Jak złożyć sprawozdanie finansowe w KRS?

Sprawozdanie finansowe KRS – do kiedy trzeba je złożyć?

Przedsiębiorcy zobowiązani do składania sprawozdań finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego powinni pamiętać o terminach określonych w przepisach. Zgodnie z obowiązującymi zasadami, dokumentacja finansowa jest składana wyłącznie drogą elektroniczną poprzez Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF KRS).

Zasady dotyczące terminów są jasno określone: przedsiębiorcy mają 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego na jego przesłanie do KRS. Sprawozdanie powinno być zatwierdzone w ciągu 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego.

Jeżeli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, dokumenty muszą zostać zatwierdzone najpóźniej do 30 czerwca, a następnie złożone do 15 lipca danego roku. W przypadku firm, których rok obrotowy różni się od kalendarzowego, termin składania sprawozdania przesuwa się odpowiednio do daty jego zakończenia.

Zmiany w terminach sprawozdań finansowych

W poprzednich latach niektóre terminy były przedłużane, m.in. w związku z pandemią COVID-19. Obecnie, zgodnie z obowiązującymi regulacjami na rok 2025, nie przewiduje się dodatkowych wydłużeń terminów składania sprawozdań finansowych. Przedsiębiorcy powinni więc przestrzegać ustawowych dat, aby uniknąć sankcji.

Dzięki elektronicznemu systemowi składania dokumentów, proces jest prostszy, jednak wymaga dopełnienia określonych formalności, takich jak podpisanie sprawozdania kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub Profilem Zaufanym. W kolejnych sekcjach wyjaśniamy, jak prawidłowo przesłać dokumenty oraz jakie elementy muszą one zawierać.

Data złożenia sprawozdania w Krajowym Rejestrze Sądowym

Do kiedy trzeba złożyć sprawozdanie do KRS?

Przedsiębiorcy oraz organizacje non-profit mają obowiązek złożenia sprawozdania finansowego w określonym terminie. Obecnie obowiązują standardowe terminy, zgodnie z którymi:

• sprawozdanie finansowe należy sporządzić i podpisać do 30 czerwca (jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym),
• zatwierdzenie sprawozdania powinno nastąpić do 30 czerwca,
• dokumenty muszą zostać złożone w KRS w ciągu 15 dni od zatwierdzenia, czyli najpóźniej do 15 lipca danego roku.

W przypadku podmiotów, których rok obrotowy nie pokrywa się z kalendarzowym, terminy są liczone indywidualnie, zgodnie z ustawowymi zasadami.

Co dołączyć do sprawozdania finansowego dla Krajowego Rejestru Sądowego?

Przy składaniu elektronicznego sprawozdania finansowego, konieczne jest dołączenie:

✅ uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego,
✅ uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty,
✅ sprawozdania z działalności jednostki (jeżeli jest wymagane),
✅ sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej (dotyczy określonych podmiotów),
✅ raportu z badania, jeśli sprawozdanie finansowe podlegało audytowi.

Brak któregokolwiek z wymaganych dokumentów może skutkować odrzuceniem zgłoszenia.

Elektroniczne sprawozdanie finansowe – jak wysłać je do KRS?

Obowiązek składania sprawozdania w formie elektronicznej oznacza, że dokumenty należy przesłać przez portal eKRS dostępny pod adresem: ekrs.ms.gov.pl. Jest to oficjalna platforma Ministerstwa Sprawiedliwości, służąca do obsługi dokumentów finansowych i rejestracyjnych.

Każdy dokument musi być podpisany przez osoby uprawnione do reprezentacji spółki lub organizacji. Może to nastąpić przy użyciu:

✍ kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
🔐 Profilu Zaufanego.

Proces składania sprawozdania może być skomplikowany, dlatego przedsiębiorcy często korzystają z usług biur rachunkowych, które pomagają w prawidłowym przygotowaniu dokumentów. Ważne jest jednak, aby pamiętać, że to wspólnicy lub zarząd spółki muszą osobiście podpisać i zatwierdzić wniosek przed jego wysłaniem do KRS.

Jak złożyć dokumenty?

Sprawozdanie finansowe do KRS można przesłać wyłącznie w formie elektronicznej. Obecnie dostępne są dwie opcje składania dokumentów:

1️⃣ Bezpłatna rejestracja w systemie RDF – ta opcja wymaga posiadania Profilu Zaufanego przez wszystkich członków zarządu. Jeśli choć jedna z osób nie posiada numeru PESEL, skorzystanie z tej metody jest niemożliwe.

2️⃣ Złożenie sprawozdania poprzez system S24 (opcja płatna) – wybór tej metody wiąże się z opłatą, ale umożliwia składanie dokumentów w przypadku spółek zarządzanych przez cudzoziemców, którzy nie mają polskiego numeru PESEL.

Jak przebiega proces składania elektronicznego sprawozdania finansowego w e-KRS?

🔹 Jeśli nie masz konta na platformie e-KRS, załóż je, korzystając z kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub Profilu Zaufanego.
🔹 Zaloguj się w sekcji „Bezpłatne zgłoszenie dokumentów finansowych”, a następnie wybierz „Przygotowanie i składanie zgłoszeń”.
🔹 Wyszukaj podmiot, wpisując numer KRS.
🔹 Wskaż okres, którego dotyczy sprawozdanie, a następnie dodaj wymagane dokumenty poprzez opcję „Dodaj dokument”, podając datę i język ich sporządzenia.
🔹 Złóż oświadczenie, że oryginały dokumentów zostały podpisane przez kierownika jednostki oraz osobę odpowiedzialną za księgi rachunkowe. Jeśli któryś podpis jest nieobecny, wypełnij pola „Kto nie podpisał” i „Powód braku podpisu”.
🔹 Zweryfikuj poprawność zgłoszenia, podpisz je kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub Profilem Zaufanym. W razie potrzeby przekaż dokumenty do podpisu innemu użytkownikowi.
🔹 Wyślij zgłoszenie do Repozytorium Dokumentów Finansowych poprzez opcję „Wyślij zgłoszenie”.

Dokumenty przesyłane do e-KRS są konwertowane do formatu XML, który umożliwia szybkie i sprawne przetwarzanie danych przez systemy teleinformatyczne. Proces ten znacząco usprawnia obieg dokumentów i ułatwia przedsiębiorcom oraz organizacjom non-profit wywiązanie się z obowiązku raportowania finansowego.

Podpisywanie dokumentu dzięki podpisowi elektronicznemu.

Od 2018 roku obowiązuje wymóg składania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej, co oznacza, że wszystkie dokumenty muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub zatwierdzone Profilem Zaufanym.

W przeszłości wystarczył podpis jednego członka zarządu, jednak obecne regulacje wymagają, aby dokumenty podpisywały wszystkie osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu. To istotna zmiana, która znacząco wpłynęła na sposób składania sprawozdań i zwiększyła konieczność korzystania z nowoczesnych narzędzi do identyfikacji elektronicznej.

Kto musi podpisać dokumenty przed wysłaniem do KRS?

Obecnie wszystkie dokumenty składane do KRS w formie elektronicznej muszą być podpisane przez wszystkich członków zarządu uprawnionych do reprezentacji podmiotu. Od lipca 2025 roku Ministerstwo Sprawiedliwości planuje pełną informatyzację systemu KRS, co oznacza, że wszelkie czynności – w tym zgłoszenia, wpisy i aktualizacje – będą możliwe wyłącznie online. Tożsamość osób składających dokumenty będzie weryfikowana za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub Profilu Zaufanego.

Zmiany te przyspieszą obieg informacji i usprawnią procesy administracyjne, co jest korzystne zarówno dla przedsiębiorców, jak i instytucji państwowych. Elektroniczne przesyłanie sprawozdań umożliwia szybszą aktualizację danych w systemie i skraca czas oczekiwania na decyzje dotyczące wpisów w KRS.

Elektroniczne sprawozdania finansowe – co jeszcze trzeba o nich wiedzieć?

Sprawozdanie finansowe składa się z kilku kluczowych elementów, takich jak:

📌 Bilans,
📌 Rachunek zysków i strat,
📌 Informacje dodatkowe,
📌 Zestawienie zmian w kapitale (jeśli dotyczy),
📌 Rachunek przepływów pieniężnych,
📌 Informacje o lokatach i innych zobowiązaniach finansowych.

Dokumenty muszą być sporządzone w języku polskim i zawierać wartości wyrażone w złotówkach. W przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, wymagane jest również dołączenie uchwały o zatwierdzeniu wyniku finansowego oraz decyzji dotyczącej podziału zysku lub pokrycia straty.

Obsługa systemu e-KRS – jak się w nim odnaleźć?

Portal eKRS to intuicyjny system, który krok po kroku prowadzi użytkowników przez proces składania dokumentów. Na stronie ekrs.ms.gov.pl dostępne są szczegółowe instrukcje, które ułatwiają prawidłowe przesłanie sprawozdania finansowego. System automatycznie podpowiada, jakie dokumenty należy załączyć i na jakim etapie znajduje się zgłoszenie.

Dzięki pełnej cyfryzacji cały proces można przeprowadzić bez wychodzenia z domu, a dokumenty trafiają bezpośrednio do Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Jak sprawdzić, czy spółka/fundacja/stowarzyszenie złożyła sprawozdanie?

Dostęp do dokumentów złożonych w KRS jest możliwy w pełni online, bez konieczności logowania. Wystarczy wejść na stronę Ministerstwa Sprawiedliwości i wyszukać podmiot po numerze KRS lub nazwie.

📂 Dostęp do sprawozdań finansowych w KRS jest bezpłatny – każdy może pobrać pliki XML bez konieczności posiadania podpisu kwalifikowanego czy Profilu Zaufanego. Takie rozwiązanie jest zgodne z unijnymi regulacjami dotyczącymi przejrzystości finansowej.

Dodatkowo, przedsiębiorcy mogą powierzyć monitoring i składanie sprawozdań profesjonalnym biurom księgowym. Warto korzystać z nowoczesnych rozwiązań, które automatyzują procesy księgowe i ułatwiają zarządzanie dokumentacją finansową.