Dyrektywa UE w sprawie transparentności wynagrodzeń. Co pracodawcy w Polsce muszą wiedzieć do 2026 roku

W całej Unii Europejskiej zaczynają obowiązywać nowe zasady dotyczące jawności wynagrodzeń. Ich celem jest nie tylko zmniejszenie luki płacowej między kobietami i mężczyznami, lecz przede wszystkim wymuszenie przejrzystych, obiektywnych zasad wynagradzania w firmach. W Polsce kluczowe zmiany zostaną rozłożone na dwa etapy. Pierwsze wejdą w życie już 24 grudnia 2025 r., kolejne najpóźniej do 7 czerwca 2026 r. na podstawie pełnego wdrożenia dyrektywy 2023/970.

W całej Unii Europejskiej zaczynają obowiązywać nowe zasady dotyczące jawności wynagrodzeń. Ich celem jest nie tylko zmniejszenie luki płacowej między kobietami i mężczyznami, lecz przede wszystkim wymuszenie przejrzystych, obiektywnych zasad wynagradzania w firmach. W Polsce kluczowe zmiany zostaną rozłożone na dwa etapy. Pierwsze wejdą w życie już 24 grudnia 2025 r., kolejne najpóźniej do 7 czerwca 2026 r. na podstawie pełnego wdrożenia dyrektywy 2023/970.

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z 10 maja 2023 r. to akt prawny dotyczący równego wynagrodzenia kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o tej samej wartości. W praktyce funkcjonuje pod nazwą dyrektywa o transparentności wynagrodzeń albo Pay Transparency Directive.

Dyrektywa:

• obowiązuje na poziomie UE od 6 czerwca 2023 r.
• musi zostać wdrożona do prawa krajowego najpóźniej do 7 czerwca 2026 r., co oznacza, że do tego momentu każde państwo członkowskie, w tym Polska, musi przyjąć odpowiednie przepisy wykonawcze

Jaką lukę płacową ma zlikwidować

Punktem wyjścia do przyjęcia dyrektywy jest utrzymująca się w UE luka płacowa między kobietami i mężczyznami, która w ostatnich latach wynosiła średnio ok. 12–13 procent w odniesieniu do godzinowych wynagrodzeń brutto.

Brak przejrzystości płac, tajemnica wynagrodzeń i trudności w dostępie do danych powodowały, że pracownicy mieli ograniczone możliwości dochodzenia swoich praw, a pracodawcy rzadko przeprowadzali systemowe analizy wynagrodzeń pod kątem równego traktowania.

Główne cele dyrektywy

Dyrektywa 2023/970:

• wzmacnia zasadę równej płacy za taką samą pracę lub pracę o tej samej wartości
• wprowadza minimalne standardy transparentności wynagrodzeń we wszystkich państwach UE
• zabrania dyskryminacji płacowej ze względu na płeć, zarówno bezpośredniej, jak i pośredniej
• zobowiązuje pracodawców do ujawniania określonych danych płacowych, w tym przekazywania pracownikom informacji o wynagrodzeniach porównywalnych grup
• wprowadza obowiązki raportowania luki płacowej dla pracodawców powyżej określonych progów zatrudnienia
• wzmacnia mechanizmy egzekwowania, w tym odwrócenie ciężaru dowodu w sporach oraz obowiązek wprowadzenia skutecznych sankcji w prawie krajowym

W kolejnych sekcjach przełożymy te ogólne założenia na konkretne obowiązki, terminy i działania, jakie będą musieli podjąć pracodawcy w Polsce.

Nowy system transparentności wynagrodzeń nie jest jednym przepisem, tylko zestawem obowiązków, które dotkną różne obszary działania firmy. Część wymogów wynika wprost z dyrektywy unijnej, część będzie doprecyzowana w polskich ustawach.

Ogłoszenia o pracę i proces rekrutacji

Najwcześniej zmieni się rekrutacja. Pracodawca będzie zobowiązany do:

• podawania informacji o wynagrodzeniu początkowym lub widełkach płacowych dla danego stanowiska, w ogłoszeniu lub najpóźniej przed zawarciem umowy
• stosowania neutralnych płciowo nazw stanowisk i języka w ogłoszeniach
• rezygnacji z pytań o dotychczasowe wynagrodzenie kandydata
• ujednolicenia zasad rekrutacji tak, aby proces był porównywalny dla kandydatów niezależnie od płci

W praktyce oznacza to konieczność uporządkowania siatek płac, słowników stanowisk i wzorów ogłoszeń. Firmy, które dotąd ustalały stawki „przy rozmowie”, będą musiały przejść na bardziej sformalizowany model.

Prawa pracowników do informacji o wynagrodzeniach

Dyrektywa przyznaje pracownikom szerszy dostęp do informacji o płacach. Po wdrożeniu przepisów krajowych pracownik będzie mógł:

• uzyskać informację o swoim wynagrodzeniu, w tym o sposobie jego ustalenia
• wystąpić o dane dotyczące średnich wynagrodzeń w swojej kategorii stanowisk, z podziałem na kobiety i mężczyzn
• poprosić o wyjaśnienie, według jakich kryteriów przyznawane są podwyżki, awanse i dodatki

Pracodawca będzie musiał wprowadzić wewnętrzne procedury obsługi takich wniosków, określić termin odpowiedzi i wskazać, kto w organizacji odpowiada za przygotowanie danych.

Struktura wynagrodzeń i neutralne kryteria płacowe

Nowe przepisy wymagają, aby systemy wynagradzania były:

• oparte na obiektywnych, jasno opisanych kryteriach
• neutralne płciowo, czyli nieskutkujące różnicami wynagrodzeń wyłącznie z powodu płci
• spójne pomiędzy porównywalnymi kategoriami stanowisk

W praktyce dla wielu firm oznacza to konieczność:

• opracowania lub zaktualizowania regulaminów wynagradzania
• zdefiniowania poziomów stanowisk i wymagań kompetencyjnych
• przypisania przedziałów płacowych do poszczególnych poziomów
• przeglądu dodatków, premii i benefitów pod kątem równego traktowania

Im bardziej „uznaniowy” jest obecnie system wynagrodzeń, tym więcej pracy będzie wymagało jego dostosowanie.

Raportowanie luki płacowej i wspólna ocena wynagrodzeń

Dyrektywa wprowadza obowiązek okresowego raportowania różnic w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn dla pracodawców powyżej określonych progów zatrudnienia. Raporty mają obejmować m.in.:

• średnie wynagrodzenie kobiet i mężczyzn w organizacji
• różnice w wynagrodzeniach zasadniczych
• różnice w wynagrodzeniach łącznych, uwzględniających dodatki i inne składniki
• dane dotyczące rozkładu płci w poszczególnych grupach stanowisk

Jeżeli raport wykaże lukę płacową powyżej progu określonego w dyrektywie i przepisach krajowych (co do zasady 5 procent), której pracodawca nie jest w stanie obiektywnie uzasadnić, będzie musiał przeprowadzić tzw. wspólną ocenę wynagrodzeń. To proces realizowany razem z przedstawicielami pracowników, który ma zidentyfikować źródła nierówności i doprowadzić do planu działań naprawczych.

Sankcje i ryzyko sporów sądowych

Dyrektywa zakłada wzmocnienie ochrony pracowników dochodzących równego wynagrodzenia. Po pełnym wdrożeniu do prawa krajowego pracodawcy muszą liczyć się z tym, że:

• pracownik będzie mógł żądać pełnego odszkodowania, obejmującego zaległe wynagrodzenie, odsetki oraz inne świadczenia powiązane z płacą
• część ciężaru dowodu w sporze może zostać przeniesiona na pracodawcę, który będzie musiał wykazać, że różnice wynagrodzeń wynikają z obiektywnych przyczyn
• organy państwowe będą mogły nakładać kary finansowe za naruszenie obowiązków związanych z transparentnością wynagrodzeń

Z perspektywy pracodawcy oznacza to większe znaczenie dokumentacji: opisów stanowisk, matryc płacowych, protokołów z analiz wynagrodzeń oraz uzasadnień decyzji dotyczących podwyżek i awansów.

Nowe zasady transparentności wynagrodzeń są pomyślane jako rozwiązanie ogólnounijne. Nie są skierowane tylko do „dużych korporacji”. Obejmą większość pracodawców działających w Polsce.

Pracodawcy w sektorze prywatnym i publicznym

Dyrektywa i przepisy krajowe dotyczą wszystkich pracodawców, którzy zatrudniają pracowników na terenie Unii Europejskiej. W praktyce oznacza to:

• spółki kapitałowe
• inne firmy prywatne, niezależnie od formy prawnej
• jednostki sektora publicznego
• organizacje non profit, jeśli występują w roli pracodawcy

Progi zatrudnienia a zakres obowiązków

Nie każdy pracodawca będzie miał takie same obowiązki. Dyrektywa wprowadza progi zatrudnienia, od których rosną wymagania, szczególnie w obszarze raportowania luki płacowej.

W uproszczeniu:

• wszystkie firmy objęte są zasadą równego wynagrodzenia oraz nowymi zasadami transparentności w rekrutacji i prawem pracowników do informacji
• firmy zatrudniające co najmniej 100 pracowników będą zobowiązane do okresowego raportowania różnic w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn
• częstotliwość raportowania będzie zależała od liczby pracowników, a największe organizacje będą raportować co roku

Szczegółowe progi i terminy raportowania są określone w dyrektywie. Polska ustawa wdrażająca będzie musiała się do nich odnieść. Państwo członkowskie może też zdecydować, że obejmie obowiązkiem raportowania mniejsze firmy niż wynika to z unijnego minimum.

Mniejsze firmy

Pracodawcy zatrudniający mniej niż 100 osób nie będą objęci obowiązkiem raportowania luki płacowej wynikającym z dyrektywy. Nie oznacza to jednak, że nowe regulacje ich nie dotyczą.

Takie firmy:

• muszą respektować zasadę równej płacy za pracę taką samą lub o tej samej wartości
• będą podlegały nowym zasadom transparentności wynagrodzeń w rekrutacji
• będą musiały reagować na wnioski pracowników o informacje o wynagrodzeniach w porównywalnych grupach
• będą narażone na roszczenia pracowników i kontrole, jeśli system płac będzie dyskryminujący

Dla wielu mniejszych firm to szansa, żeby wcześniej uporządkować politykę wynagrodzeń i uniknąć problemów w przyszłości.

Nowe przepisy dotyczące transparentności wynagrodzeń oznaczają konieczność uporządkowania wielu obszarów naraz. Najlepiej potraktować to jak projekt wdrożeniowy, a nie pojedynczą zmianę w regulaminie.

1. Zrób audyt wynagrodzeń

Na początek warto sprawdzić, jak firma wygląda w liczbach.

• zestaw wynagrodzenia zasadnicze i zmienne dla wszystkich pracowników
• pogrupuj stanowiska w kategorie, które realnie da się porównać
• porównaj płace kobiet i mężczyzn w ramach tych samych kategorii
• zidentyfikuj obszary, w których różnice są największe albo nie mają jasnego uzasadnienia

Na tym etapie nie trzeba jeszcze podejmować decyzji o podwyżkach. Celem jest rzetelny obraz sytuacji i wskazanie miejsc, które mogą budzić ryzyko prawne lub reputacyjne.

2. Uporządkuj dokumenty i zasady

Kolejny krok to przełożenie wyników audytu na konkretne dokumenty i procedury.

• przejrzyj regulaminy wynagradzania, premiowania, awansów i dodatków
• sprawdź, czy zawierają obiektywne i zrozumiałe kryteria
• usuń lub zmodyfikuj zapisy o pełnej poufności wynagrodzeń, jeśli są sprzeczne z nowymi standardami
• ujednolić nazwy stanowisk i opisy ról, tak aby łatwo było porównywać pracę o tej samej wartości

W większych organizacjach warto przygotować matryce stanowisk i poziomów. Ułatwi to późniejsze raportowanie luki płacowej.

3. Przygotuj siatki płac i widełki

Transparentność wynagrodzeń w rekrutacji i wewnątrz organizacji wymaga spójnej struktury płac.

• określ poziomy wynagrodzeń dla poszczególnych ról
• zdefiniuj widełki płacowe, które realnie odzwierciedlają rynek oraz budżet firmy
• ustal zasady poruszania się w widełkach, na przykład w zależności od stażu, wyników lub poziomu kompetencji
• sprawdź, czy obecne płace mieszczą się w nowych przedziałach i gdzie są istotne odchylenia

Dzięki temu publikacja stawek w ogłoszeniach nie będzie osobną decyzją za każdym razem, tylko naturalną konsekwencją przyjętego systemu.

4. Dostosuj rekrutację i ogłoszenia o pracę

Gdy struktura płac jest opracowana, można bezpiecznie zmodyfikować proces rekrutacji.

• zaktualizuj szablony ogłoszeń o pracę
• dodaj w nich informację o wynagrodzeniu lub widełkach dla stanowiska
• zadbaj o neutralny język, bez wskazywania preferowanej płci kandydata
• dopisz do procedur, że nie pytacie o dotychczasowe wynagrodzenie

Warto też przeszkolić osoby prowadzące rekrutacje, aby w spójny sposób informowały kandydatów o warunkach płacowych i odpowiadały na pytania o zasady wynagradzania.

5. Przygotuj dane i systemy do raportowania

W firmach, które przekroczą próg 100 pracowników, kluczową rolę odegrają dane.

• sprawdź, czy system kadrowo – płacowy pozwala łatwo wygenerować zestawienia płac z podziałem na płeć i kategorie stanowisk
• upewnij się, że dane o płci, typie umowy, wymiarze etatu i stanowisku są wprowadzane konsekwentnie
• zaplanuj sposób klasyfikacji ról do grup, które będzie można porównywać w raportach

Im lepiej poukładane są dane, tym mniej pracy będzie wymagało przygotowanie pierwszych raportów o luce płacowej.

6. Zaplanuj komunikację z pracownikami

Transparentność wynagrodzeń to także kwestia zaufania.

• przygotuj komunikat dla pracowników o tym, jakie zmiany wprowadza firma
• wyjaśnij, dlaczego przeprowadzany jest audyt i co będzie się działo z jego wynikami
• poinformuj, jakie prawa do informacji o wynagrodzeniach będą mieli pracownicy
• zadbaj o spójne odpowiedzi na najczęstsze pytania, na przykład dotyczące anonimowości danych i wpływu zmian na indywidualne pensje

Dobra komunikacja zmniejsza ryzyko nieporozumień i niepotrzebnych napięć.

7. Wyznacz odpowiedzialnych i harmonogram

Na koniec potrzebny jest jasny plan.

• określ, kto odpowiada za poszczególne obszary, na przykład HR, finanse, prawo, komunikacja
• ustal harmonogram działań z podziałem na etapy, na przykład audyt, projektowanie systemu, zmiany w dokumentach, szkolenia, komunikacja
• powiąż działania z kluczowymi datami ustawowymi, w szczególności z początkiem obowiązywania nowych przepisów i terminami raportowania

Dobrze przygotowany plan pozwoli przejść przez zmiany spokojniej i z mniejszym ryzykiem błędów.

Nowe przepisy dotyczące transparentności wynagrodzeń nie pojawią się z dnia na dzień. Harmonogram zmian jest znany, dlatego warto rozłożyć działania w czasie.

Co zrobić w 2025 roku

Do końca 2025 roku kluczowe będzie przygotowanie firmy do zmian w rekrutacji i uporządkowanie podstaw systemu wynagrodzeń.

W praktyce oznacza to:

• sprawdzenie, jakie informacje o wynagrodzeniach są obecnie podawane w ogłoszeniach
• opracowanie lub aktualizację widełek płacowych dla stanowisk
• przygotowanie nowych wzorów ogłoszeń z informacją o wynagrodzeniu i neutralnym językiem
• przeszkolenie hiring managerów i osób prowadzących rekrutacje z nowych zasad, w tym m.in. rezygnacji z pytań o dotychczasowe zarobki kandydatów oraz sposobu komunikowania widełek
• rozpoczęcie audytu wynagrodzeń pod kątem różnic między kobietami i mężczyznami
• przegląd regulaminów wynagradzania, premiowania i awansów

Celem na koniec 2025 roku powinno być to, aby firma była gotowa do stosowania nowych zasad transparentności w rekrutacji i miała wstępny obraz swojej sytuacji płacowej.

Co zaplanować na 2026 rok

Rok 2026 będzie czasem wdrażania pełnego pakietu rozwiązań wynikających z dyrektywy.

Warto zaplanować:

• dokończenie audytu wynagrodzeń oraz przygotowanie planu działań tam, gdzie występują nieuzasadnione różnice
• dopracowanie struktur płacowych i matryc stanowisk tak, aby spełniały wymóg obiektywnych, neutralnych płciowo kryteriów
• uporządkowanie danych w systemach kadrowo-płacowych, z myślą o przyszłym raportowaniu luki płacowej
• przygotowanie procedur obsługi wniosków pracowników o informacje o wynagrodzeniach
• szkolenia dla menedżerów i działu HR z nowych obowiązków i ryzyk związanych z zasadą równej płacy
• zaplanowanie sesji z Zarządem, podczas której zostaną przedstawione zmiany, wyniki audytu i plan dalszych działań
• zaplanowanie komunikacji wewnętrznej, która wyjaśni pracownikom sens zmian i sposób ich wprowadzania

Dla części firm, zwłaszcza zatrudniających powyżej 100 osób, rok 2026 będzie również okresem przygotowania do pierwszych raportów o luce płacowej. Nawet jeśli termin ich złożenia przypadnie dopiero na kolejne lata, to dane wykorzystane w raportach będą pochodziły właśnie z tego okresu.

Przedsiębiorstwo, które rozłoży działania na 2025 i 2026 rok, ma szansę przejść przez zmiany spokojnie, bez nerwowych korekt systemu wynagrodzeń pod presją terminów ustawowych.