Jak wybrać biuro rachunkowe dla firmy produkcyjnej?

Spis treści

1. Jakie biuro rachunkowe wybrać dla firmy produkcyjnej?

2. Doświadczenie biura rachunkowego w branży produkcyjnej

3. Jak biuro rachunkowe powinno rozumieć koszty produkcji?

4. Prowadzenie ksiąg rachunkowych firmy produkcyjnej

5. Jak sprawdzić doświadczenie w księgowaniu magazynu?

6. Produkcja w toku jako test kompetencji biura rachunkowego

7. Czy biuro rachunkowe rozumie plan kont i księgi handlowe?

8. Jak systemy księgowe i ERP wpływają na wybór biura?

9. Kompleksowa obsługa czy tylko prowadzenie księgowości?

10. Doradztwo podatkowe w biurze rachunkowym

11. Obsługa kadrowo-płacowa w firmie produkcyjnej

12. Cennik usług księgowych a rzeczywisty zakres pracy

13. Jakie pytania zadać przed podpisaniem umowy?

14. Checklista wyboru biura rachunkowego dla firm produkcyjnych

15. Podsumowanie. Jak wybrać biuro rachunkowe dla firmy produkcyjnej?

16. FAQ o wyborze biura rachunkowego dla firmy produkcyjnej

Jak biuro rachunkowe powinno rozumieć koszty produkcji?

Jednym z najważniejszych testów kompetencji jest rozmowa o kosztach. W firmie produkcyjnej nie wystarczy poprawne ujęcie faktury za materiał, energię czy usługę. Trzeba wiedzieć, w jaki sposób koszty trafiają do produktu.

Znaczenie mogą mieć:

• Materiały bezpośrednie.
• Wynagrodzenia pracowników produkcyjnych.
• Amortyzacja maszyn.
• Koszty wydziałowe.
• Koszty pośrednie.
• Produkcja niezakończona.
• Przyjęcie wyrobów gotowych.
• Koszt sprzedanych produktów.

Dobre biuro rachunkowe powinno rozumieć, jak w przedsiębiorstwie przebiega kalkulacja kosztów produkcji, i potrafić ocenić, czy księgi dostarczają danych potrzebnych do prawidłowego przypisania kosztów do produktów. Księgowość produkcji może dostarczać danych potrzebnych do oceny rentowności produktów, grup produktowych, a przy odpowiednio zaprojektowanej analityce również linii technologicznych. Dzięki temu rachunkowość przestaje być wyłącznie narzędziem do sporządzania deklaracji i może wspierać analizę ekonomiczną przedsiębiorstwa.

Jeżeli podczas rozmowy o kosztach produkcji odpowiedzi sprowadzają się wyłącznie do zaksięgowania faktur, warto dokładniej sprawdzić kompetencje zespołu.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych firmy produkcyjnej

Prowadzenie ksiąg rachunkowych przedsiębiorstwa produkcyjnego wymaga prawidłowego powiązania danych z wielu obszarów. Księgowość otrzymuje informacje z zakupów, sprzedaży, banków, magazynu, produkcji, kadr, środków trwałych i innych systemów. Sama liczba dokumentów nie opisuje więc rzeczywistej skali pracy.

Znaczenie ma między innymi to:

• Jak dane trafiają do systemu księgowego.
• Czy dokumenty są importowane automatycznie.
• Jak prowadzona jest analityka.
• Czy magazyn jest zintegrowany z księgami.
• Jak rozliczana jest produkcja w toku.
• Jak przedsiębiorstwo zamyka miesiąc.
• Kto odpowiada za kontrolę poszczególnych danych.

Księgowość produkcyjna wymaga również znajomości zasad ewidencji i wyceny zapasów oraz sposobu powiązania danych magazynowych z księgami rachunkowymi. Jeżeli biuro ma przejąć księgi handlowe po poprzednim zespole lub innym usługodawcy, warto ustalić, jak będzie wyglądało przejęcie danych i kontrola sald otwarcia.

Jak sprawdzić doświadczenie w księgowaniu magazynu?

Magazyn jest jednym z obszarów, w których bardzo szybko wychodzą różnice pomiędzy standardową obsługą księgową a znajomością produkcji. Warto zapytać, czy biuro ma doświadczenie w księgowaniu magazynu w firmie produkcyjnej, w tym w pracy z dokumentami magazynowymi, uzgadnianiu systemu magazynowego z księgami oraz wyjaśnianiu różnic w ewidencji. Usługi księgowe dla firm produkcyjnych mogą obejmować nie tylko prowadzenie ksiąg, ale również uzgadnianie zapasów, raportowanie i analizę danych kosztowych. Nie oznacza to jednak, że każde biuro oferuje taki zakres. Trzeba ustalić go przed rozpoczęciem współpracy.

Istotne jest również zrozumienie, że dane magazynowe nie powstają w księgowości. Źródłem są procesy operacyjne przedsiębiorstwa.

Jeżeli dokumenty są wystawiane z opóźnieniem albo ruchy magazynowe nie odpowiadają rzeczywistym operacjom, samo księgowanie nie rozwiąże problemu. Dobre biuro powinno potrafić wskazać, gdzie kończy się odpowiedzialność księgowości, a gdzie zaczyna odpowiedzialność magazynu i produkcji.

Produkcja w toku jako test kompetencji biura rachunkowego

Produkcja niezakończona jest kolejnym obszarem wymagającym współpracy kilku działów. Księgowość nie jest w stanie samodzielnie określić, które zlecenia są nadal realizowane i jaki jest ich stan. Potrzebuje danych z przedsiębiorstwa.

Biuro powinno jednak wiedzieć:

• Jakich informacji potrzebuje.
• Kiedy powinny zostać przekazane.
• W jaki sposób zostaną ujęte w księgach.
• Jak wpływają na wynik miesiąca.
• Jak połączyć je z ewidencją kosztów.

Jeżeli firma posiada istotną produkcję w toku, ten temat warto poruszyć jeszcze przed podpisaniem umowy.

Czy biuro rachunkowe rozumie plan kont i księgi handlowe?

Plan kont powinien odpowiadać potrzebom przedsiębiorstwa. Nie każda firma produkcyjna potrzebuje identycznej analityki. Jeżeli przedsiębiorstwo prowadzi koszty równolegle według rodzaju i według miejsc ich powstawania, biuro powinno również rozumieć schemat księgowania produkcji na kontach zespołu 4 i 5.

Biuro powinno więc zapytać, jakie informacje są potrzebne zarządowi i controllingowi. Prowadzenie ksiąg rachunkowych nie powinno ograniczać się do spełnienia obowiązku formalnego. Dobrze zaprojektowana rachunkowość może jednocześnie dostarczać danych potrzebnych do zarządzania firmą. Jeżeli biuro używa jednego, sztywnego planu kont dla wszystkich klientów, warto sprawdzić, czy takie rozwiązanie odpowiada potrzebom konkretnej produkcji.

Jak systemy księgowe i ERP wpływają na wybór biura?

Kolejnym obszarem jest technologia. Firma może posiadać własny ERP, system magazynowy, obieg dokumentów i rozwiązania do raportowania. Wtedy biuro nie powinno patrzeć wyłącznie na własny program księgowy.

Trzeba ustalić:

• Czy potrafi pracować z wykorzystywanym ERP.
• Czy dane mogą być importowane.
• Jak będą przekazywane dokumenty.
• Kto będzie odpowiadał za konfigurację.
• Jak będą działały schematy księgowania.
• Jak zostanie zorganizowana kontrola danych.

Elektroniczny obieg dokumentów księgowych może usprawniać przekazywanie danych pomiędzy przedsiębiorstwem a biurem rachunkowym. Ogranicza również konieczność ręcznego przekazywania części dokumentów i ułatwia uporządkowanie procesu akceptacji. Nowoczesne systemy księgowe i ERP mogą zapewniać zarządowi szybszy dostęp do aktualnych danych finansowych. Nie oznacza to jednak automatycznie raportowania w czasie rzeczywistym. Aktualność informacji zależy od częstotliwości wprowadzania danych, integracji systemów i organizacji procesów.

Dobre wykorzystanie systemów księgowych może ograniczyć ręczne przepisywanie informacji, ale automatyzacja nie zastępuje kontroli. Błędnie skonfigurowany automat może jedynie szybciej powielać błędy.

Kompleksowa obsługa czy tylko prowadzenie księgowości?

Hasło kompleksowa obsługa może oznaczać bardzo różne rzeczy. Dla jednego biura będzie to prowadzenie ksiąg, VAT i CIT. Dla drugiego również kadry, sprawozdawczość, raportowanie, konsultacje podatkowe czy wsparcie w innych procesach finansowych. Dlatego trzeba zapytać, co konkretnie znajduje się w ofercie.

Zakres usług może obejmować między innymi:

• Prowadzenie ksiąg rachunkowych.
• Rozliczenia podatkowe.
• Ewidencję środków trwałych.
• Obsługę kadrowo-płacową.
• Sporządzanie sprawozdań finansowych.
• Wsparcie podczas audytu.
• Raportowanie zarządcze.
• Konsultacje.
• Doradztwo podatkowe.
• Wsparcie przy kontrolach i kontaktach z urzędami.

Biura rachunkowe mogą również wspierać przedsiębiorców w rozliczeniach ZUS, PIT oraz przygotowaniu dokumentacji kadrowo-płacowej, jeżeli taki zakres został objęty usługą. W niektórych modelach kompleksowej obsługi przedsiębiorstwo może otrzymać również wsparcie przy analizie możliwości pozyskania dotacji i innych form finansowania. W przypadku firm produkcyjnych może mieć to znaczenie przy inwestycjach, modernizacji zakładów czy projektach rozwojowych.

Profesjonalną obsługę księgową warto więc oceniać przez pryzmat odpowiedzialności, a nie liczby pozycji w ofercie.

Doradztwo podatkowe w biurze rachunkowym

Prowadzenie księgowości i doradztwo podatkowe to dwa różne obszary. Księgowy powinien prawidłowo rozliczać podatki wynikające z dokumentów i zdarzeń gospodarczych. Biura rachunkowe wspierają firmy w prawidłowym stosowaniu przepisów podatkowych i terminowym przygotowaniu wymaganych rozliczeń. Profesjonalna obsługa może ograniczać ryzyko błędów w deklaracjach i związanych z nimi konsekwencji. Nie każde biuro posiada jednak doradcę podatkowego, który może wspierać przedsiębiorstwo przy bardziej złożonych zagadnieniach.

W produkcji takie tematy mogą dotyczyć między innymi:

• Dużych inwestycji.
• Transakcji zagranicznych.
• Cen transferowych.
• Restrukturyzacji.
• Ulg podatkowych.
• VAT.
• CIT.
• Finansowania.
• Dotacji.

Firmy produkcyjne mogą również korzystać z ulg podatkowych związanych z działalnością badawczo-rozwojową, jeżeli spełniają warunki określone w przepisach. Dlatego przy przedsiębiorstwach rozwijających nowe produkty, technologie lub procesy warto sprawdzić, czy biuro potrafi rozpoznać temat wymagający konsultacji ze specjalistą. Warto więc ustalić, czy doradca podatkowy jest częścią zespołu, czy biuro korzysta z zewnętrznej kancelarii i w jaki sposób rozliczane są konsultacje.

Czy doradztwo finansowe i raportowanie są częścią usługi?

Nie każde biuro rachunkowe zajmuje się doradztwem finansowym, controllingiem czy budżetowaniem. I nie każde musi. Ważne jest jednak, aby firma wiedziała, czego oczekuje. Jeżeli zarząd potrzebuje jedynie prawidłowo prowadzonych ksiąg i terminowych rozliczeń, zakres może być prostszy. Jeżeli oczekuje również raportów dotyczących zapasów, wyniku, kosztów produkcji, rentowności czy płynności, trzeba ustalić to przed rozpoczęciem współpracy.

Raportowanie powinno mieć określony:

• Zakres.
• Format.
• Termin.
• Źródła danych.
• Osobę odpowiedzialną za przygotowanie.
• Sposób wyjaśniania odchyleń.

Biuro może dostarczać dane finansowe, ale nie każde będzie pełnić funkcję controllingu lub CFO. Dobrze prowadzona rachunkowość może jednak zwiększać jakość decyzji biznesowych. Zarząd szybciej widzi zmiany kosztów, zapasów czy wyniku i ma lepszą podstawę do oceny rentowności oraz planowania kolejnych działań.

Obsługa kadrowo-płacowa w firmie produkcyjnej

Produkcja często oznacza większe zatrudnienie, pracę zmianową, nadgodziny, dodatki, premie, absencje i różne systemy czasu pracy. Dlatego obsługa kadrowo-płacowa może być ważną częścią współpracy.

Trzeba ustalić między innymi:

• Kto prowadzi akta pracownicze.
• Kto przygotowuje listy płac.
• Kto rozlicza zmienne składniki wynagrodzeń.
• Jak przekazywane są dane o czasie pracy.
• Jak obsługiwane są umowy i zmiany warunków zatrudnienia.
• Jak wygląda kontakt z pracownikami.
• Kto odpowiada za deklaracje i rozliczenia związane z ZUS oraz PIT.

Jeżeli firma zatrudnia kilkadziesiąt lub kilkaset osób, ten obszar może mieć duży wpływ na zakres i koszt całej obsługi.

Jak biuro rachunkowe wspiera sporządzanie sprawozdań finansowych?

Przedsiębiorstwa zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych mają również obowiązki związane ze sprawozdawczością finansową. Spółki kapitałowe prowadzą księgi rachunkowe, dlatego ich obsługa wymaga pełnej ewidencji zgodnej z przepisami o rachunkowości. Warto więc sprawdzić, czy przygotowanie rocznego sprawozdania znajduje się w abonamencie, czy jest wyceniane osobno.

Jeżeli sprawozdanie podlega badaniu, znaczenie ma również współpraca z audytorem. Biuro powinno umieć przygotować dane i wyjaśnienia potrzebne osobie badającej księgi. W większych spółkach regularny kontakt z biegłym rewidentem może być normalnym elementem procesu zamknięcia roku, dlatego warto wiedzieć, jak usługodawca organizuje taką współpracę.

Biuro rachunkowe a spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Wiele firm produkcyjnych działa jako spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Księgowość takiej spółki oznacza prowadzenie ksiąg rachunkowych, rozliczenia podatkowe, sprawozdawczość i szereg obowiązków, których nie ma przy prostej jednoosobowej działalności gospodarczej.

Dlatego doświadczenie biura przy obsłudze niewielkich przedsiębiorców nie zawsze będzie wystarczającym punktem odniesienia. Im bardziej rozbudowana działalność gospodarcza, tym większe znaczenie mają procedury, podział odpowiedzialności, jakość danych i doświadczenie osób prowadzących księgi handlowe.

Jednoosobowa działalność gospodarcza a firma produkcyjna

Jeżeli biuro specjalizuje się przede wszystkim w obsłudze osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, nie oznacza to automatycznie, że nie poradzi sobie z produkcją. Warto jednak sprawdzić, czy posiada również zespół pracujący z pełną księgowością i bardziej złożonymi procesami.

Rozliczanie prostej działalności usługowej i obsługa kilkusetosobowego producenta to dwa różne modele pracy. Różnią się liczbą danych, odpowiedzialnością, systemami, terminami i zakresem wymaganych kompetencji.

Ubezpieczenie OC biura rachunkowego

Przed podpisaniem umowy warto sprawdzić również kwestie formalne. Jedną z nich jest ubezpieczenie OC. Samo posiadanie polisy nie świadczy jeszcze o jakości usług, ale jest istotnym elementem bezpieczeństwa współpracy.

Warto zapytać:

• Czy biuro posiada aktualną polisę.
• Jaki jest jej zakres.
• Jaka jest suma ubezpieczenia.
• Jak uregulowana jest odpowiedzialność w umowie.

Przy większej skali przedsiębiorstwa można również zweryfikować, czy poziom ochrony odpowiada potencjalnemu ryzyku. Dobrze zorganizowana współpraca z biurem rachunkowym może zwiększać bezpieczeństwo operacyjne dzięki procedurom, zastępstwom, kontroli i jasnemu podziałowi odpowiedzialności.

Certyfikaty i kwalifikacje księgowych

Przy wyborze biura można spotkać się z informacją o certyfikacie księgowym Ministerstwa Finansów. Trzeba jednak pamiętać, że system wydawania nowych certyfikatów uprawniających do usługowego prowadzenia ksiąg został zniesiony w 2014 roku. Osoby, które uzyskały dokument wcześniej, nadal mogą się nim posługiwać. Dlatego sam brak nowego certyfikatu MF nie powinien automatycznie dyskwalifikować biura. Znacznie ważniejsze jest doświadczenie osób, które faktycznie będą prowadzić księgowość firmy.

Warto zapytać:

• Kto będzie głównym księgowym.
• Jakie posiada doświadczenie.
• Czy pracował z firmami produkcyjnymi.
• Jak wygląda zastępstwo.
• Kto kontroluje jego pracę.
• Jak zespół aktualizuje wiedzę.

Regularne szkolenia mają duże znaczenie, ponieważ księgowi muszą śledzić zmiany w rachunkowości, podatkach i obowiązkach sprawozdawczych.

Dedykowany księgowy czy wspólna skrzynka?

Przedsiębiorstwo powinno wiedzieć, z kim będzie pracowało na co dzień. W modelu z dedykowaną osobą łatwiej budować wiedzę o specyfice klienta. Nie oznacza to jednak, że cała odpowiedzialność powinna spoczywać na jednym księgowym. Najlepszy model łączy osobę prowadzącą z dostępem do większego zespołu i zastępstwa.

Dzięki temu firma ma konkretny kontakt, ale wiedza nie znajduje się wyłącznie w głowie jednej osoby. Jeżeli klient kontaktuje się za każdym razem z kimś innym, może natomiast ciągle tłumaczyć te same procesy od początku. Oszczędność czasu może być jedną z korzyści współpracy z biurem rachunkowym, ale pojawia się tylko wtedy, gdy sposób pracy rzeczywiście ogranicza liczbę czynności wykonywanych po stronie klienta i usprawnia wymianę informacji.

Nasze biuro rachunkowe czy duży ogólnopolski operator?

Rozmiar biura nie przesądza o jakości. Duże biuro obsługujące klientów z całej Polski może posiadać rozbudowane procedury, wiele specjalizacji i większe możliwości zapewnienia zastępstw. Mniejsze biuro może natomiast oferować bardziej bezpośrednią komunikację i indywidualne podejście.

Nie warto więc automatycznie wybierać największego ani najmniejszego usługodawcy. Znacznie ważniejsze jest to, kto faktycznie będzie odpowiadał za księgowość Twojej firmy i czy zespół zna specyfikę produkcji.

Lokalizacja sama w sobie również nie przesądza o jakości. Lokalne biuro może dobrze znać otoczenie biznesowe swoich klientów, ale przy obsłudze firmy produkcyjnej większe znaczenie mają kompetencje branżowe, organizacja współpracy i dostęp do odpowiednich specjalistów.

Jak sprawdzić rzetelność biura rachunkowego?

Przed rozpoczęciem współpracy warto zebrać informacje o samym usługodawcy.

Można sprawdzić:

• Opinie klientów.
• Polecenia.
• Doświadczenie zespołu.
• Specjalizacje.
• Informacje o ubezpieczeniu.
• Sposób komunikacji.
• Procedury bezpieczeństwa.
• Warunki umowy.
• Sposób przechowywania dokumentów.
• Zasady zastępstw.

Opinie nie powinny być jedynym kryterium. Znacznie więcej można dowiedzieć się podczas konkretnej rozmowy o procesach w firmie. Jeżeli biuro zadaje pytania o magazyn, ERP, produkcję w toku, plan kont i termin zamknięcia miesiąca, daje to więcej informacji niż ogólna deklaracja o najwyższej jakości usług.

Jak wygląda wdrożenie nowego biura rachunkowego?

Zmiana księgowości nie powinna polegać wyłącznie na przekazaniu dokumentów i loginów. Dobre wdrożenie obejmuje poznanie procesów.

Biuro powinno ustalić między innymi:

• Strukturę firmy.
• Obieg dokumentów.
• Plan kont.
• Systemy.
• Magazyny.
• Sposób rozliczania produkcji.
• Środki trwałe.
• Rozrachunki.
• Podatki.
• Kadry.
• Raportowanie.
• Terminy miesięcznego zamknięcia.

Trzeba też ustalić, kto odpowiada za poszczególne działania po obu stronach. Im bardziej złożone przedsiębiorstwo, tym ważniejsze jest dobre wdrożenie. Na każdym etapie powinno być wiadomo, jakie dokumenty i dane są potrzebne oraz kto odpowiada za ich przekazanie.

Jeżeli chcesz zobaczyć, jak taki proces wygląda w praktyce, przejdź do artykułu, w którym pokazujemy kolejne etapy od ujęcia kosztów, przez produkcję w toku, aż po wyroby gotowe: Rozliczanie produkcji krok po kroku

.zy biuro powinno przeanalizować dotychczasową księgowość?

Przy zmianie usługodawcy warto ustalić, czy nowe biuro wykonuje kontrolę przejmowanych ksiąg. Nie chodzi o pełny audyt każdego poprzedniego roku. Ważne jest jednak sprawdzenie danych, od których rozpocznie się dalsza praca.

Dotyczy to między innymi:

• Sald.
• Rozrachunków.
• Środków trwałych.
• Magazynu.
• Podatków.
• Produkcji w toku.
• Rozliczeń międzyokresowych.
• Otwarcia ksiąg.

Jeżeli poprzednia księgowość zawiera błędy, trzeba ustalić, kto i w jakim zakresie będzie je poprawiał.

W ramach przeniesienia księgowości produkcji do Finexis zawsze przedstawiamy harmonogram wdrożenia, obejmujący:

1.  Analizę ksiąg, obiegu dokumentów, planu kont, projektów i systemów
2. Uzgodnienie zasad przejęcia odpowiedzialności i harmonogramu zamknięcia
3. Migrację/import danych, weryfikację sald i konfigurację procesów
4. Pierwsze kontrolne zamknięcie miesiąca.

Jak szybko biuro rachunkowe zamyka miesiąc?

Termin zamknięcia miesiąca ma bezpośredni wpływ na użyteczność danych. Jeżeli zarząd otrzymuje wynik bardzo późno, możliwość reagowania jest ograniczona. Dlatego przed podpisaniem umowy trzeba ustalić harmonogram.

Warto zapytać:

• Do kiedy firma przekazuje dokumenty.
• Kiedy magazyn musi być zamknięty.
• Kiedy rozliczana jest produkcja w toku.
• Kiedy księgowość wykonuje uzgodnienia.
• Kiedy dostępny jest wynik.
• Kiedy powstają raporty.

Szybkie zamknięcie wymaga współpracy obu stron. Biuro nie przyspieszy procesu, jeśli przedsiębiorstwo dostarcza kluczowe dane po terminie.

Jakiego raportowania potrzebuje firma produkcyjna?

Nie każda firma potrzebuje tego samego zestawu raportów.

Zarząd może oczekiwać informacji o:

• Przychodach.
• Wyniku.
• Kosztach.
• Zapasach.
• Produkcji w toku.
• Kosztach wytworzenia.
• Rentowności.
• Należnościach.
• Zobowiązaniach.
• Płynności.
• Odchyleniach od budżetu.

Trzeba ustalić, czy biuro jedynie dostarcza dane księgowe, czy również przygotowuje raporty zarządcze. Jeżeli firma prowadzi budżetowanie, warto również ustalić, czy dane księgowe mogą być zestawiane z planem.

Księgowość produkcji może dzięki odpowiedniej analityce pomagać w ocenie rentowności poszczególnych produktów, grup produktów, wydziałów czy linii technologicznych. Podstawą takiej analizy jest między innymi prawidłowo ustalony koszt wytworzenia produktu, ponieważ jego wartość wpływa na ocenę marży i rentowności.

Cennik usług księgowych a rzeczywisty zakres pracy

Cennik usług księgowych może być pomocny przy pierwszym porównaniu ofert, ale w przypadku produkcji nie powinien być głównym kryterium.

Cena może zależeć od:

• Liczby dokumentów.
• Liczby magazynów.
• Liczby pracowników.
• Liczby środków trwałych.
• Zakresu kadr i płac.
• Rozliczania produkcji.
• Raportowania.
• Transakcji zagranicznych.
• Integracji systemów.
• Sposobu przekazywania danych.
• Dodatkowych konsultacji.

Dwie oferty o tej samej miesięcznej cenie mogą więc obejmować zupełnie inny zakres usług. Dlatego cennik powinien być punktem wyjścia do rozmowy, a nie jedyną podstawą decyzji.

Co powinno znajdować się w ofercie biura rachunkowego?

Dobra oferta powinna jasno określać zakres odpowiedzialności.

Warto sprawdzić:

• Jakie czynności są w abonamencie.
• Co jest dodatkowo płatne.
• Jak liczony jest wzrost liczby dokumentów.
• Czy obowiązują limity konsultacji.
• Czy sprawozdanie finansowe jest dodatkowo płatne.
• Czy kontakt z audytorem znajduje się w cenie.
• Jak rozliczana jest obsługa kadrowo-płacowa.
• Czy dodatkowe raporty są wyceniane osobno.
• Czy przejęcie ksiąg wiąże się z jednorazową opłatą.
• Czy wsparcie dotyczące dotacji, ulg lub bardziej złożonego doradztwa jest częścią usługi.

Szeroki zakres usług wygląda dobrze w prezentacji, ale najważniejsze jest precyzyjne określenie, co przedsiębiorstwo faktycznie otrzymuje.

Dlaczego najtańsze biuro rachunkowe nie zawsze jest najlepsze?

Niska cena nie oznacza automatycznie słabej jakości. Podobnie wysoka nie gwarantuje profesjonalnej obsługi. Problem pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorstwo porównuje wyłącznie miesięczne faktury, bez porównania zakresu.

Tańsza oferta może wymagać, aby klient samodzielnie:

• Uzgadniał magazyn.
• Przygotowywał produkcję w toku.
• Kontrolował analitykę.
• Tworzył raporty.
• Wyjaśniał błędy.
• Przygotowywał dane do kalkulacji kosztów.

Wtedy część pracy, za którą firma pozornie nie płaci biuru, i tak musi zostać wykonana przez własnych pracowników. Profesjonalne biuro rachunkowe może ograniczać ryzyko błędów w rozliczeniach i deklaracjach, ale nie zwalnia przedsiębiorstwa z odpowiedzialności za jakość danych przekazywanych do księgowości.

Jakie pytania zadać przed podpisaniem umowy?

Przed wyborem biura warto przygotować konkretną listę pytań.

1. Ile firm produkcyjnych obecnie obsługujecie?
2. Jakie doświadczenie macie w naszej branży?
3. Czy pracowaliście z podobnym procesem produkcyjnym?
4. Czy rozliczacie produkcję w toku?
5. Czy macie doświadczenie w kalkulacji kosztów produkcji?
6. Jak uzgadniacie magazyn z księgami?
7. Jak wygląda współpraca z ERP?
8. Kto będzie prowadził naszą księgowość?
9. Kto będzie zastępował tę osobę?
10. Jak wygląda kontrola pracy księgowych?
11. Czy pomagacie projektować plan kont i analitykę?
12. Czy przygotowujecie raportowanie dla zarządu?
13. Czy obsługujecie kadry i płace?
14. Czy zapewniacie doradztwo podatkowe?
15. Czy w zespole dostępny jest doradca podatkowy?
16. Jak wygląda sporządzanie sprawozdań finansowych?
17. Jak współpracujecie z biegłym rewidentem?
18. Jak wygląda przejęcie ksiąg od poprzedniego biura?
19. Jak szybko zamykacie miesiąc?
20. Jakie czynności są dodatkowo płatne?
21. Jak wygląda odpowiedzialność i ubezpieczenie OC?
22. W jaki sposób zmienia się cena wraz ze wzrostem firmy?

Odpowiedzi powinny być konkretne. Im bardziej złożona firma, tym mniej użyteczna jest odpowiedź „to zależy” bez dalszego wyjaśnienia.

Jakie sygnały powinny wzbudzić ostrożność?

Nie każdy problem widoczny podczas pierwszej rozmowy musi dyskwalifikować biuro.

Kilka sygnałów warto jednak potraktować jako powód do dalszych pytań:

• Wycena bez poznania procesów firmy.
• Brak pytań o magazyn.
• Brak pytań o sposób rozliczania produkcji.
• Brak zainteresowania ERP.
• Niejasny zakres odpowiedzialności.
• Brak osoby odpowiedzialnej za klienta.
• Brak jasnych zasad zastępstwa.
• Nieprecyzyjne zasady dotyczące dodatkowych kosztów.
• Brak doświadczenia w pełnej księgowości.
• Obietnica bardzo szybkiego wdrożenia bez analizy danych.
• Traktowanie produkcji jak zwykłej działalności usługowej.

Zmiana biura rachunkowego w firmie produkcyjnej

Zmiana biura jest większym projektem niż przekazanie kilku dokumentów.

Trzeba zaplanować:

• Termin zakończenia współpracy z obecnym usługodawcą.
• Eksport danych.
• Przekazanie dokumentacji.
• Dostępy do systemów.
• Uprawnienia.
• Salda.
• Otwarte rozrachunki.
• Magazyn.
• Produkcję w toku.
• Środki trwałe.
• Deklaracje.
• Sprawozdawczość.
• Dokumentację kadrową.

Dobrze przygotowany harmonogram ogranicza ryzyko przerwania ciągłości księgowania i rozliczeń. Zmiana biura może również wymagać uporządkowania elektronicznego obiegu dokumentów, dostępu do systemów oraz nowych procedur komunikacji pomiędzy przedsiębiorstwem a księgowością.

Czy biuro rachunkowe powinno skalować się razem z firmą?

Tak, szczególnie jeśli przedsiębiorstwo planuje dalszy rozwój. Obsługa może być wystarczająca przy jednym zakładzie, ale po otwarciu kolejnej lokalizacji zakres pracy może wyglądać zupełnie inaczej.

Warto więc zapytać, czy biuro posiada zasoby do obsługi:

• Większej liczby dokumentów.
• Nowych magazynów.
• Większej liczby pracowników.
• Transakcji zagranicznych.
• Kolejnych spółek.
• Bardziej rozbudowanego raportowania.

Dobrze dobrane biuro nie powinno być przeszkodą przy wzroście przedsiębiorstwa. Jeżeli firma rozwija działalność, inwestuje w nowe linie, zatrudnia kolejnych pracowników albo wchodzi na nowe rynki, księgowość również musi być przygotowana na większą skalę operacji.

Kiedy lepszy może być własny dział księgowy?

Outsourcing nie jest odpowiedzią dla każdej firmy. Przy bardzo dużej skali, kilku zakładach, codziennej współpracy księgowości z produkcją i potrzebie natychmiastowego dostępu do zespołu własny dział może być lepszym rozwiązaniem.

Firma może również pozostawić część finansów wewnętrznie, a wybrane procesy przekazać na zewnątrz. Przykładowo CFO i controlling pozostają w przedsiębiorstwie, natomiast prowadzenie ksiąg, podatki czy obsługa kadrowo-płacowa są realizowane przez zewnętrzne biuro. Najważniejsze jest dopasowanie modelu do rzeczywistych potrzeb.

Checklista wyboru biura rachunkowego dla firm produkcyjnych

Przed podjęciem decyzji sprawdź:

1. Czy biuro ma doświadczenie w branży produkcyjnej.
2. Czy rozumie koszty produkcji.
3. Czy zna temat magazynu i produkcji w toku.
4. Czy potrafi prowadzić księgi rachunkowe przy rozbudowanej analityce.
5. Czy zna używany przez firmę ERP lub potrafi się z nim zintegrować.
6. Czy zapewnia zastępstwo.
7. Czy zakres usług jest jasno określony.
8. Czy biuro posiada ubezpieczenie OC.
9. Czy zapewnia dostęp do specjalistów podatkowych.
10. Czy potrafi wspierać sprawozdawczość i audyt.
11. Czy harmonogram zamknięcia miesiąca odpowiada potrzebom firmy.
12. Czy raportowanie jest dopasowane do zarządu.
13. Czy cena uwzględnia rzeczywisty zakres obsługi.
14. Czy biuro będzie mogło skalować usługę wraz z przedsiębiorstwem.
15. Czy podczas rozmowy zespół zadaje konkretne pytania o procesy produkcyjne.

Kiedy warto porozmawiać z biurem przed zmianą księgowości?

Jeżeli firma ma problemy z rozliczeniem produkcji, uzgadnianiem magazynu, terminowym zamknięciem miesiąca albo dostępem do danych zarządczych, warto przed zmianą porozmawiać z potencjalnym usługodawcą o konkretnych procesach. Nie chodzi od razu o podpisanie umowy. Taka rozmowa pozwala sprawdzić, czy biuro rozumie rzeczywiste problemy przedsiębiorstwa i potrafi zaproponować odpowiedni zakres współpracy.

Finexis specjalizuje się w księgowości firm produkcyjnych. Nasze biuro rachunkowe analizuje sposób działania przedsiębiorstwa, wykorzystywane systemy, magazyn, rozliczanie produkcji i oczekiwania dotyczące raportowania, zanim zostanie określony zakres obsługi. Dzięki temu oferta może zostać dopasowana do rzeczywistych procesów firmy, a nie jedynie liczby faktur.

Podsumowanie. Jak wybrać biuro rachunkowe dla firmy produkcyjnej?

Najlepsze biuro rachunkowe dla firmy produkcyjnej to niekoniecznie biuro z najniższym cennikiem ani największą liczbą usług na stronie internetowej. Najważniejsze jest dopasowanie do przedsiębiorstwa. Biuro powinno rozumieć branżę produkcyjną, prowadzenie ksiąg rachunkowych, magazyn, produkcję w toku, koszt wytworzenia, środki trwałe, kadry, podatki i sposób zamknięcia miesiąca.

Równie ważne są doświadczenie zespołu, zastępstwa, systemy księgowe, procedury, bezpieczeństwo danych, ubezpieczenie OC i jasno określony zakres odpowiedzialności. Dobra rachunkowość może wspierać nie tylko rozliczenia, ale również analizę kosztów, budżetowanie, raportowanie i kontrolę rentowności przedsiębiorstwa.

Przed podpisaniem umowy warto więc sprawdzić nie tylko cennik usług księgowych. Trzeba również wiedzieć, kto będzie prowadził księgowość, jakie procesy przejmie biuro, jakie zadania zostaną po stronie firmy i czy wybrany model będzie działał również wtedy, gdy przedsiębiorstwo urośnie.

FAQ o wyborze biura rachunkowego dla firmy produkcyjnej

Jakie biuro rachunkowe jest najlepsze dla firmy produkcyjnej?

Takie, które posiada doświadczenie w obsłudze firm produkcyjnych i rozumie magazyn, produkcję w toku, koszty produkcji, środki trwałe oraz specyfikę miesięcznego zamknięcia.

Czy cennik usług księgowych wystarczy do porównania biur?

Nie. Cena powinna być analizowana razem z zakresem usług i odpowiedzialnością. Dwie oferty o podobnej kwocie mogą obejmować zupełnie inne czynności.

Czy biuro rachunkowe powinno posiadać doradcę podatkowego?

Nie każde musi posiadać doradcę w swoim zespole, ale warto wiedzieć, jak biuro zapewnia dostęp do doradztwa podatkowego przy bardziej złożonych sprawach.

Czy biuro rachunkowe pomaga przy deklaracjach ZUS i PIT?

Może. W wielu modelach obsługi kadrowo-płacowej biuro przygotowuje również odpowiednie rozliczenia i deklaracje związane z ZUS oraz PIT. Zakres trzeba jednak sprawdzić w ofercie.

Czy firma produkcyjna potrzebuje pełnej księgowości?

To zależy od formy prawnej i warunków wynikających z przepisów. Wiele spółek produkcyjnych prowadzi księgi rachunkowe, ale sam fakt prowadzenia pełnej księgowości nie oznacza jeszcze prawidłowego rozliczania produkcji.

Czy biuro powinno znać ERP firmy?

Nie musi wcześniej znać każdego systemu dostępnego na rynku, ale powinno potrafić zrozumieć przepływ danych, ustalić sposób integracji i współpracować przy konfiguracji procesów księgowych.

Czy elektroniczny obieg dokumentów ma znaczenie przy współpracy z biurem?

Tak. Może usprawniać przekazywanie dokumentów, ich akceptację i kontrolę oraz ograniczać ręczne wykonywanie części czynności.

Czy obsługa kadrowo-płacowa powinna być w tym samym biurze?

Nie jest to konieczne. Połączenie księgowości i kadr może jednak ułatwiać przepływ danych, jeżeli firma zatrudnia większą liczbę pracowników.

Jak sprawdzić doświadczenie biura w produkcji?

Najlepiej zadawać konkretne pytania o magazyn, produkcję w toku, koszt wytworzenia, plan kont, środki trwałe i zamknięcie miesiąca. Ogólna deklaracja doświadczenia jest mniej wartościowa niż konkretne odpowiedzi dotyczące tych procesów.

Czy warto wybierać biuro rachunkowe wyłącznie na podstawie polecenia?

Polecenia są pomocne, ale firma polecająca biuro może mieć zupełnie inny model działalności. Warto więc samodzielnie zweryfikować doświadczenie usługodawcy w branży produkcyjnej.

Czy profesjonalna obsługa księgowa oznacza również raportowanie?

Nie zawsze. Raportowanie zarządcze może być częścią oferty albo usługą dodatkową. Zakres należy ustalić przed rozpoczęciem współpracy.

Czy biuro może pomóc przy dotacjach i ulgach?

Niektóre biura lub współpracujący z nimi doradcy oferują takie wsparcie. W firmach produkcyjnych warto szczególnie sprawdzić doświadczenie dotyczące inwestycji, dotacji oraz ulg podatkowych związanych z działalnością rozwojową.

Czy biuro może pomóc przy zmianie dotychczasowej księgowości?

Tak. Dobre biuro powinno zaplanować przejęcie dokumentów, danych, sald, dostępów i odpowiedzialności tak, aby zachować ciągłość prowadzenia ksiąg.

Kiedy warto zmienić biuro rachunkowe?

Między innymi wtedy, gdy obecna obsługa nie rozumie specyfiki produkcji, regularnie pojawiają się problemy z magazynem lub zamknięciem miesiąca, raporty są dostępne zbyt późno albo firma wyrosła z obecnego modelu współpracy.