportowanie i przechowywanie danych zgodnie z przepisami o ubezpieczeniach społecznych, co jest kluczowe przy kontrolach z PIP i Straży Granicznej.

W obliczu nadchodzących zmian warto postawić na systemowe rozwiązania, które minimalizują ryzyko błędów i automatyzują krytyczne procesy – zarówno przed, jak i po rozpoczęciu zatrudnienia.

1. Czy nowe przepisy dotyczą także umów B2B lub umów zlecenia?

Tak. Nowelizacja obejmuje również zatrudnienie na podstawie umów cywilnoprawnych, co oznacza, że obowiązek weryfikacji legalności pobytu i zgodności z warunkami dopuszczalności powierzania pracy dotyczy każdej formy współpracy – także z kontraktorami i freelancerami spoza Polski.

2. Czy nowe przepisy obejmują również obywateli Ukrainy?

Tak, choć pomoc obywatelom Ukrainy została uregulowana odrębną ustawą, nowe zasady częściowo wpływają również na ich zatrudnienie – zwłaszcza w kontekście systemu teleinformatycznego, wpisu oświadczenia, ubezpieczeń społecznych oraz świadczenia pracy zgodnie z warunkami określonymi przez urząd wojewódzki.

3. Jakie dokumenty powinien posiadać pracodawca przed rozpoczęciem pracy cudzoziemca?

Zalecane jest przygotowanie m.in. kopii karty pobytu, potwierdzenia zgłoszenia do ZUS, zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy, a także umowy (np. na podstawie oświadczenia) oraz informacji o warunkach zatrudnienia.

4. Czy obowiązkowy będzie test rynku pracy?

Nie. Planowana likwidacja testu rynku pracy to jedno z uproszczeń w zakresie polityki społecznej i promocji zatrudnienia. Nadal jednak obowiązkiem pracodawcy będzie dochowanie wszelkich wymagań formalnych, w tym uzyskania zezwolenia, jeśli dotyczy danego typu stanowiska.

5. Jak długo należy przechowywać dokumentację związaną z zatrudnieniem cudzoziemca?

Zgodnie z projektowanymi przepisami, dokumenty należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia, a także przez kolejne 3 lata od jego zakończenia – co jest zgodne z wymogami prawa pracy i przepisami podatkowymi.

Zmiany w przepisach dotyczących zatrudniania cudzoziemców na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej to nie tylko nowa definicja powierzenia pracy, ale też istotne rozszerzenie odpowiedzialności po stronie pracodawców. Już od czerwca 2025 roku firmy będą musiały dochować większej staranności przy dokumentowaniu legalności pobytu, przestrzeganiu warunków uzyskania zezwolenia oraz terminów zgłoszeń w systemie teleinformatycznym.

Zaniedbanie tych obowiązków może prowadzić do poważnych konsekwencji – od kar finansowych po zakwestionowanie całego okresu zatrudnienia. Dotyczy to także sytuacji, w których cudzoziemiec podjął pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej, w agencji pracy czy jako osoba wspierana w ramach pomocy obywatelom Ukrainy.

Dlatego warto zawczasu wdrożyć odpowiednie procedury, skorzystać z doradztwa specjalistów i postawić na rozwiązania, które łączą prawo pracy z technologią.

👉 Jeśli zależy Ci na bezpieczeństwie, zgodności i pełnej kontroli nad dokumentacją kadrową, sprawdź, jak Finexis oraz Altera.app mogą usprawnić zarządzanie pracą cudzoziemców w Twojej firmie.