Księgowanie magazynu w firmie produkcyjnej

Spis treści

1. Ewidencja magazynu w księgach rachunkowych

2. Jak połączyć ewidencję księgową z ewidencją magazynową?

3. Dowody księgowe i dokumenty magazynowe w obrocie magazynowym

4. Plan kont a księgowanie magazynu

5. Przyjęcie materiałów i rozliczenie zakupu

6. Wydanie materiałów na potrzeby produkcji i koszty działalności podstawowej

7. Produkcja w toku a magazyn

8. Przyjęcie produktów gotowych do magazynu

9. Wycena magazynu według cen ewidencyjnych

10. Dokumenty WZ i koszt sprzedanych produktów

11. Automatyczne księgowanie dokumentów magazynowych

12. Inwentaryzacja i kontrola magazynu

13. Przykład księgowania magazynu i produkcji krok po kroku

14. Najczęstsze błędy w obrocie magazynowym

15. Kiedy warto zweryfikować księgowanie magazynu?

16. FAQ o księgowaniu magazynu w firmie produkcyjnej

Jak połączyć ewidencję księgową z ewidencją magazynową?

Jednym z częstszych problemów w przedsiębiorstwach jest traktowanie systemu magazynowego i systemu finansowego jako dwóch niezależnych źródeł prawdy. Magazyn pokazuje na przykład 1 200 kg materiału o wartości 78 000 zł, a odpowiadające mu konta syntetyczne w księdze głównej wykazują 81 500 zł. Sama różnica 3 500 zł nie mówi jeszcze, który system jest błędny.

Przyczyną może być między innymi:

• Dokument PZ wystawiony w innym okresie niż faktura.
• Nierozliczona różnica ceny zakupu.
• Brakujący dokument RW.
• Zwrot materiałów zarejestrowany tylko w jednym systemie.
• Przesunięcie międzymagazynowe ujęte jednostronnie.
• Nieprawidłowa cena ewidencyjna.
• Dokument dotyczący poprzedniego okresu.
• Ręczna korekta wykonana bez odpowiedniego dokumentu źródłowego.

Prawidłowa relacja pomiędzy ewidencją magazynową a ewidencją księgową powinna umożliwiać prześledzenie tego samego zdarzenia od fizycznego ruchu zapasu, przez dokument magazynowy, aż do zapisu na odpowiednim koncie. Nie chodzi więc tylko o to, żeby saldo „się zgadzało”. Chodzi o możliwość wyjaśnienia, z jakich operacji wynika.

Przeczytaj także –> Metody wyceny zapasów – wycena zapasów w firmie produkcyjnej

Dowody księgowe i dokumenty magazynowe w obrocie magazynowym

Dokumenty PZ, RW, WZ czy MM są elementami procesu magazynowego, ale aby stanowiły podstawę prawidłowego ujęcia w rachunkowości, trzeba patrzeć również na wymagania dotyczące dowodów księgowych.

Zgodnie z ustawą podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe potwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Ustawa wyróżnia między innymi dowody źródłowe zewnętrzne obce otrzymywane od kontrahentów, zewnętrzne własne przekazywane w oryginale kontrahentom oraz dowody wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz jednostki. Dowód księgowy powinien co do zasady umożliwiać identyfikację zdarzenia. Ustawa wymienia między innymi określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, strony operacji, opis operacji, jej wartość, a jeżeli to możliwe także ujęcie w jednostkach naturalnych, oraz datę dokonania operacji. W określonych przypadkach przewidziane są wyjątki dotyczące części wymaganych danych.

Wśród elementów wskazanych w art. 21 znajduje się również podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, przy czym ustawa przewiduje sytuacje, w których niektórych danych można na dowodzie nie zamieszczać. To ważne, ponieważ dokumenty magazynowe nie powinny być tworzone wyłącznie po to, aby system ERP pozwolił wykonać kolejną operację. Każda operacja gospodarcza powinna być możliwa do powiązania z odpowiednimi dowodami źródłowymi, a dowody powinny być rzetelne, kompletne i zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji, którą dokumentują.

Dokumenty PZ, RW, MM i dokumenty WZ

W praktycznej gospodarce magazynowej przedsiębiorstwa stosują różne symbole dokumentów. Ich szczegółowe znaczenie powinno wynikać z przyjętej w firmie organizacji oraz instrukcji obiegu dokumentów. Najczęściej spotykane są:

• PZ, przyjęcie zewnętrzne, dokumentujące przyjęcie zapasu z zewnątrz.
• RW, rozchód wewnętrzny, związany przykładowo z wydaniem materiałów do produkcji.
• MM, dokumentujące przesunięcia międzymagazynowe.
• PW, stosowane między innymi przy przyjęciu wyrobów własnej produkcji.
• WZ, wydanie zewnętrzne, związane z wydaniem zapasu na zewnątrz.

Sam symbol nie wynika jednak z ustawy o rachunkowości jako obowiązkowa nazwa każdego dokumentu magazynowego. Kluczowe jest to, jaką operację dokument odzwierciedla, jakie dane zawiera i jak został powiązany z ewidencją księgową.

Plan kont a księgowanie magazynu

Dobrze zaprojektowany plan kont powinien odpowiadać strukturze działalności, a nie być kopią rozwiązania stosowanego w innej firmie. Ustawa wskazuje, że zakładowy plan kont powinien określać między innymi wykaz kont księgi głównej, zasady klasyfikacji zdarzeń, prowadzenia kont pomocniczych oraz ich powiązania z księgą główną.

W firmie produkcyjnej może istnieć potrzeba odrębnej kontroli:

• Materiałów.
• Towarów.
• Półproduktów.
• Produkcji w toku.
• Wyrobów gotowych.
• Odchyleń od cen ewidencyjnych.
• Rozliczenia zakupu.

Nie oznacza to jednak, że każda lokalizacja magazynowa musi mieć osobne konto syntetyczne. Przedsiębiorstwo może posiadać kilka magazynów operacyjnych, które w ewidencji pomocniczej są rozdzielone bardzo szczegółowo, a w księdze głównej agregowane na mniejszej liczbie kont. Najważniejsze jest zachowanie możliwości uzgodnienia danych.

Przyjęcie materiałów i rozliczenie zakupu

Proces magazynowy zaczyna się najczęściej od dostawy materiałów. Przyjęcie materiałów i otrzymanie faktury zakupu nie zawsze następują tego samego dnia. Materiał może fizycznie znaleźć się w przedsiębiorstwie pod koniec miesiąca, a faktura może wpłynąć dopiero w kolejnym okresie. Dlatego przedsiębiorstwa wykorzystują niekiedy konto służące do rozliczenia zakupu, które pomaga uzgodnić dokument dostawy z fakturą.

Modelowy zapis dotyczący przyjęcia materiału może wyglądać następująco:

Konkretne konta zależą od przyjętego planu kont i organizacji księgowości. Jeżeli firma otrzymuje dostawę, istotne jest ustalenie, jaka ilość rzeczywiście została przyjęta, po jakiej wartości i czy dane odpowiadają zamówieniu oraz dokumentom działu zaopatrzenia.

Dowód PZ a faktury zakupu

Dowód PZ powinien odzwierciedlać faktyczne przyjęcie zapasu. W praktyce warto kontrolować między innymi:

• Datę przyjęcia.
• Rodzaj materiału.
• Ilość.
• Jednostkę miary.
• Magazyn docelowy.
• Dokument zakupu lub zamówienie.
• Cenę, jeżeli jest znana na etapie rejestracji.
• Powiązanie z kontrahentem.

Jeżeli w dniu przyjęcia materiałów nie jest jeszcze znana ostateczna wartość wynikająca z faktury zakupu, system powinien umożliwiać późniejsze uzgodnienie i właściwą wycenę operacji. Właśnie w tym miejscu często pojawiają się różnice pomiędzy magazynem a księgowością.

Wydanie materiałów na potrzeby produkcji i koszty działalności podstawowej

Materiał pozostający w magazynie jest zapasem. Dopiero wydanie materiałów na potrzeby produkcji powoduje zmianę jego funkcji w procesie. Operacja taka może być dokumentowana jako RW, rozchód wewnętrzny. Jeżeli przedsiębiorstwo ujmuje koszt bezpośrednio w układzie funkcjonalnym, modelowe księgowanie może wyglądać następująco:

Jeżeli firma prowadzi równocześnie koszty według rodzaju i według typów działalności, schemat księgowania produkcji na kontach zespołu 4 i 5 może obejmować również konto rozliczeniowe.

W takim przypadku zużycie materiałów jest elementem szerszego procesu, a magazyn dostarcza danych potrzebnych do przypisania kosztów do odpowiedniego zlecenia, produktu, wydziału lub centrum kosztów.

Koszty działalności podstawowej wymagają dobrej informacji z magazynu

Samo stwierdzenie, że z magazynu wydano materiał o wartości 80 000 zł, nie mówi jeszcze, które koszty działalności podstawowej powinny zostać obciążone tą wartością. Jeżeli firma produkuje kilkadziesiąt różnych wyrobów, dokument RW powinien dostarczać informacji pozwalających określić, czego dotyczyło wydanie. Może to być:

• Produkt.
• Zlecenie produkcyjne.
• Partia.
• Wydział.
• Linia produkcyjna.
• Centrum kosztów.
• Konkretne przedsięwzięcie.

Informacje te są również potrzebne do kalkulacji kosztów produkcji, ponieważ pozwalają przypisać zużycie materiałów do odpowiedniego produktu, partii lub zlecenia produkcyjnego.

W niektórych przedsiębiorstwach materiały dotyczą ściśle określonych przedsięwzięć. Ustawa przewiduje w określonych warunkach możliwość ustalania rozchodu poprzez szczegółową identyfikację rzeczywistych cen lub kosztów składników związanych z takim przedsięwzięciem.

Zwrot materiałów z produkcji

Nie każdy materiał wydany na produkcję zostaje rzeczywiście zużyty. Załóżmy, że pobrano 1 000 kg surowca, ale po zakończeniu zlecenia 120 kg wróciło do magazynu. Jeżeli zwrot materiałów nie zostanie zarejestrowany, system nadal będzie pokazywał zużycie 1 000 kg. W efekcie koszty produkcji mogą być zawyżone, a stan materiałów zaniżony.

Operacja zwrotu powinna więc odpowiednio korygować wcześniejsze wydanie. Jeżeli pierwotne wydanie materiału zwiększyło koszty konkretnego zlecenia, zwrot powinien zostać przypisany do tego samego obiektu rozliczeniowego. To dobry przykład pokazujący, że prawidłowe rozliczanie kosztów produkcji jest bezpośrednio zależne od jakości danych magazynowych.

Przesunięcia międzymagazynowe i dokument MM

Firma produkcyjna może posiadać magazyn centralny, magazyny przyprodukcyjne, magazyn części zamiennych oraz dodatkowe lokalizacje przy poszczególnych wydziałach. Przesunięcie międzymagazynowe zmienia miejsce przechowywania zapasu, ale nie musi oznaczać powstania kosztu. Jeżeli materiał przechodzi pomiędzy dwoma magazynami tej samej jednostki, jego wartość pozostaje w aktywach przedsiębiorstwa. Zmienia się przede wszystkim lokalizacja w ewidencji pomocniczej.

Problem może pojawić się na przełomie okresów. Magazyn A rejestruje wydanie 31 sierpnia, a magazyn B przyjęcie 1 września. Jeżeli przesunięcia międzymagazynowe nie są odpowiednio kontrolowane, raporty na koniec miesiąca mogą prezentować stan niezgodny z rzeczywistym przepływem zapasu. Dlatego przy zamknięciu miesiąca warto identyfikować również dokumenty MM znajdujące się w trakcie realizacji.

Produkcja w toku a magazyn

Materiały mogą opuścić magazyn, ale nie oznacza to jeszcze, że ich wartość powinna obciążyć koszt sprzedaży. Jeżeli zostały przekazane do produkcji, a proces nie został zakończony, znajdują się ekonomicznie w produkcie będącym w toku. Wartość produkcji w toku może obejmować nie tylko materiały, ale również inne koszty związane z wytworzeniem. KSR nr 13 zawiera wyjaśnienia dotyczące ustalania kosztu wytworzenia wyrobów gotowych, półproduktów i produktów w toku oraz ich wyceny.

Półprodukty i wyroby własnej produkcji

W wieloetapowej produkcji pomiędzy materiałem a gotowym wyrobem mogą powstawać półprodukty. Firma może na przykład najpierw wyprodukować komponent, przyjąć go do odpowiedniego magazynu, a następnie wydać do kolejnego etapu obróbki. Im bardziej skomplikowany proces technologiczny, tym istotniejsze jest ustalenie, kiedy powstaje zapas półproduktu, według jakiej wartości jest przyjmowany i jaki dokument uruchamia jego ponowne wydanie.

Dotyczy to również wyrobów własnej produkcji. Jeżeli półprodukt lub wyrób jest magazynowany, jego wartość nie może być oderwana od kosztów, które doprowadziły go do aktualnej postaci.

Przyjęcie produktów gotowych do magazynu

Po zakończeniu produkcji następuje przyjęcie wyrobów do magazynu. Modelowy zapis może wyglądać następująco:

Konkretna konstrukcja zależy od planu kont. Kluczowym problemem jest natomiast jego wycena. Dokument PW może zostać utworzony natychmiast po zakończeniu produkcji, podczas gdy rzeczywisty koszt wytworzenia będzie znany dopiero po zaksięgowaniu wszystkich kosztów miesiąca. Właśnie dlatego przedsiębiorstwa wykorzystują między innymi ceny ewidencyjne.

Wycena magazynu według cen ewidencyjnych

Stosowanie cen ewidencyjnych pozwala prowadzić bieżącą ewidencję magazynową bez oczekiwania na ostateczne rozliczenie wszystkich kosztów. Przykładowo system może przyjmować produkt A po 100 zł za sztukę. Po zakończeniu miesiąca okazuje się jednak, że rzeczywisty koszt wytworzenia wyniósł 112 zł. Powstaje różnica pomiędzy wartością wynikającą ze stałych cen ewidencyjnych a rzeczywistym kosztem produktu.

Ustawa dopuszcza stosowanie stałych cen ewidencyjnych dla rzeczowych składników aktywów obrotowych, przy czym należy uwzględniać różnice pomiędzy tymi cenami a rzeczywistymi cenami nabycia, zakupu lub kosztami wytworzenia. Na dzień bilansowy wartość co do zasady należy doprowadzić do poziomu wynikającego z zasad ustawowych, z przewidzianymi w ustawie wyjątkami.

Dlaczego odchylenia od cen ewidencyjnych mają znaczenie?

Załóżmy, że w systemie produkt ma cenę ewidencyjną 80 zł, ale rzeczywisty koszt jego wytworzenia wzrósł do 120 zł. Jeżeli przedsiębiorstwo nie rozlicza odchyleń, raport magazynowy może prezentować wartość zapasu znacznie niższą od wartości wynikającej z rzeczywistych kosztów.

Problem dotyczy również sprzedaży. Jeżeli sprzedany produkt zostanie rozchodowany według nieadekwatnej ceny ewidencyjnej bez właściwego rozliczenia odchylenia, koszt sprzedanych produktów może nie odpowiadać kosztowi przypadającemu na sprzedaną produkcję. Stosowanie cen ewidencyjnych wymaga więc konsekwentnej kontroli, a korekty kosztów nie powinny być odkładane przez wiele okresów.

Jak wyceniać rozchód materiałów?

Ten sam materiał może być kupowany w różnych terminach po różnych cenach zakupu. Jeżeli przedsiębiorstwo posiada jednocześnie partie zakupione po 8 zł, 9 zł i 11 zł za kilogram, musi posiadać metodę ustalania wartości rozchodu. Ustawa przewiduje dla jednakowych lub uznanych za jednakowe składników między innymi wycenę według średniej ważonej, kolejności najwcześniejszego nabycia lub wytworzenia, kolejności najpóźniejszego nabycia lub wytworzenia oraz szczegółowej identyfikacji rzeczywistych cen lub kosztów składników dotyczących ściśle określonych przedsięwzięć. Metoda powinna być elementem spójnych zasad wyceny stosowanych przez jednostkę.

Zmiany metody wyceny nie powinny wynikać z tego, która metoda daje w danym miesiącu bardziej korzystny wynik. Dokumentacja polityki rachunkowości obejmuje metody wyceny aktywów i pasywów, a ustawa reguluje również skutki zmian przyjętych zasad rachunkowości. Na dzień bilansowy trzeba dodatkowo uwzględniać wymagania dotyczące wartości możliwej do odzyskania. Ustawa odnosi się w tym kontekście do ceny sprzedaży netto i przewiduje odpowiednie ujęcie odpisów aktualizujących rzeczowe aktywa obrotowe.

Dokumenty WZ i koszt sprzedanych produktów

Sprzedaż wyrobu powoduje nie tylko powstanie przychodu. Trzeba również ująć rozchód produktu z magazynu. Dowód WZ, czyli wydanie zewnętrzne, jest w praktyce dokumentem potwierdzającym wydanie składnika na zewnątrz. W systemie produkcyjnym może dotyczyć wyrobu gotowego, a w działalności handlowej również towaru. Modelowe księgowanie rozchodu wyrobu może wyglądać następująco:

W przypadku towarów odpowiednia ewidencja może prowadzić do ujęcia pozycji wartość sprzedanych towarów. Ustawowy wzór rachunku zysków i strat w wariancie porównawczym obejmuje między innymi wartość sprzedanych towarów, natomiast wariant kalkulacyjny prezentuje koszty sprzedanych produktów i towarów. Nie należy jednak zakładać, że samo utworzenie WZ zawsze powoduje identyczny automatyczny dekret. Zależy to od konfiguracji systemu, przyjętego sposobu prowadzenia ksiąg i momentu księgowego ujęcia operacji.

Automatyczne księgowanie dokumentów magazynowych

Nowoczesne systemy ERP pozwalają na automatyczne księgowanie PZ, RW, PW, WZ czy MM. To może znacząco ograniczyć ręczną pracę, ale automatyzacja jest bezpieczna tylko wtedy, gdy reguły odpowiadają rzeczywistemu charakterowi operacji. Ustawa przewiduje możliwość automatycznego wprowadzania zapisów przy prowadzeniu ksiąg komputerowo, pod warunkiem między innymi możliwości ustalenia ich źródła, kontroli poprawności przetwarzania i ochrony danych źródłowych.

Nie wystarczy więc reguła: „każde RW księguj na produkcję”.

RW może przecież oznaczać wydanie materiału:

• Do konkretnego zlecenia.
• Na utrzymanie ruchu.
• Do działu technicznego.
• Na potrzeby administracyjne.
• Do prac remontowych.
• Do likwidacji.

Jeżeli system nie otrzyma informacji pozwalającej rozróżnić te zdarzenia, automatyczne księgowanie może tylko szybciej powielać błędną klasyfikację. Najważniejsza jest zatem nie liczba automatycznych dekretów, lecz jakość danych wejściowych.

Dokumenty magazynowe powinny odpowiadać instrukcji obiegu dokumentów

Przedsiębiorstwo powinno dokładnie określić, kto inicjuje dokument, kto potwierdza operację, kiedy dokument trafia do księgowości i jakie informacje są wymagane. W praktyce warto opisać w instrukcji obiegu dokumentów lub innych procedurach między innymi:

• Kto może wystawić PZ.
• Kto zatwierdza przyjęcie.
• Kto może wykonać RW.
• Jak wskazuje się zlecenie produkcyjne.
• Jak dokumentowany jest zwrot materiałów.
• Jak przebiegają przesunięcia między magazynami.
• Kiedy generowane jest PW.
• Kiedy powstaje WZ.
• Kto odpowiada za korekty.
• Jak dokumenty są przekazywane do księgowości.

Dobrze zaprojektowana instrukcja obiegu pomaga również ograniczyć sytuacje, w których magazyn i księgowość ujmują tę samą operację w różnych okresach.

Inwentaryzacja i kontrola magazynu

System magazynowy pokazuje stan ewidencyjny. Inwentaryzacja pozwala porównać go ze stanem rzeczywistym. Ustawa określa zasady i terminy inwentaryzacji, przewidując między innymi szczególne rozwiązanie dla materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo wartościową. Jeżeli system pokazuje 500 sztuk komponentu, a fizycznie znajduje się 470 sztuk, nie powinno się automatycznie księgować różnicy bez jej wyjaśnienia.

Niedobór może wynikać z:

• Nieudokumentowanego zużycia.
• Błędu przyjęcia.
• Błędu wydania.
• Nieprawidłowej jednostki miary.
• Uszkodzenia.
• Pomyłki przy przesunięciu.
• Kradzieży.
• Błędnego stanu początkowego.

Analogicznie nadwyżka może być skutkiem braku dokumentu, a nie rzeczywistego nieoczekiwanego zwiększenia majątku. Dowody księgowe powinny być zgodne z rzeczywistym przebiegiem dokumentowanej operacji i wolne od błędów rachunkowych.

Przeczytaj także –> Inwentaryzacja produkcji w toku

Ujemne stany magazynowe

Ujemny stan pojawia się wtedy, gdy system rejestruje rozchód składnika, którego według ewidencji jeszcze nie ma. Najczęściej wynika to z niewłaściwej kolejności dokumentów. Materiał fizycznie jest już w zakładzie, ale PZ nie został wystawiony. Produkcja pobiera materiał i generuje RW. System pokazuje wówczas stan ujemny.

Problem jest większy niż sam ujemny numer na raporcie. Jeżeli system musi wycenić rozchód, zanim zna właściwą cenę przyjęcia, późniejsze zaksięgowanie dostawy może prowadzić do przeliczeń lub korekt wartości. Regularne ujemne stany są więc sygnałem, że proces dokumentacyjny nie nadąża za fizycznym przepływem materiału.

Data dokumentu magazynowego a okres księgowy

Ustawa wymaga ujęcia w księgach danego okresu zdarzeń, które w tym okresie nastąpiły, a zapis księgowy powinien umożliwiać między innymi identyfikację daty operacji i dowodu będącego jego podstawą. W produkcji różnica jednego lub dwóch dni może mieć duże znaczenie.

Materiał został fizycznie wydany 31 marca, ale RW wystawiono 2 kwietnia. Wyrób został ukończony w marcu, ale PW utworzono w kwietniu. WZ wystawiono w jednym okresie, a sprzedaż ujęto w innym. Takie przesunięcia mogą wpływać na zużycie materiałów, produkcję w toku, wartość wyrobów gotowych i koszt sprzedanych produktów. Dlatego kontrola dat powinna być częścią procesu zamknięcia miesiąca.

Przykład księgowania magazynu i produkcji krok po kroku

Załóżmy, że przedsiębiorstwo na początku miesiąca nie posiada analizowanego materiału.

Krok 1. Przyjęcie materiałów

Firma kupuje materiały o wartości 100 000 zł. Modelowo:

W praktyce schemat zależy od planu kont oraz sposobu ujmowania faktury zakupu.

Krok 2. Wydanie materiałów do produkcji

Na potrzeby produkcji pobrano materiały o wartości 70 000 zł. Wydanie zmniejsza zapas magazynowy i przekazuje wartość materiału do dalszego rozliczenia produkcji.

Krok 3. Zwrot niewykorzystanych materiałów

Po zakończeniu części prac materiały o wartości 5 000 zł wróciły do magazynu. Rzeczywiste zużycie materiałów wyniosło więc:

70 000 zł minus 5 000 zł równa się 65 000 zł. Na magazynie materiałów pozostaje 35 000 zł.

Krok 4. Rozliczenie pozostałych kosztów produkcji

Do produkcji przypisano wynagrodzenia, amortyzację i inne uzasadnione koszty o łącznej wartości 55 000 zł. Koszty zgromadzone w procesie produkcji wynoszą zatem:

65 000 zł + 55 000 zł = 120 000 zł.

Krok 5. Produkcja w toku

Na koniec miesiąca firma ustala, że 20 000 zł dotyczy niezakończonego procesu. Do produktów gotowych można więc przypisać 100 000 zł.

Krok 6. Przyjęcie wyrobów gotowych

Modelowo:

Krok 7. Sprzedaż części wyrobów

Jeżeli sprzedano 60 procent partii i dla uproszczenia wartość rozchodu jest proporcjonalna, koszt sprzedanych produktów wynosi 60 000 zł. W magazynie wyrobów gotowych pozostaje 40 000 zł.

Na koniec analizowanego okresu przedsiębiorstwo posiada więc:

• Materiały o wartości 35 000 zł.
• Produkcję w toku o wartości 20 000 zł.
• Wyroby gotowe o wartości 40 000 zł.

Łącznie jest to 95 000 zł zapasów związanych z procesem produkcyjnym. Przykład pokazuje, dlaczego samo saldo magazynu materiałowego nie daje pełnej informacji o wartości składników pozostających w przedsiębiorstwie.

Najczęstsze błędy w obrocie magazynowym

1. Pierwszym problemem jest brak regularnego uzgadniania magazynu z księgą główną. Różnice narastają przez kilka miesięcy, a później trzeba analizować setki dokumentów.
2. Drugim jest księgowanie wydań bez odpowiedniej analityki. Materiały opuszczają magazyn, ale nie wiadomo, czy dotyczyły produkcji, utrzymania ruchu czy innego obszaru.
3. Trzecim błędem jest brak kontroli cen ewidencyjnych i niewłaściwe rozliczenie odchyleń od rzeczywistych cen lub kosztów.
4. Czwartym jest traktowanie produkcji w toku tak, jakby materiały po wydaniu z magazynu przestały być elementem aktywów.
5. Piątym są niespójne daty dokumentów PZ, RW, PW i WZ.
6. Szóstym problemem są ręczne korekty kosztów i stanów magazynowych wykonywane bez możliwości wskazania, z jakiego zdarzenia wynikają.
7. Siódmym są nieuzgodnione przesunięcia międzymagazynowe i regularne ujemne stany.

W każdym z tych przypadków korekta salda usuwa skutek, ale nie usuwa źródła błędu.

Automatyczne księgowanie a zamknięcie miesiąca

Automatyzacja nie zastępuje uzgodnienia. Przy zamknięciu miesiąca warto sprawdzić kolejno:

• Czy wszystkie przyjęcia z danego okresu zostały ujęte.
• Czy faktury zakupu zostały uzgodnione z PZ.
• Czy wszystkie wydania materiałów do produkcji są kompletne.
• Czy zarejestrowano zwroty.
• Czy przesunięcia międzymagazynowe są zamknięte po obu stronach.
• Czy ustalono produkcję w toku.
• Czy PW odpowiada zakończonej produkcji.
• Czy rozliczono odchylenia od cen ewidencyjnych.
• Czy WZ i rozchody produktów zostały ujęte we właściwym okresie.
• Czy stany magazynowe można uzgodnić z księgą główną.

Dopiero wtedy raport magazynowy staje się wiarygodnym elementem zamknięcia miesiąca.

Czy magazyn powinien uzgadniać się z kontami syntetycznymi?

Tak, choć nie oznacza to relacji jeden magazyn równa się jedno konto. Jeżeli szczegółowa ewidencja magazynowa wykazuje materiały o wartości 2 450 000 zł, przedsiębiorstwo powinno być w stanie wskazać, w jaki sposób ta wartość uzgadnia się z odpowiednimi saldami księgi głównej. Można prowadzić kilka lokalizacji w jednej analityce księgowej albo dodatkowo rozbudować konta pomocnicze. Istotne jest, aby istniała ścieżka kontrolna od konta syntetycznego do konkretnych składników i operacji magazynowych.

Magazyn a działalność handlowa

Niektóre firmy produkcyjne oprócz własnych produktów prowadzą również działalność handlową. Wtedy w jednym systemie mogą występować jednocześnie:

• Materiały przeznaczone do produkcji.
• Wyroby własnej produkcji.
• Towary kupione do dalszej odsprzedaży.

Przyjęcie towarów nie powinno być automatycznie traktowane tak samo jak przyjęcie materiałów do produkcji. Podobnie sprzedaż towarów i rozchód towarów mają inną funkcję ekonomiczną niż wydanie materiału na RW. W rachunku wyników może pojawić się również wartość sprzedanych towarów, podczas gdy przy produkcji kluczowy jest koszt sprzedanych produktów. Dlatego konfiguracja magazynu powinna rozróżniać rodzaje zapasów i ich przeznaczenie.

Jak zaprojektować system obsługujący firmę produkcyjną?

Nie warto zaczynać od pytania, jaki dekret ma wygenerować PZ albo RW. Najpierw należy przejść przez rzeczywisty proces. Trzeba ustalić:

• Jak działa dział zaopatrzenia.
• Kiedy następuje fizyczne przyjęcie materiałów.
• Kto tworzy PZ.
• Jak kontrolowana jest cena zakupu.
• Kiedy materiały są wydawane na potrzeby produkcji.
• Jak dokumentowane jest rzeczywiste zużycie.
• Jak wygląda zwrot materiałów.
• Czy występują półprodukty.
• Jak określana jest produkcja w toku.
• Kiedy powstają produkty gotowe.
• Jak stosowane są ceny ewidencyjne.
• Jak przebiega wydanie zewnętrzne.
• Jak magazyn uzgadniany jest z księgowością.

Dopiero do takiego procesu można dobrać dokumenty, analitykę, plan kont i reguły automatycznego księgowania. System powinien opisywać firmę produkcyjną taką, jaka faktycznie działa, a nie zmuszać operacje do dopasowania się do przypadkowo przyjętego schematu księgowego.

Dlaczego księgowanie magazynu wpływa na rentowność produkcji?

Błąd w magazynie może wyglądać jak problem bilansowy, ale często trafia również do rachunku wyników. Jeżeli materiał zostanie wydany według błędnej wartości, zmienia się koszt produkcji. Jeżeli źle wycenione zostaną produkty gotowe, błędna będzie wartość zapasów. Jeżeli podczas sprzedaży wyrobu rozchód zostanie wyceniony niewłaściwie, zmienia się koszt sprzedanych produktów.

Załóżmy, że produkt jest sprzedawany za 150 zł. System pokazuje koszt 95 zł, więc marża wynosi 55 zł. Po prawidłowym rozliczeniu produkcji okazuje się, że jego rzeczywisty koszt wytworzenia wynosi 125 zł. Marża wynosi wtedy tylko 25 zł. Różnica wpływa już bezpośrednio na ocenę produktu, politykę cenową i decyzje biznesowe.

Skutki rachunkowe nie powinny być automatycznie utożsamiane ze skutkami z tytułu podatku dochodowego. Kwestie podatkowego momentu i sposobu rozpoznawania kosztów wymagają odrębnej oceny według właściwych przepisów podatkowych.

Kiedy warto zweryfikować księgowanie magazynu?

Pierwszym sygnałem są regularne różnice pomiędzy raportami magazynowymi a księgowością. Weryfikacja jest jednak potrzebna również wtedy, gdy:

• Zamknięcie miesiąca wymaga wielu ręcznych korekt.
• Regularnie pojawiają się ujemne stany.
• Nie można uzgodnić PZ z fakturami.
• RW nie pozwala określić, czego dotyczyło zużycie.
• Produkcja w toku jest ustalana poza systemem.
• Wartość PW znacząco zmienia się po rozliczeniu controllingu.
• Odchylenia od cen ewidencyjnych narastają przez wiele miesięcy.
• Ewidencja magazynowa nie daje się uzgodnić z księgą główną.
• Koszt sprzedanych produktów różni się pomiędzy raportami finansowymi i zarządczymi.

W takim przypadku problem rzadko ogranicza się do pojedynczego dokumentu magazynowego. Trzeba przeanalizować cały przepływ od zakupu, przez magazyn i produkcję, aż do sprzedaży produktu. Finexis wspiera firmy produkcyjne w porządkowaniu księgowości, ewidencji magazynowej i procesów związanych z rozliczaniem produkcji. Celem powinien być system, w którym magazyn, produkcja i księgowość korzystają ze spójnych danych, a informacje można prześledzić od dokumentu źródłowego do wyniku finansowego.

Podsumowanie. Księgowanie magazynu w firmie produkcyjnej

Księgowanie magazynu w firmie produkcyjnej obejmuje znacznie więcej niż ewidencję przyjęć i wydań. Materiały są przyjmowane, wydawane do produkcji, zwracane, przesuwane pomiędzy lokalizacjami i przekształcane w półprodukty oraz wyroby gotowe. Każda z tych operacji powinna znaleźć odpowiednie odzwierciedlenie w dokumentacji magazynowej i ewidencji księgowej.

Jednocześnie firma musi prawidłowo ustalić wartość zapasów. Może wykorzystywać ceny ewidencyjne, ale musi kontrolować ich relację do rzeczywistych cen zakupu i kosztów wytworzenia. Ustawa określa zasady ewidencji rzeczowych aktywów obrotowych, ich rozchodu i wyceny, a KSR nr 13 rozwija zagadnienia związane z kosztem wytworzenia produktów.

Dobrze zaprojektowany proces pozwala odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań. Co firma posiada? Gdzie dany składnik się znajduje? Według jakiej wartości został ujęty? Do czego został wydany? W którym momencie stał się elementem produkcji, wyrobem gotowym lub kosztem sprzedanego produktu?

Jeżeli magazyn, produkcja i księgowość odpowiadają na te pytania w ten sam sposób, ewidencja zaczyna być źródłem informacji zarządczej. Jeżeli każdy system pokazuje inną wersję procesu, nawet formalnie rozbudowana gospodarka magazynowa nie zapewni wiarygodnej informacji o kosztach produkcji.

FAQ o księgowaniu magazynu w firmie produkcyjnej

Jak księgować przyjęcie materiałów do magazynu?

Schemat zależy od zakładowego planu kont. Firma może wykorzystywać między innymi konto materiałów oraz konto służące do rozliczenia zakupu. Istotne jest uzgodnienie ilości przyjętej do magazynu z dokumentem zakupu oraz prawidłowe określenie wartości zapasu.

Czy dowód PZ jest dowodem księgowym?

Sam symbol PZ nie przesądza o jego charakterze rachunkowym. Dokument stanowiący podstawę zapisu powinien spełniać wymagania wynikające z ustawy oraz pozwalać wiarygodnie udokumentować operację gospodarczą. Ustawa określa wymagania dotyczące dowodów księgowych i ich treści.

Jak księgować wydanie materiałów do produkcji?

Wydanie zmniejsza wartość materiałów znajdujących się w magazynie i przekazuje ich wartość do odpowiedniego obszaru produkcji lub kosztów. Schemat zależy między innymi od tego, czy przedsiębiorstwo prowadzi koszty na kontach zespołu 4, 5 czy równolegle w obu układach.

Co oznacza RW, rozchód wewnętrzny?

RW jest stosowany w praktyce do dokumentowania wewnętrznego wydania zapasu, na przykład materiałów do produkcji. Znaczenie dokumentu i zasady jego obiegu powinny zostać określone w procedurach przedsiębiorstwa.

Czym różni się PZ od PW?

PZ jest najczęściej wykorzystywane do dokumentowania przyjęcia z zewnątrz, natomiast PW może dokumentować przyjęcie składnika powstałego wewnątrz jednostki, na przykład wyrobu własnej produkcji. Konkretne oznaczenia wynikają z organizacji systemu i procedur firmy.

Czym jest dokument WZ?

WZ dokumentuje w praktyce wydanie zapasu na zewnątrz. Może być związany ze sprzedażą wyrobów gotowych lub towarów. Sposób jego automatycznego powiązania z zapisem księgowym zależy od konfiguracji systemu i przyjętych zasad rachunkowości.

Czy magazyn może być prowadzony według stałych cen ewidencyjnych?

Tak, ustawa dopuszcza stosowanie stałych cen ewidencyjnych przy odpowiednim uwzględnianiu różnic pomiędzy nimi a rzeczywistymi cenami nabycia, zakupu lub kosztami wytworzenia.

Jak wyceniać rozchód materiałów?

Ustawa przewiduje między innymi średnią ważoną, metody oparte na kolejności nabycia lub wytworzenia oraz szczegółową identyfikację rzeczywistych cen lub kosztów dla składników związanych z konkretnymi przedsięwzięciami.

Co zrobić, gdy magazyn nie zgadza się z księgowością?

Najpierw należy ustalić źródło różnicy. Trzeba sprawdzić kompletność i daty dokumentów, przyjęcia, wydania, zwroty, przesunięcia międzymagazynowe, ceny ewidencyjne, odchylenia oraz produkcję w toku. Sama korekta salda nie usuwa przyczyny problemu.

Dlaczego magazyn ma znaczenie dla kosztu wytworzenia?

Ewidencja magazynowa dostarcza informacji między innymi o materiałach pobranych do procesu oraz produktach powstających w wyniku produkcji. Błędne dane o ilości lub wartości zapasów mogą prowadzić do błędnej kalkulacji kosztu wytworzenia i wyceny produktów. KSR nr 13 szczegółowo opisuje zagadnienia ustalania kosztu wytworzenia produktów.