Inwentaryzacja produkcji w toku jest jednym z trudniejszych elementów zamknięcia roku w firmie produkcyjnej. W magazynie można policzyć materiały, półprodukty albo wyroby gotowe. Na hali sytuacja wygląda inaczej. Jeden produkt może znajdować się dopiero na początku procesu, drugi być w trakcie obróbki, trzeci czekać na montaż, a kolejny być technicznie zakończony, ale jeszcze nie mieć statusu wyrobu gotowego w systemie.
Dlatego inwentaryzacja nie powinna sprowadzać się do wygenerowania z ERP listy otwartych zleceń. Trzeba ustalić, co rzeczywiście znajdowało się w produkcji na dzień bilansowy, w jakiej ilości, na jakim etapie procesu oraz jaka powinna być późniejsza wycena produkcji w toku.
Błędy w tym obszarze wpływają na stan zapasów, koszty wytworzenia, wartość produktów gotowych oraz wynik finansowy jednostki. Szczególne znaczenie ma więc połączenie danych z produkcji, magazynu, controllingu i ksiąg rachunkowych.
Inwentaryzacja produkcji w toku. Czym właściwie jest produkcja niezakończona?
Produkcja w toku obejmuje produkty, których proces wytwarzania rozpoczął się, ale na koniec okresu sprawozdawczego nie został jeszcze zakończony. Mogą to być przykładowo:
- Elementy znajdujące się na stanowiskach produkcyjnych.
- Zlecenia częściowo zrealizowane.
- Produkty oczekujące na kolejną operację.
- Produkty znajdujące się w trakcie obróbki.
- Produkty po obróbce, ale przed montażem.
- Produkty oczekujące na kontrolę jakości.
- Półprodukty znajdujące się pomiędzy kolejnymi fazami procesu.
- Produkty oczekujące na wykonanie usługi przez podwykonawcę.
Z punktu widzenia rachunkowości produkcja w toku stanowi składnik zapasów zaliczany do rzeczowych aktywów obrotowych. Ustawa o rachunkowości rozróżnia między innymi materiały, półprodukty, produkty w toku, produkty gotowe i towary. Dlatego kluczowe znaczenie ma prawidłowe określenie, z jakim składnikiem zapasów firma ma do czynienia na dzień bilansowy.
Szczególne zasady inwentaryzacji produkcji w toku
Produkcja w toku wymaga innego podejścia niż część pozostałych zapasów. W magazynie jeden indeks zwykle ma określoną jednostkę miary, lokalizację i ilość. W toku produkcji ten sam produkt może jednocześnie znajdować się na kilku etapach procesu.
Przykładowo zlecenie obejmuje 1 000 sztuk:
- 200 sztuk może być przed pierwszą operacją.
- 300 sztuk może być w trakcie obróbki.
- 250 sztuk może znajdować się w montażu.
- 150 sztuk może oczekiwać na kontrolę jakości.
- 100 sztuk może już spełniać warunki uznania za wyroby gotowe.
Dlatego szczególne zasady dotyczące produkcji niezakończonej powinny uwzględniać nie tylko ilość, lecz także etap realizacji procesów produkcyjnych. Sama informacja, że dane zlecenie jest zrealizowane w 60%, nie wystarcza, jeżeli nie wiadomo, czego dokładnie dotyczy ten procent.
Spis treści
1. Inwentaryzacja produkcji w toku. Czym właściwie jest produkcja niezakończona?
2. Szczególne zasady inwentaryzacji produkcji w toku
3. Inwentaryzacja produkcji w toku drogą spisu z natury
4. Dzień bilansowy a termin przeprowadzenia inwentaryzacji produkcji w toku
5. Częstotliwość inwentaryzacji produkcji w toku
6. Stan produkcji w toku nie może wynikać wyłącznie z ERP
7. Co powinien zawierać arkusz spisu produkcji w toku?
8. Stopień zaawansowania produkcji w toku ma kluczowe znaczenie
9. Inwentaryzacja produkcji w toku a wycena produkcji
10. Wycena produkcji w toku na koniec okresu sprawozdawczego
11. Szczególne zasady uproszczonej wyceny produkcji
12. Produkcja w toku a produkty gotowe
13. Jak przygotować firmę do przeprowadzenia inwentaryzacji?
14. Jak rozliczyć ewentualne różnice inwentaryzacyjne?
Potrzebujesz wsparcia w raportowaniu finansowym?
Inwentaryzacja produkcji w toku drogą spisu z natury
Rzeczowe składniki aktywów obrotowych co do zasady podlegają inwentaryzacji drogą spisu z natury. W przypadku produkcji oznacza to konieczność ustalenia rzeczywistego stanu na hali oraz późniejszego porównania go z danymi ksiąg rachunkowych i systemów operacyjnych.
W zależności od specyfiki przedsiębiorstwa spis z natury może obejmować:
- Liczenie sztuk.
- Ważenie.
- Pomiar długości.
- Pomiar powierzchni.
- Pomiar objętości.
- Identyfikację konkretnych zleceń.
- Ustalenie wykonanych operacji.
- Ustalenie stopnia zaawansowania produktu.
W każdym przypadku podstawą powinien być rzeczywisty stan, a nie wyłącznie wartość lub ilość wynikająca z ewidencji.
Dzień bilansowy a termin przeprowadzenia inwentaryzacji produkcji w toku
Dla prawidłowego rozliczenia kluczowe znaczenie ma moment, na który ustalany jest stan produkcji. Co do zasady inwentaryzację aktywów przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego. W odniesieniu do niektórych składników ustawa o rachunkowości przewiduje możliwość rozpoczęcia czynności wcześniej i zakończenia ich po końcu roku.
W przypadku produktów w toku produkcji obowiązują jednak szczególne zasady. Produkcji niezakończonej nie należy automatycznie traktować tak samo jak części zapasów znajdujących się w magazynach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową. Stan powinien odpowiadać sytuacji istniejącej na dzień bilansowy.
Częstotliwość inwentaryzacji produkcji w toku
Częstotliwość inwentaryzacji zależy od rodzaju aktywów. Dla niektórych zapasów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową przepisy dopuszczają rzadsze przeprowadzanie spisu. Dotyczy to między innymi określonych materiałów, towarów, półproduktów i produktów gotowych.
Produkcja w toku nie powinna być jednak automatycznie obejmowana tym samym uproszczeniem. To ważne, ponieważ w praktyce przedsiębiorstwa czasami stosują jedną częstotliwość inwentaryzacji do wszystkich zapasów bez rozróżnienia ich charakteru.
Spis z natury a potwierdzenie salda i inne metody inwentaryzacji
Nie wszystkie aktywa inwentaryzuje się w ten sam sposób. W rachunkowości wykorzystuje się między innymi:
- Spis z natury.
- Potwierdzenie salda.
- Weryfikację zapisów i dokumentów.
Przykładowo inaczej wygląda inwentaryzacja należności, inaczej środków trwałych, a inaczej rzeczowych składników zapasów. W przypadku produkcji w toku podstawowe znaczenie ma ustalenie rzeczywistego stanu drogą spisu oraz powiązanie tego stanu z ewidencją produkcyjną i księgową.
Stan produkcji w toku nie może wynikać wyłącznie z ERP
Jednym z najczęstszych błędów jest potraktowanie raportu z ERP jako wyniku inwentaryzacji. To odwraca kolejność. System pokazuje stan wynikający z ewidencji. Inwentaryzacja ma natomiast ustalić stan faktyczny, a następnie umożliwić porównanie go z tym, co zapisano w systemie oraz księgach rachunkowych.
Jeżeli ERP pokazuje 150 sztuk na danym etapie procesu, a w toku produkcji faktycznie znajduje się 120 sztuk, trzeba ustalić przyczynę różnicy. Może nią być:
- Niewprowadzony dokument.
- Opóźnione raportowanie produkcji.
- Błąd operatora.
- Brak rejestracji braków.
- Przejście produktu do kolejnej operacji bez aktualizacji statusu.
- Błędne określenie statusu wyrobów gotowych.
- Nieprawidłowa jednostka miary.
Inwentaryzacja ma takie problemy ujawnić.
Co powinien zawierać arkusz spisu produkcji w toku?
Arkusz spisu powinien umożliwiać jednoznaczną identyfikację pozycji. W przypadku produkcji niezakończonej przydatne może być wskazanie:
- Numeru zlecenia.
- Indeksu produktu lub półproduktu.
- Nazwy produktu.
- Jednostki miary.
- Ilości stwierdzonej w trakcie spisu.
- Etapu produkcji.
- Wykonanych operacji.
- Lokalizacji.
- Stopnia zaawansowania.
- Informacji o brakach.
- Informacji o materiałach wydanych, ale niewykorzystanych.
- Osób odpowiedzialnych za ustalenie stanu.
Zakres danych powinien zależeć od rodzaju produkcji. W przypadku złożonych produktów sam arkusz spisu zawierający wyłącznie indeks i liczbę sztuk może być niewystarczający.
Arkusze spisowe a dane z ksiąg rachunkowych
Po zakończeniu części fizycznej dane z arkuszy spisowych trzeba zestawić z ewidencją. Nie chodzi wyłącznie o porównanie ilości. Należy sprawdzić:
- Czy dane zlecenie występuje w ERP.
- Czy jego status jest prawidłowy.
- Czy ilość odpowiada stanowi fizycznemu.
- Czy produkt znajduje się na właściwym etapie.
- Czy w księgach rachunkowych ujęto właściwą wartość produkcji.
- Czy poniesione koszty są powiązane z danym produktem.
Dopiero takie zestawienie pozwala ustalić, czym stan wynikający z ewidencji różni się od stanu stwierdzonego drogą spisu. Jeżeli przedsiębiorstwo prowadzi koszty równolegle według rodzaju i według miejsc ich powstawania, znaczenie ma również prawidłowy schemat księgowania produkcji na kontach zespołu 4 i 5, który pozwala powiązać koszty z odpowiednimi obszarami produkcji.
Co dokładnie trzeba policzyć w toku produkcji?
Zakres inwentaryzacji powinien odpowiadać specyfice działalności produkcyjnej. Dobrze przygotowany proces pozwala ustalić przynajmniej:
- Jakie zlecenie jest realizowane.
- Jaki produkt powstaje.
- Ile jednostek znajduje się fizycznie w produkcji.
- W której fazie tworzenia znajduje się dana ilość.
- Jakie operacje wykonano.
- Jakie operacje pozostają do wykonania.
- Jakie materiały zostały już wykorzystane.
- Czy powstały braki.
- Czy produkt nadal znajduje się w produkcji w toku.
- Czy powinien być już sklasyfikowany jako produkt gotowy.
- Gdzie fizycznie znajduje się dany składnik zapasów.
W zależności od procesu niektóre jednostki mogą być łatwe do policzenia, a inne wymagają pomiaru lub dodatkowych informacji technologicznych.
Stopień zaawansowania produkcji w toku ma kluczowe znaczenie
Dwie sztuki tego samego produktu mogą mieć zupełnie inną wartość. Pierwsza może mieć za sobą tylko pobranie materiałów. Druga może znajdować się po obróbce, montażu i testach, a do zakończenia pozostaje jedna operacja.
Fizycznie obie nadal mogą znajdować się w produkcji w toku. Ekonomicznie poniesiono jednak na nie inne nakłady finansowe. Dlatego ustalenie samej liczby sztuk nie wystarcza. Trzeba wiedzieć, jakie koszty i operacje są już związane z danym produktem.
Jak ustalić stopień zaawansowania produkcji w toku?
Nie istnieje jeden uniwersalny procent odpowiedni dla każdej firmy. Sposób powinien odpowiadać przebiegowi procesów produkcyjnych. Można wykorzystać między innymi:
- Wykonane operacje.
- Marszrutę technologiczną.
- Roboczogodziny.
- Maszynogodziny.
- Zużycie materiałów.
- Wartość wykonanych etapów.
- Liczbę zakończonych operacji.
- Jednostki przeliczeniowe.
Jeżeli pierwsza połowa operacji technologicznych odpowiada tylko za niewielką część kosztów wytworzenia, przyjęcie automatycznie 50% zaawansowania może być błędne. Wycena musi uwzględniać rzeczywistą strukturę kosztów. Sposób ustalania stopnia zaawansowania powinien być również spójny z kalkulacją kosztów produkcji, ponieważ to struktura poniesionych kosztów decyduje o wartości przypisywanej do danego etapu procesu.
Kto powinien określać stopień zaawansowania produkcji?
To nie powinno być zadanie wykonywane wyłącznie przez księgowość. Osoba pracująca na księgach rachunkowych nie zawsze jest w stanie ocenić, czy dana maszyna znajdująca się w trakcie produkcji została wykonana w 30%, 60% czy 90%. Potrzebne są informacje od osób znających proces:
- Kierownika produkcji.
- Brygadzisty.
- Technologa.
- Kierownika projektu.
- Controllingu produkcyjnego.
- Osoby odpowiedzialnej za dane zlecenie.
Księgowość powinna natomiast określić, jakie dane są potrzebne do późniejszej wyceny i rozliczenia.
Inwentaryzacja produkcji w toku a wycena produkcji
Inwentaryzacja ilościowa i wycena produkcji to dwa odrębne etapy. Najpierw trzeba odpowiedzieć na pytanie: co faktycznie znajduje się w produkcji?
Dopiero później: ile ten stan jest wart?
Jeżeli stan stwierdzony drogą spisu różni się od danych ewidencyjnych, nie należy dopasowywać ilości tylko dlatego, żeby wartość zgadzała się z saldem konta. Jeżeli księgi pokazują produkcję w toku wartą 2 mln zł, a prawidłowy spis oraz późniejsza wycena prowadzą do 1,7 mln zł, trzeba wyjaśnić przyczynę różnicy.
Wycena produkcji w toku na koniec okresu sprawozdawczego
Na koniec okresu sprawozdawczego trzeba ustalić wartość produktów, które nie zostały jeszcze zakończone. Wyceny dokonuje się na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez jednostkę i danych dotyczących kosztów faktycznie poniesionych do danego momentu. W zależności od modelu mogą to być między innymi:
- Materiały bezpośrednie.
- Robocizna bezpośrednia.
- Koszty wykonanych operacji.
- Odpowiednia część kosztów pośrednich.
- Koszty działalności podstawowej pozostające w bezpośrednim związku z produktem.
Wartość produkcji w toku nie powinna obejmować kosztów dotyczących etapów, których jeszcze nie wykonano.
Koszty wytworzenia a wartość produkcji w toku
Prawidłowo ustalony koszt wytworzenia produktu ma bezpośredni wpływ na wartość zapasu znajdującego się w trakcie produkcji. Jeżeli na danym produkcie poniesiono już nakłady finansowe związane z materiałem, robocizną i częścią operacji technologicznych, koszty te mogą pozostawać w aktywach do momentu zakończenia produkcji i późniejszej sprzedaży.
Ważne jest jednak prawidłowe rozdzielenie kosztów pomiędzy:
- Produkcję w toku.
- Półprodukty.
- Wyroby gotowe.
- Koszty okresu.
Błąd na tym etapie może jednocześnie zmienić wartość zapasów i wynik finansowy.
Wycena produkcji w wysokości materiałów bezpośrednich
Ustawa o rachunkowości pozwala w określonych warunkach stosować uproszczone zasady. Jednym z wariantów może być wycena produkcji w toku w wysokości materiałów bezpośrednich.
Takie rozwiązanie może być uzasadnione w określonych procesach, ale nie powinno być stosowane automatycznie. Jeżeli produkt jest już zaawansowany i poniesiono na niego istotne nakłady związane z pracą, usługami albo innymi kosztami przetwarzania, wycena tylko według materiałów może zaniżać stan aktywów.
Szczególne zasady uproszczonej wyceny produkcji
W określonych warunkach produkty w toku mogą być wyceniane:
- W wysokości bezpośrednich kosztów wytworzenia.
- W wysokości materiałów bezpośrednich.
- Mogą również nie być wyceniane.
Zastosowanie uproszczenia zależy od tego, czy nie prowadzi ono do zniekształcenia stanu aktywów i wyniku finansowego jednostki. Dlatego szczególne zasady uproszczonej wyceny powinny być opisane w polityce rachunkowości i stosowane konsekwentnie.
Brak wyceny nie oznacza braku inwentaryzacji
To bardzo ważne rozróżnienie. Jednostka może w określonych warunkach nie wyceniać produkcji w toku. Nie oznacza to jednak automatycznie, że produkcja niezakończona nie podlega inwentaryzacji.
Inwentaryzacja odpowiada na pytanie o rzeczywisty stan aktywów. Uproszczenie dotyczy natomiast sposobu ustalania ich wartości.
Dlatego stwierdzenie: „nie wyceniamy produkcji w toku, więc jej nie liczymy” jest błędnym uproszczeniem.
Produkcja w toku a produkty gotowe
Jednym z kluczowych obszarów jest granica pomiędzy produkcją niezakończoną a produktami gotowymi. Wyrób może fizycznie znajdować się jeszcze na hali, ale wszystkie operacje technologiczne zostały już wykonane. W takiej sytuacji trzeba ocenić, czy nadal jest produkcją w toku, czy powinien już otrzymać status produktu gotowego.
Samo miejsce składowania nie powinno rozstrzygać klasyfikacji. Znaczenie ma rzeczywisty etap procesu.
Status wyrobów gotowych a dokumenty produkcyjne
W praktyce częstym problemem jest opóźnienie dokumentów. Przykładowo wyrób został ukończony 31 grudnia, ale dokument przyjęcia produktu gotowego do magazynu wystawiono dopiero 2 stycznia. Jeżeli klasyfikacja opiera się wyłącznie na dacie dokumentu, produkt może zostać błędnie wykazany jako produkcja w toku.
Dlatego na koniec okresu sprawozdawczego trzeba szczególnie dokładnie zweryfikować status wyrobów gotowych i dokumenty wystawione na przełomie okresów.
Produkcja w toku a półprodukty
Granica między produkcją w toku a półproduktem powinna wynikać z procesu technologicznego. Jeżeli po zakończeniu określonego etapu powstaje samodzielny półprodukt, który może być magazynowany albo wykorzystywany w różnych zleceniach, warto rozważyć jego odrębną ewidencję.
Pozostawianie takich pozycji przez długi czas jako produkcji w toku może utrudniać analizę. Dotyczy to szczególnie półproduktów znajdujących się między wydziałami lub etapami procesu.
Szukasz biura rachunkowego, które rozumie realia branży produkcyjnej?
Dobrze trafiłeś! Finexis specjalizuje się w księgowości dla zakładów produkcyjnych, posiadamy w tym wieloletnie doświadczenie i wykwalifikowaną kadrę księgową. Sprawdź naszą ofertę!
Jak przygotować firmę do przeprowadzenia inwentaryzacji?
Przygotowanie do przeprowadzenia inwentaryzacji powinno rozpocząć się przed dniem spisu. Firma powinna ustalić:
- Zakres spisu.
- Datę spisu.
- Moment odcięcia.
- Obszary spisowe.
- Osoby odpowiedzialne.
- Zasady oznaczania zleceń.
- Jednostki miary.
- Sposób określania zaawansowania.
- Zasady wypełniania arkuszy spisowych.
- Sposób rejestrowania ruchów.
- Zasady porównania z ewidencją.
- Sposób rozliczenia ewentualnych różnic.
Brak przygotowania zwiększa ryzyko pominięcia pozycji lub podwójnego policzenia tego samego produktu.
Data spisu a dzień ustalenia stanu wynikającego z ksiąg
Przy inwentaryzacji bardzo ważne jest ustalenie, na jaki moment porównuje się dane. Jeżeli datą spisu jest ostatni dzień roku, trzeba kontrolować wszystkie ruchy występujące wokół tego momentu. Szczególnie istotne są:
- Pobrania materiałów.
- Zwroty.
- Przesunięcia.
- Zakończenia operacji.
- Przyjęcia produktów gotowych.
- Braki.
- Ruchy między wydziałami.
Porównanie powinno uwzględniać różnicę między dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg a stanem faktycznym stwierdzonym podczas spisu.
Cut-off i koniec okresu rozliczeniowego
Koniec okresu rozliczeniowego wymaga prawidłowego odcięcia zdarzeń. Trzeba ustalić między innymi:
- Które materiały wydano jeszcze w starym okresie.
- Które operacje zakończono przed dniem bilansowym.
- Które wyroby były już gotowe.
- Które dokumenty wprowadzono z opóźnieniem.
- Które partie przemieściły się pomiędzy wydziałami.
- Kiedy faktycznie nastąpiło zakończenie produkcji.
Bez prawidłowego cut-off ta sama wartość może zostać ujęta równocześnie w produkcji w toku i produktach gotowych albo nie zostać ujęta nigdzie.
Czy produkcję trzeba zatrzymać na czas spisu z natury?
Nie zawsze jest to możliwe. Jeżeli procesy produkcyjne trwają podczas spisu, trzeba jednak bardzo dokładnie kontrolować ruch. Należy wiedzieć:
- Co zostało już policzone.
- Co przeszło do kolejnej fazy po policzeniu.
- Jakie produkty weszły do danego obszaru.
- Co zostało zakończone.
- Jakie materiały wydano.
- Kiedy nastąpił każdy ruch.
Bez takiej kontroli część produkcji może zostać policzona dwa razy albo pominięta.
Produkcja w toku u podwykonawcy
Własne materiały lub produkty mogą znajdować się poza zakładem. Przykładowo komponent może zostać przekazany do obróbki, malowania, cynkowania albo innej usługi. W takim przypadku trzeba ustalić:
- Czy składnik nadal należy do jednostki.
- W jakiej ilości znajduje się u kontrahenta.
- Na jakim etapie jest usługa.
- Czy nadal mamy do czynienia z produkcją w toku.
- Jak potwierdzić stan.
Własne składniki przekazane kontrahentowi mogą wymagać potwierdzenia ich stanu zamiast klasycznego spisu fizycznego wykonywanego we własnym zakładzie.
Produkty i materiały obce znajdujące się w zakładzie
Firma może również wykonywać usługę na materiale należącym do klienta. Taki materiał może znajdować się fizycznie w hali, ale nie zwiększa własnych zapasów przedsiębiorstwa.
Dlatego podczas spisu trzeba odróżnić: własne produkty i materiały od składników powierzonych przez inne jednostki. To ma znaczenie zarówno dla stanu aktywów, jak i późniejszej wyceny.
Materiały wydane na produkcję nie zawsze są produkcją w toku
Dokument RW nie oznacza automatycznie, że cała wartość materiału stała się produkcją w toku. Materiał mógł:
- Zostać już zużyty.
- Pozostać przy stanowisku.
- Zostać zwrócony.
- Trafić do innego zlecenia.
- Stać się odpadem.
- Zostać uszkodzony.
- Nadal pozostawać w nieprzetworzonym stanie.
Dlatego w trakcie produkcji trzeba wiedzieć, co faktycznie stało się z materiałem po jego wydaniu. Ma to szczególne znaczenie w procesach, w których materiały są pobierane z magazynu z dużym wyprzedzeniem.
Jeżeli chcesz szerzej zobaczyć, jak wydania i zwroty materiałów, dokumenty RW, PW oraz pozostałe ruchy magazynowe łączą się z ewidencją księgową, przejdź do artykułu: Księgowanie magazynu w firmie produkcyjnej
Ceny zakupu materiałów a wartość produkcji
W niektórych procesach znaczną część wartości produkcji stanowią materiały. Wtedy zmiany cen zakupu mogą istotnie wpływać na wartość produkcji w toku.
Nie oznacza to jednak, że wartość produktu niezakończonego jest zawsze równa cenie materiałów. Jeżeli poniesiono również inne nakłady finansowe związane bezpośrednio z wytworzeniem, trzeba uwzględnić zasady przyjęte przez jednostkę dla kalkulacji kosztów wytworzenia.
Wycena produkcji a cena sprzedaży netto
Wycena produkcji w toku nie powinna być analizowana w oderwaniu od metody wyceny zapasów. Jeżeli istnieją przesłanki wskazujące, że wartość zapasu może nie być możliwa do odzyskania, trzeba uwzględnić również ograniczenie wynikające z ceny sprzedaży netto. Może to mieć znaczenie na przykład wtedy, gdy:
- Produkcja została zatrzymana.
- Projekt utracił ekonomiczne uzasadnienie.
- Produkt stał się przestarzały.
- Koszty dokończenia znacząco wzrosły.
- Przewidywana cena sprzedaży spadła.
Samo istnienie produkcji w toku nie gwarantuje więc, że pełna wartość poniesionych nakładów pozostanie w aktywach.
Jak rozliczyć ewentualne różnice inwentaryzacyjne?
Po zakończeniu spisu trzeba porównać stan stwierdzony drogą spisu z danymi ewidencji. Ewentualne różnice mogą wynikać z:
- Błędów ilościowych.
- Nieprawidłowego przypisania do zlecenia.
- Błędnego statusu produktu.
- Nieprawidłowego etapu produkcji.
- Braków.
- Błędów cut-off.
- Opóźnionych dokumentów.
- Błędów w wycenie.
Rozliczenie ewentualnych różnic powinno nastąpić po ustaleniu ich rzeczywistej przyczyny. Samo zaksięgowanie korekty bez wyjaśnienia źródła problemu powoduje, że ta sama rozbieżność może pojawić się ponownie.
Najczęstszy błąd. Inwentaryzacja produkcji w toku tylko na podstawie ERP
Raport otwartych zleceń jest dobrym punktem startowym. Nie jest jednak wynikiem spisu z natury. Jeżeli pracownik dostaje raport i jedynie potwierdza wartości już znajdujące się w systemie, istnieje ryzyko przeoczenia:
- Zleceń, których brakuje w ERP.
- Nadwyżek.
- Produktów przypisanych do złego zlecenia.
- Zleceń zakończonych fizycznie, ale nadal otwartych.
- Materiałów znajdujących się w innej lokalizacji.
Celem inwentaryzacji jest zweryfikowanie systemu, a nie jedynie jego potwierdzenie.
Błąd. Jeden poziom zaawansowania dla całej produkcji
Przyjęcie, że cała produkcja niezakończona jest wykonana na przykład w 50%, może znacznie uprościć kalkulację. Nie zawsze jednak odpowiada rzeczywistości. Różny poziom może dotyczyć:
- Produktów.
- Zleceń.
- Etapów technologicznych.
- Kosztów materiałów.
- Kosztów przerobu.
Jeżeli metoda nie odpowiada rzeczywistemu przebiegowi produkcji, może prowadzić do błędnej wartości zapasu.
Błąd. Brak rozróżnienia produkcji w toku i półproduktów
Półprodukt może być odrębnym efektem zakończonego etapu procesu. Jeżeli można go magazynować, ewidencjonować i później wykorzystać w dalszej produkcji, pozostawianie go jako produkcji w toku może być nieprawidłowe. Granica powinna wynikać z technologii i zasad rachunkowości jednostki.
Błąd. Produkt gotowy nadal wykazywany jako produkcja w toku
Jeżeli wszystkie operacje zostały zakończone, wyrób może być już produktem gotowym, nawet jeśli dokument PW wystawiono później. Dlatego szczególnie na przełomie okresów trzeba kontrolować:
- Fizyczny etap produkcji.
- Status zlecenia.
- Status wyrobów gotowych.
- Daty dokumentów.
- Datę rzeczywistego zakończenia procesu.
W przeciwnym razie stan produkcji w toku może być zawyżony.
Błąd. Nieuwzględnienie braków powstałych w trakcie produkcji
Jeżeli rozpoczęto produkcję 1 000 sztuk, a jako produkty gotowe przyjęto 900 sztuk, nie oznacza to automatycznie, że pozostałe 100 znajduje się w toku. Część mogła zostać:
- Odrzucona.
- Uszkodzona.
- Zezłomowana.
- Przerobiona.
- Niezarejestrowana jako brak.
Brak prawidłowej ewidencji braków może znacząco zawyżyć stan produkcji.
Błąd. Brak kontroli długo otwartych zleceń
Zlecenie pozostające otwarte przez wiele miesięcy mimo krótkiego normalnego cyklu produkcyjnego powinno zostać wyjaśnione. Może oznaczać:
- Błąd statusu.
- Brak zamknięcia operacji.
- Brak przyjęcia produktu gotowego.
- Produkcję zatrzymaną.
- Produkt wadliwy.
- Błąd konfiguracji systemu.
- Rzeczywistą produkcję w toku.
Analiza wieku zleceń jest dlatego wartościowym elementem przygotowania do inwentaryzacji.
Błąd. Księgowość samodzielnie ustala stan produkcji
Księgowość odpowiada za prawidłowe ujęcie danych, ale nie powinna zgadywać, co faktycznie znajduje się na hali.
Jeżeli na koniec okresu rozliczeniowego dział księgowy dostaje jedynie informację: „produkcja w toku około 700 tys. zł” trudno uznać proces za dobrze kontrolowany. Powinna istnieć możliwość powiązania wartości z konkretnymi:
- Zleceniami.
- Produktami.
- Ilościami.
- Etapami.
- Kosztami.
- Dokumentami.
Błąd. Brak powiązania spisu z wyceną
Można prawidłowo policzyć wszystkie pozycje i nadal błędnie ustalić wartość produkcji. Przykładowo ilość się zgadza, ale:
- Użyto nieaktualnych kosztów.
- Nieprawidłowo ustalono stopień zaawansowania.
- Przypisano niewłaściwe koszty.
- Pominięto część materiałów.
- Ujęto koszty operacji, które jeszcze się nie odbyły.
Dlatego po ustaleniu ilości konieczna jest odrębna kontrola wyceny.
Błąd. Brak rozliczenia inwentaryzacji
Sam spis nie kończy procesu. Po jego zakończeniu trzeba:
- Zebrać arkusze spisowe.
- Sprawdzić kompletność obszarów.
- Porównać dane z ERP.
- Wyjaśnić ewentualne różnice.
- Ustalić prawidłowy stan produkcji.
- Określić stopień zaawansowania.
- Przeprowadzić wycenę.
- Porównać wynik z księgami rachunkowymi.
- Zatwierdzić korekty.
- Ująć je we właściwym okresie.
Dopiero wtedy można uznać inwentaryzację za prawidłowo rozliczoną.
Inwentaryzacja produkcji w toku a koniec okresu rozliczeniowego
Choć największa uwaga skupia się na dniu bilansowym, prawidłowy stan produkcji może mieć znaczenie również na koniec okresu rozliczeniowego w trakcie roku. Jeżeli przedsiębiorstwo przygotowuje miesięczny wynik, brak prawidłowej wyceny produkcji niezakończonej może powodować duże wahania marży.
Koszty działalności podstawowej mogą zostać poniesione w jednym miesiącu, podczas gdy produkt zostanie zakończony dopiero w kolejnym. Jeżeli produkcja w toku nie zostanie prawidłowo ujęta, wynik okresu może zostać zniekształcony. Dlatego prawidłowe rozliczenie produkcji powinno uwzględniać, jaka część poniesionych kosztów dotyczy produkcji niezakończonej, jaka wyrobów gotowych, a jaka powinna obciążyć wynik danego okresu.
Inwentaryzacja produkcji w toku a raportowanie zarządcze
Wiarygodne dane o produkcji niezakończonej są przydatne nie tylko dla sprawozdawczości. Pozwalają również analizować:
- Ile kapitału znajduje się w toku produkcji.
- Jak długo zlecenia pozostają otwarte.
- Gdzie tworzą się zatory.
- Które produkty mają najdłuższy cykl.
- Czy stan produkcji rośnie szybciej niż sprzedaż.
- Jakie zlecenia są zatrzymane.
- Czy procesy produkcyjne są raportowane terminowo.
W dużych przedsiębiorstwach wartość produkcji w toku może stanowić istotną pozycję aktywów. Dlatego jej prawidłowe ustalenie ma zarówno znaczenie księgowe, jak i zarządcze.
WAŻNE
Inwentaryzacja produkcji w toku nie polega na przepisaniu salda z ksiąg rachunkowych ani na zaakceptowaniu raportu otwartych zleceń z ERP. Najpierw trzeba ustalić rzeczywisty stan produkcji na dzień bilansowy, następnie określić etap zaawansowania, powiązać dane z dokumentacją produkcyjną i dopiero później przeprowadzić wycenę.
Jeżeli stan fizyczny, ewidencja produkcyjna i księgi pokazują różne wartości, celem inwentaryzacji jest wyjaśnienie przyczyn i prawidłowe rozliczenie ewentualnych różnic.
Checklista inwentaryzacji produkcji w toku
Przed zakończeniem procesu warto sprawdzić:
- Czy określono dokładny dzień i moment spisu.
- Czy wszystkie obszary produkcyjne podlegają inwentaryzacji.
- Czy każde zlecenie można jednoznacznie zidentyfikować.
- Czy ustalono właściwą jednostkę miary.
- Czy policzono produkty znajdujące się pomiędzy stanowiskami.
- Czy określono etap zaawansowania poszczególnych zleceń.
- Czy zweryfikowano materiały pobrane, ale jeszcze niewykorzystane.
- Czy uwzględniono braki i odpady.
- Czy sprawdzono produkty oczekujące na kontrolę jakości.
- Czy zweryfikowano status produktów gotowych.
- Czy półprodukty zostały prawidłowo sklasyfikowane.
- Czy sprawdzono produkcję u podwykonawców.
- Czy składniki należące do klientów oddzielono od własnych zapasów.
- Czy ruch podczas spisu był kontrolowany.
- Czy stan z arkuszy spisowych został porównany z ewidencją ilościową.
- Czy wykonano porównanie wartości z ewidencją wartościową.
- Czy przeanalizowano długo otwarte zlecenia.
- Czy wyjaśniono różnice ilościowe.
- Czy sposób ustalania zaawansowania jest udokumentowany.
- Czy wycena odpowiada faktycznie wykonanym operacjom.
- Czy zastosowane szczególne zasady i uproszczenia są uzasadnione.
- Czy końcowy stan został uzgodniony z danymi ksiąg rachunkowych.
- Czy dokonano rozliczenia ewentualnych różnic.
- Czy korekty ujęto w odpowiednim roku obrotowym.
Jak uporządkować inwentaryzację produkcji w toku?
Najlepszym rozwiązaniem jest przygotowanie stałej procedury. Powinna ona określać:
- Co jednostka rozumie przez produkcję w toku.
- Kiedy produkt staje się półproduktem.
- Kiedy uzyskuje status produktu gotowego.
- Kto odpowiada za ewidencję ilościową.
- Kto odpowiada za ewidencję wartościową.
- Kto ustala stopień zaawansowania.
- Kto przeprowadza spis.
- Jak wypełnia się arkusze spisowe.
- Jak dokumentuje się ruchy.
- Jak dane porównuje się z ERP.
- Jak przebiega wycena produkcji.
- Kto wyjaśnia różnice.
- Kto zatwierdza wynik.
Dzięki temu inwentaryzacja przestaje być jednorazową akcją na koniec roku, a staje się elementem kontroli procesów produkcyjnych.
Zbuduj przejrzysty system raportowania finansowego w swojej firmie
Pomożemy Ci uporządkować dane, zautomatyzować procesy i wdrożyć raporty, które wspierają decyzje i rozwój Twojego biznesu.
Bez zobowiązań – Odpowiemy w 24h
Podsumowanie. Inwentaryzacja produkcji w toku i wycena produkcji krok po kroku
Inwentaryzacja produkcji w toku wymaga połączenia danych operacyjnych z zasadami rachunkowości. Najpierw należy ustalić rzeczywisty stan produkcji drogą spisu z natury. Następnie trzeba określić etap zaawansowania poszczególnych produktów, porównać dane z ewidencją i dopiero później przeprowadzić wycenę.
Szczególne znaczenie ma prawidłowe rozróżnienie pomiędzy:
- Materiałami.
- Produkcją w toku.
- Półproduktami.
- Produktami gotowymi.
Na koniec okresu sprawozdawczego trzeba również ocenić, jakie koszty wytworzenia można przypisać do produkcji niezakończonej i czy zastosowane uproszczenia nie prowadzą do zniekształcenia stanu aktywów.
Po zakończeniu spisu wyniki należy porównać z danymi ksiąg rachunkowych, a ewentualne różnice wyjaśnić i rozliczyć. Dobrze zorganizowana inwentaryzacja pozwala więc nie tylko ustalić wartość zapasów na dzień bilansowy. Pokazuje również, czy produkcja, magazyn, ERP i księgowość opisują ten sam rzeczywisty proces.
FAQ. Inwentaryzacja produkcji w toku
Czy produkcja w toku podlega inwentaryzacji?
Tak. Produkcja w toku jest składnikiem rzeczowych aktywów obrotowych i podlega inwentaryzacji zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o rachunkowości.
Czy inwentaryzacja produkcji w toku wymaga spisu z natury?
Co do zasady rzeczywisty stan produkcji ustala się drogą spisu z natury, z wykorzystaniem metod odpowiadających charakterowi procesu, takich jak liczenie, ważenie, pomiar lub identyfikacja zleceń i etapów produkcji.
Czy wystarczy stan wynikający z ERP?
Nie. Stan wynikający z systemu jest stanem ewidencyjnym. Inwentaryzacja ma ustalić stan faktyczny i umożliwić jego porównanie z ewidencją.
Co powinien zawierać arkusz spisu produkcji w toku?
Powinien umożliwiać identyfikację między innymi produktu, zlecenia, jednostki miary, ilości, lokalizacji i etapu zaawansowania.
Czy każdy otwarty numer zlecenia oznacza produkcję w toku?
Nie. Zlecenie może być otwarte technicznie mimo zakończenia produkcji albo zamknięte w ERP mimo tego, że część produktu pozostaje fizycznie w toku.
Czy materiał wydany na produkcję jest automatycznie produkcją w toku?
Nie. Trzeba ustalić, czy materiał został zużyty, nadal znajduje się przy stanowisku, został zwrócony, uszkodzony albo wykorzystany w innym procesie.
Jak wygląda wycena produkcji w toku?
Wycena zależy od zasad przyjętych przez jednostkę i kosztów poniesionych do danego etapu procesu. Mogą być uwzględniane między innymi materiały bezpośrednie, robocizna i odpowiednia część kosztów produkcyjnych.
Czy można wyceniać produkcję w toku w wysokości materiałów bezpośrednich?
W określonych warunkach przepisy dopuszczają takie uproszczenie, jeżeli nie prowadzi ono do zniekształcenia stanu aktywów ani wyniku finansowego.
Czy można nie wyceniać produkcji w toku?
W określonych sytuacjach tak, ale brak wyceny nie oznacza braku obowiązku ustalenia rzeczywistego stanu produkcji.
Czy produkt znajdujący się na hali może być już produktem gotowym?
Tak. Miejsce fizycznego składowania nie przesądza o klasyfikacji. Jeżeli proces został zakończony, trzeba sprawdzić, czy produkt powinien już otrzymać status wyrobu gotowego.
Jak traktować produkcję znajdującą się u podwykonawcy?
Trzeba potwierdzić ilość własnych składników znajdujących się u kontrahenta oraz ustalić etap procesu i sposób ich prawidłowego ujęcia.
Czy produkcja w toku wpływa na wynik finansowy?
Tak. Nieprawidłowy stan lub błędna wycena produkcji mogą zmienić wartość aktywów i moment ujęcia kosztów w wyniku okresu.
Kiedy należy rozliczyć różnice inwentaryzacyjne?
Po ustaleniu ich przyczyn. Różnice pomiędzy stanem faktycznym a księgami należy odpowiednio udokumentować i ująć w księgach okresu, którego dotyczy inwentaryzacja.